A sua empresa emite e recebe uma série de documentos fiscais todos os dias. São comprovantes de compra e venda, recibos, declarações, contratos, entre tantos outros que fazem parte das operações realizadas na organização.
Quando se fala em viagens corporativas, a situação não é muito diferente. Afinal, os colaboradores recebem uma série de documentos fiscais, como comprovantes da reserva da passagem aérea ou hotel, recibo de compras – usados tanto para o controle financeiro da viagem quanto para outras atividades-, como o reembolso de despesas e a prestação de contas ao Fisco.
Quer saber como organizar e gerenciar os documentos fiscais das viagens corporativas? Então continue a leitura e confira nossas dicas de ouro!
Analise a autenticidade dos documentos
Para uma boa gestão de documentos fiscais de viagens corporativas, é preciso, em primeiro lugar, garantir a autenticidade deles. Afinal, é necessário ter certeza de que, além de verdadeiros, os documentos que estão sendo utilizados pela sua empresa são válidos e não sofreram nenhum tipo de alteração ou comprometimento.
Portanto, crie um processo de validação dos documentos para garantir que são autênticos. Lembre-se também de instruir os colaboradores sobre a necessidade de solicitar notas fiscais em relação a todas as compras realizadas e verificá-las no ato da aquisição. Tudo isso para garantir que estão recebendo um documento válido e com informações corretas.
Crie uma forma de categorização
Quando se fala em documentos fiscais, é importante armazená-los de forma organizada e de acordo com suas respectivas categorias. Isso ajuda tanto na garantia de permanência do documento, evitando que ele se perca, quanto na hora de buscar determinada informação acerca da viagem realizada pelos colaboradores.
Portanto, crie uma forma eficiente de categorização para todos os seus documentos. Nesse momento, não existe regra única, sendo importante que você entenda o que realmente faz sentido para a sua empresa, de acordo com os seus processos. Você pode, por exemplo, classificar os documentos em grupos de acordo com o tipo de despesa, como transporte, hospedagem ou refeições.
Porém, também pode classificá-los de acordo com a viagem, criando uma pasta para cada uma das viagens realizadas pelos colaboradores.
Digitalize os documentos impressos
Diversos documentos já chegam à sua empresa em formato digital. Afinal, as notas fiscais emitidas na compra da passagem área, o uso de aplicativos para deslocamento, entre outros, já estão em meio digital. Mas isso não é uma regra, o que significa que os colaboradores também recebem, ao longo da viagem, uma série de documentos em papel impresso, o que pode dificultar a gestão como um todo.
Portanto, é essencial que você digitalize os documentos que chegam impressos até a sua empresa. Busque meios eficientes de realizar essa digitalização, de forma a não comprometer a autenticidade e a validade do documento.
A partir disso, armazene o papel em um lugar específico, também buscando a sua preservação, mas invista no gerenciamento digital dos documentos da sua empresa.
Faça backup regularmente
Além de digitalizar os documentos, também é essencial que você garanta que eles estão armazenados em um ambiente seguro e sem risco de perda no caso de qualquer problema com o seu computador. Portanto, realize backups regularmente, de forma a ter uma cópia de segurança de cada um dos documentos fiscais de viagens corporativas.
Para isso, você pode usar um serviço de armazenamento em nuvem, por exemplo. Faça o upload dos documentos para a plataforma de forma organizada. Atualize esse arquivo com regularidade, evitando que esses documentos estejam armazenados apenas no hardware do computador da empresa. Além disso, lembre-se de garantir a segurança do processo pesquisando sobre plataformas seguras e capazes de restringir o acesso aos documentos apenas para pessoas autorizadas.
Tenha um processo estruturado
Toda a gestão de documentos fiscais da sua empresa precisa estar descrita em um processo estruturado. Afinal, é necessário entender quem são os principais responsáveis por cada uma das etapas dessa gestão, assim como o passo a passo para que ela seja realizada de forma correta.
Portanto, comece mapeando o processo e entenda como ele ocorre atualmente na sua empresa. Descreva o passo a passo, responsáveis, ferramentas, materiais necessários e resultados esperados de cada uma das suas etapas. Aproveite o momento para revisá-lo, buscando entender quais são as etapas que podem ser modificadas para que o processo se torne mais eficiente.
Por fim, vale lembrar que essa estrutura deve ser repassada aos colaboradores. Portanto, instrua a sua equipe sobre as novas etapas e a forma correta de realizar o processo. Conscientize os colaboradores que estão viajando para que cumpram suas responsabilidades para garantir uma boa gestão dos documentos fiscais.
Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia está cada vez mais avançada e, com isso, existem diversas ferramentas e softwares que podem ajudar você a realizar o gerenciamento dos documentos fiscais da sua empresa. Portanto, aproveite essas inovações e use a tecnologia a seu favor para automatizar processos e melhorar a eficiência da sua gestão.
Para isso, pesquise as opções disponíveis no mercado, de forma a entender quais são as possibilidades que podem oferecer benefícios para a sua empresa. Você pode, por exemplo, investir em uma plataforma totalmente direcionada para a gestão de documentos ou, até mesmo, em um software que permita a gestão das viagens corporativas como um todo.
Com as opções em mãos, pesquise sobre o custo-benefício de cada uma delas e escolha aquela que oferece as melhores vantagens e contribuições para a gestão da sua empresa como um todo.
A gestão de documentos fiscais das viagens corporativas é extremamente importante para a sua empresa, tanto no que se refere à prestação de contas ao Fisco quanto para garantir uma boa gestão da viagem em geral, assim como um controle financeiro eficiente. Portanto, aproveite as nossas dicas e comece, agora mesmo, a investir na melhoria dessa atividade. Lembre-se de que um bom software de gestão de viagens corporativas pode ser uma ótima forma de aumentar a qualidade desse e de outros processos na sua empresa.
Ficou com alguma dúvida? Tem mais dicas para uma boa gestão de documentos? Então aproveite o espaço abaixo e deixe um comentário!
