O mundo está cada vez mais digital. Hoje, as empresas investem não apenas na presença nas redes sociais e internet, mas também no uso da tecnologia durante a realização dos seus processos internos. Afinal, há diversas ferramentas que podem contribuir — e muito — para a produtividade, a organização e o sucesso do seu time. É aí que a digitalização de processos entra como uma grande aliada.
A digitalização é o termo utilizado para se referir ao uso da tecnologia dentro das organizações. Vale lembrar que ela pode trazer uma série de benefícios para os mais diversos setores e atividades da sua empresa, incluindo a gestão de despesas.
Quer saber como a digitalização de processos pode mudar a gestão de despesas da sua organização? Neste post, vamos apresentar informações relevantes sobre o assunto! Continue lendo e saiba como essa tecnologia pode ajudar!
O que significa digitalização de processos na empresa?
Digitalização de processos significa investir em soluções tecnológicas capazes de automatizar as atividades realizadas na sua organização. Ou seja, toda vez que você utiliza um software ou outra tecnologia para executar determinada tarefa na empresa, você está investindo em digitalização.
Ela pode acontecer de diversas formas. Utilizar ferramentas de comunicação interna, por exemplo, é uma maneira de digitalizar um processo. Softwares de gestão, capazes de registrar e analisar diversos dados da sua empresa, são um outro exemplo importante.
Além disso, utilizar machine learning, analisar dados em nuvem ou usar plataformas de gestão de equipes também são formas de investir na digitalização de processos. Essas tecnologias têm potencial para otimizar processos e tornar as tarefas mais precisas e inovadoras.
Como a digitalização de processos pode mudar a gestão de despesas?
Como você pode perceber, a digitalização de processos é útil em diversas áreas e atividades da sua empresa. Um dos processos para o qual ela traz uma série de benefícios é a gestão de despesas, vertente que tem influência direta nos resultados.
Isso porque você pode investir, por exemplo, em um software completo para gerenciar as despesas reembolsáveis dos seus colaboradores. Com isso, é possível solucionar uma série de problemas e transtornos que você enfrenta no dia a dia.
A seguir, mostramos como a digitalização de processos pode mudar a gestão de despesas da sua empresa. Confira!
Ajuda a desburocratizar a gestão de despesas
Quando você digitaliza o processo de gestão de despesa, é capaz de reduzir a burocracia dessa atividade. Para entender como isso funciona, pense em como a gestão de despesas reembolsáveis é feita sem o auxílio da tecnologia.
Imagine que o seu colaborador marcou um almoço com um cliente, sendo que a conta do restaurante é uma despesa reembolsável. Após a refeição, o colaborador precisa solicitar a nota fiscal e armazená-la, para posteriormente apresentar aos gestores.
Nesse sentido, chegando na empresa no dia seguinte, ele deve preencher um formulário enviado pelo financeiro da empresa e anexar a nota. O financeiro vai analisar todas as despesas e, só depois, o reembolso é feito para o colaborador.
Sendo assim, com a digitalização desse processo, tudo fica mais simples. O colaborador pode lançar a nota no sistema, anexando-a, o que torna tudo mais prático e moderno, inclusive, reduzindo a possibilidade de perda da nota e prejuízos.
Então, o próprio software já analisa e acrescenta essa nota nas despesas da empresa, incluindo, também, o reembolso do colaborador de forma automática. Sem a necessidade de grandes intervenções humanas, aspecto que reduz consideravelmente as falhas.
Aumenta a segurança da informação
A segurança da informação da sua empresa é um dos elementos com os quais você precisa se preocupar na atualidade. Afinal, o acesso indevido a informações confidenciais pode causar prejuízos e danos consideráveis a uma organização.
Sendo assim, é importante estar atento tanto ao roubo das informações por indivíduos mal intencionados quanto à perda delas — devido a danos nos arquivos físicos da empresa ou a outros motivos que possam colocar a empresa em risco.
Nesse contexto, a digitalização de processos pode ser uma grande aliada também em relação à segurança e proteção dos dados. Isso porque ela permite que tudo fique arquivado em um software seguro e confiável, garantindo que nada será perdido.
Com a digitalização você impede, por exemplo, que o colaborador ou o setor financeiro perca as notas fiscais relacionadas às despesas reembolsáveis. Ainda, evita-se que essas informações sejam acessadas por pessoas não autorizadas, assegurando o sigilo sobre os dados da sua empresa.
Agiliza a troca de informações
Uma das grandes dificuldades no que se refere à gestão de despesas reembolsáveis em uma empresa é a troca de informações. Em outras palavras, a comunicação entre os profissionais pode acontecer de forma lenta e em muitas situações, dificultar a gestão.
Afinal, isso envolve uma série de pessoas de setores diferentes, grande volume de dados e as informações precisam ser centralizadas e integradas — de forma a permitir que todos tenham acesso aos dados necessários para dar continuidade ao processo.
Nesse aspecto, a digitalização também pode ser uma grande aliada da sua organização. Afinal, quando você utiliza um software para realizar a gestão de despesas reembolsáveis, é capaz de centralizar todas as informações referentes a esse processo em um só lugar.
Com isso, todos os interessados podem acessar os dados e realizar as suas tarefas com excelência, praticidade e ao alcance das mãos. Além desse aspecto, diversas atividades são automatizadas, o que torna essa troca de informações ainda mais rápida.
Quais são os benefícios de implementar a digitalização de processos na empresa?
Os recursos tecnológicos estão revolucionando as atividades profissionais e oferecem recursos inteligentes, capazes de otimizar tarefas. Sendo assim, tudo que antes exigia tempo e esforço, passa a ser realizado com precisão e de forma simplificada, livre de burocracias.
Esse cenário é ainda mais evidente quando se trata da digitalização de processos, que é uma excelente estratégia par as empresas. Além de automatizar e padronizar operações, contribui com vantagens importantes para uma gestão transparente e crescimento de uma companhia.
Veja nos próximos tópicos quais são esses benefícios!
Evita perdas e danos
Com o fluxo de trabalho acontecendo em meio digital, a empresa tem a oportunidade de reduzir os riscos de perdas e danos de qualquer espécie. É uma forma para tornar as atividades mais fluidas e seguras, com todo apoio das plataformas digitais.
Contribui para a redução de custos
Outro benefício exclusivo e que faz toda a diferença é a redução de custos operacionais após a digitalização de processos. Os sistemas eliminam a necessidade de realizar operações manuais, reduzem as impressões, uso de energia e papéis, fatores que contribuem para reduzir despesas.
Possibilidade de edição online
Independentemente do setor, a digitalização de processos oferece possibilidades para a edição online, com total controle de acesso. Isso significa que os gestores podem atuar de forma rápida e descomplicada para atingir os objetivos de cada tarefa na empresa.
Controle de informações
Um dos maiores desafios dos processos manuais é o controle de informações, pois qualquer pessoa pode acessar dados confidenciais em caso de descuido. Com a digitalização de processos esse problema é resolvido, pois é possível controlar o acesso ao sistema de acordo com a função, por meio de usuário e senha.
Ganho de segurança
Por fim, a digitalização de processos é uma tecnologia que eleva a segurança na empresa, centralizando dados com o controle de um gestor. Sendo assim, cada função atua de acordo com suas atividades e com segurança, além da possibilidade de armazenamento em nuvem.
O que considerar na hora de escolher uma solução para digitalização de processos?
Agora que você já sabe como a digitalização de processos pode trazer uma série de benefícios para diversas atividades da sua empresa, incluindo a gestão de despesas, é hora de entender o que você deve considerar na hora de contratar esse tipo de serviço.
Veja agora alguns elementos:
- entenda as necessidades da sua empresa;
- veja o que pode ser automatizado;
- verifique a reputação da empresa desenvolvedora do software;
- busque softwares de gestão de despesas completos e funcionais;
- analise a experiência do usuário e a facilidade de uso do software;
- analise a segurança que o software oferece para as suas informações;
- veja atualizações e suporte que a empresa desenvolvedora oferece;
- analise o suporte oferecido para a transição do processo para o meio digital.
Como você pode perceber, a digitalização de processos é importante e, inclusive, essencial para qualquer empresa que quer se manter competitiva no mercado. Afinal, o mundo está cada vez mais digital e contar com a tecnologia como aliada é crucial para que você melhore os seus processos e facilite o trabalho do seu time.
Em síntese, a digitalização de processos pode revolucionar a forma como você realiza a gestão de despesas na sua empresa. Portanto, comece agora mesmo a investir nesse método e aproveite todos os benefícios que isso vai trazer para o seu negócio!
Como se pode notar, a digitalização de processos é um fator considerado uma necessidade para o crescimento de uma empresa. Por isso, se adaptar a essa modernidade contribui para otimizar a gestão e trabalhar com foco nos resultados.
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