Durante a gestão de viagens, um dos temas que merece atenção especial dos administradores é a organização das despesas de viagens. Essa é uma atividade que envolve o controle dos gastos, a definição de limites, identificação de economias, previsão das despesas, entre outras relacionadas.
Como essas despesas causam grandes impactos às finanças da empresa, é fundamental investir na sua organização para assegurar o equilíbrio financeiro e que as contas sejam positivas no final de cada período fiscal. Nesta leitura, você conhecerá as dicas mais eficazes para melhorar a gestão das despesas de viagens!
Regulamente os processos da gestão de despesas de viagens
Crie uma política de gestão de viagens e uma de reembolso de despesas. Esses documentos evitam fraudes, otimizam gastos e tornam as regras mais claras para os colaboradores do negócio. O primeiro tem o objetivo de padronizar a solicitação das despesas, a forma como elas são aprovadas, os limites de gastos, entre outros dados relevantes. Em relação à política de reembolso de despesas, ela traz disposições como a forma de solicitação de reembolsos, o prazo para resposta e os gastos reembolsáveis.
Faça previsão das despesas de viagens
Elabore um orçamento que preveja quais serão as despesas de viagens. Isso pode ser feito ao analisar quais foram os gastos médios dos períodos passados e atualizá-los com os valores praticados atualmente no mercado. Tal documento permite que o gestor identifique e minimize gastos excessivos, verifique se houve aumento ou redução na média das despesas em cada período, bem como prepare o orçamento para que consiga arcar com esses gastos sem comprometer a saúde financeira da empresa.
Realize cotações e identifique oportunidades de economia
Antes de efetuar ou aprovar compras, compare os diferentes preços de mercado para encontrar as opções mais econômicas. Isso se aplica a passagens aéreas, hotéis, alimentação e outras despesas recorrentes das viagens corporativas. Além disso, verifique se há planos de fidelidade ou descontos para clientes recorrentes, já que isso pode trazer uma boa economia a longo prazo.
Conheça os impactos de tendências nas despesas
Existem muitas tendências econômicas que podem beneficiar as contas da empresa. Uma delas é a chamada economia compartilhada, uma nova forma de consumir em que as pessoas prestam serviços entre si. Alguns exemplos da economia compartilhada são os aplicativos de transporte, como o Uber, 99 e o Cabify, ou os programas de carona, como o BlaBlaCar. Essas opções podem ser mais econômicas que o táxi convencional ou o aluguel de carros.
Outra tendência é a bleisure trip, que é um misto de viagem corporativa e de lazer. Um colaborador que realizará uma viagem a negócios já pode aproveitar essa oportunidade para usufruir do turismo local, por exemplo.
Aprimore o processo de prestação de contas
Invista em melhorias que tornem o procedimento para prestação de contas mais eficiente. Essa dica evita falhas na requisição, na aprovação e no reembolso de despesas, agiliza o processo e concede uma visão mais clara e ampla ao gestor.
A melhor forma para alcançar esse objetivo é por meio da implementação de um software de gestão financeira com recursos desenvolvidos especialmente para gerenciar despesas de viagens corporativas. Algumas de suas funcionalidades são:
- configuração do fluxo de trabalho de acordo com as políticas da empresa;
- prestação de contas das despesas do cartão corporativo;
- rateio de despesas por projeto e centro de custos;
- fluxo de conferência e pagamento;
- controle de solicitações;
- aplicativo móvel, que permite que os colaboradores façam solicitações;
- entre muitas outras.
Ao melhorar a administração das despesas de viagens corporativas e contar com uma tecnologia desenvolvida especialmente para isso, seu negócio evita gastos desnecessários ou excessivos, conquista economias financeiras e melhora a relação com os colaboradores.
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