O cartão de crédito corporativo é uma ferramenta extremamente útil e importante para a gestão das compras e gastos em uma empresa. Para fazer bom uso dela, no entanto, é preciso disciplina, organização e conhecimento para evitar que o benefício vire uma dor de cabeça no final.
Pensando nesse problema, separamos, neste artigo, uma série de dicas valiosas que vão ajudar você a controlar as compras no cartão de crédito corporativo. Veja, a seguir, todos os itens e coloque-os em prática em seu negócio para que essa ferramenta cumpra o seu real objetivo: ser um acessório positivo nas contas da empresa. Acompanhe!
O que é o cartão corporativo e como funciona?
De forma sucinta, o cartão corporativo nada mais é do que uma opção na modalidade crédito ou débito que pode ser usada pelos colaboradores nos gastos relacionados à empresa. Ele pode ser utilizado por organizações de todos os portes, faturamento e áreas de atuação, facilitando os procedimentos de compra da companhia.
Para darmos alguns exemplos, os tipos de gastos que podem estar incluídos nos cartões de crédito corporativo são:
- despesas em viagens corporativas, como hotéis, passagens aéreas, entre outros;
- compras de materiais de estoque ou de determinadas áreas da companhia;
- confraternizações internas ou reuniões de negócios;
- outras opções relacionadas a esse universo.
O funcionamento dele vai depender do contrato firmado por cada empresa. O limite de crédito, gastos e saques, por exemplo, está condicionado a questões preestabelecidas com o banco parceiro. O mesmo acontece em relação aos titulares: algumas organizações têm apenas um sócio com posse do cartão, outras liberam o uso para os colaboradores. A fatura também pode ser única para a empresa ou individual por funcionário. Nesse último caso, cada um se responsabiliza pelo pedido do reembolso. Tudo dependerá das políticas de sua companhia.
Como controlar as compras no cartão de crédito corporativo?
Confira, a seguir, algumas dicas para fazer o controle das despesas no cartão de crédito corporativo.
Crie sua política de gastos e regras de controle
Antes de mais nada, o principal ponto para um bom uso do cartão de crédito corporativo é a organização. Por isso, a primeira coisa que você deve fazer após optar por ter um é criar uma política de gastos para estabelecer regras básicas de controle. Assim, você consegue definir para que ele pode ser usado, com que frequência e quais são as exceções em situações de emergência.
Separe as despesas pessoais e as do cartão corporativo
Essa é uma regra básica, mas importante de ser reforçada: jamais junte as despesas pessoais com as do cartão corporativo. Isso é um alerta, principalmente, para donos de pequenos negócios, mas serve também para colaboradores que quiserem utilizá-lo com esse fim. Esse tipo de prática é extremamente danosa para um bom controle orçamentário e pode comprometer a saúde financeira de sua empresa. Portanto, mantenha-as separadas!
Classifique as despesas do cartão
Não basta apenas controlar o que pode ser gasto com o cartão. É importante, também, que você classifique cada uma das despesas. Dessa forma, o setor financeiro da empresa consegue ter uma visão geral do que é gasto e o que gera mais despesas para o negócio. Assim, é possível fazer os ajustes necessários para estabelecer um orçamento saudável.
Faça o monitoramento dos gastos
Feitas as políticas de organização dos gastos, é necessário, ainda, fazer o monitoramento constante. Com isso, o setor financeiro da empresa consegue filtrar em tempo real quais gastos são excessivos e desnecessários e já fazer ajustes pontuais para evitar uma fatura descontrolada ao final do mês.
Use de forma consciente
Apesar de a empresa ser a principal responsável pela organização da política de gastos, o bom senso de todos que usam o cartão de crédito é essencial. Por isso, tenha responsabilidade ao utilizar essa ferramenta e crie formas de repassar essa prática ao restante dos colaboradores da companhia. Uma opção, inclusive, é optar por um cartão pré-pago, isso limita o crédito e locais onde será aceito e, assim, contribui para diminuir os gastos excessivos dentro do negócio.
Exija recibos e prestações de contas
Essa prática é fundamental, principalmente nos casos em que as empresas distribuem o cartão para um número maior de colaboradores. Iniciando esse hábito, os processos são facilitados para ambas as partes Isso porque a empresa terá uma organização melhor na classificação e visualização dos gastos e o funcionário poderá receber os reembolsos de forma mais rápida e sem imprevistos.
Autorize um número restrito de pessoas
Por mais que o cartão de crédito corporativo dê a opção para que um grande número de pessoas o utilize, o ideal é que você limite essa quantidade e dê acesso apenas a pessoas estratégicas e que precisam utilizar a ferramenta. Assim, evita-se descontrole nos gastos e na gestão deles. Além disso, é importantíssimo que a empresa tenha um profissional responsável por monitorar essas despesas.
Como uma ferramenta especializada pode ajudar com os gastos?
Por mais que uma boa política de gastos possa ajudar e muito na gestão das compras no cartão corporativo, existem outras ferramentas que podem agregar ao processo e otimizá-lo ainda mais. Entre elas estão o uso de tecnologias modernas e projetadas especificamente para cumprir essa função de gerir as despesas.
Uma das ferramentas eficazes para cumprir essa função é o Argo Expense. Com ele, a sua empresa consegue ter uma gestão mais otimizada dos gastos corporativos. O software conta com funcionalidades que facilitam a gestão orçamentária, a obtenção de dados por meio de relatório e o reembolso dos colaboradores. Tudo é feito seguindo as políticas de gastos estabelecidas por sua companhia.
Nele, também é possível fazer a gestão em tempo real das compras no cartão de crédito corporativo. Com isso, você tem mais controle e visão do que é usado, além de uma maior facilidade na obtenção de informações, podendo criar soluções mais rápidas para controle dos gastos e gestão do orçamento da companhia.
As informações foram úteis para estabelecer um controle mais completo de compras no cartão de crédito corporativo? Confira nosso outro artigo sobre como realizar a prestação de contas no cartão e continue melhorando a organização dos processos em sua empresa.
