Viajar a trabalho é um investimento que pode ser realizado em diversos casos, como encontros com os clientes, abertura de novas filiais ou mesmo para participações em feiras e palestras. Nesse sentido, gestores preocupados em gerar economia e eficiência em custos devem buscar por alternativas para deixar essas viagens corporativas mais baratas.
Se esse é o seu caso, não se preocupe. Desenvolvemos este texto exatamente para ensinar a você 5 formas de baratear os custos das viagens a negócio. Não perca tempo e confira agora mesmo o conteúdo completo!
Qual a importância de planejar bem as viagens corporativas?
Realizar um bom planejamento de viagens corporativas é essencial para evitar gastos desnecessários e baratear os custos desse investimento. Assim, o grande desafio dos gestores dessa área é fazer um controle adequado de gastos e elaborar um planejamento que minimize custos e torne as viagens corporativas mais baratas.
Lembre-se de que você deve seguir essas instruções, mas precisa respeitar as necessidades dos profissionais envolvidos, além de alinhar os objetivos da empresa com o orçamento e as expectativas relacionadas aos resultados. Conceder bem-estar, conforto, comodidade e segurança aos funcionários também são detalhes a que o gestor de viagens corporativas deve ficar atento.
Outra questão fundamental é implementar uma política de viagens a fim de estabelecer regras para os viajantes, melhorando as condições de embarque e estadia dos colaboradores, sem deixar de lado a saúde financeira da organização.
Como deixar as viagens corporativas mais baratas?
Você acabou de conferir a importância de planejar corretamente as viagens corporativas para obter sucesso nesse investimento. Agora, chegou o momento de aprender como baratear os custos dessas viagens. Confira!
1. Tenha uma política bem estruturada
A principal maneira de economizar em viagens corporativas é desenvolver uma política bem estruturada, com regras claras das obrigações de cada colaborador no embarque e na estadia. Isso significa que você definirá as normas do que pode ser feito durante uma viagem a negócios da sua empresa e não deixará os objetivos desordenados.
Nesse momento, desenvolver um regulamento de viagem é fundamental para que a sua corporação alcance os objetivos propostos e obtenha os resultados esperados. Essa questão vai além dos assuntos financeiros, pois também relaciona-se com a produtividade de cada colaborador.
Uma política de viagens corporativas serve para melhorar os procedimentos operacionais e administrativos, ao mesmo tempo que controla as despesas da viagem de maneira muito mais objetiva e deixa esse assunto bem claro para os colaboradores aptos a embarcar.
2. Pesquise bastante sobre as passagens aéreas
As passagens aéreas costumam ser o detalhe mais caro das viagens. Por isso, exigem bastante pesquisa e cuidado na hora de comprá-las. Para facilitar a sua vida e a dos viajantes, lembre-se de buscar pelas passagens aéreas com antecedência nos sites das companhias de voo.
Assim, é necessário ter o trabalho de procurar bastante, sem se esquecer de calcular as melhores datas, já que diversas vezes vale mais a pena estender a estadia por alguns dias para que o pacote de viagens saia mais barato, mesmo se a empresa tiver que arcar com uma noite ou mais de hospedagem.
Mais uma questão importante é ficar alerta aos compromissos dos viajantes, para garantir que os voos não atrasem os horários marcados. Nesse sentido, passagens com mais escalas saem mais barato, mas esse pode ser um evento estressante para o viajante, sendo necessário ter equilíbrio durante esse tipo de escolha.
3. Prefira hotéis próximos do local de destino
Na hora de escolher as acomodações, procure por hotéis próximos aos locais de destino. Esse é um detalhe importante, que fará com que você economize no transporte. Normalmente, nos lugares onde acontecem grandes eventos, como centros de convenções, há uma gama de hotéis nos arredores, exatamente para agilizar o deslocamento dos participantes.
Assim, as despesas com transporte serão reduzidas significativamente, comparadas com locais mais distantes. Caso você não saiba, existem aplicativos de celular para alugar apartamentos, flats ou mesmo casas e quartos. Essas ferramentas costumam oferecer várias opções de locais e preços, facilitando a vida do gestor responsável por planejar a viagem.
4. Defina um teto de gastos
Definir um teto para as despesas durante as viagens é uma das principais maneiras de obter resultados na economia de custos. É necessário que o gestor pense em um limite para os gastos de cada colaborador durante o período de embarque e estadia.
Estabelecer valores máximos para as despesas com alimentação, se possível, por cada refeição, é uma ótima dica para começar a economizar nas viagens. Também é necessário definir o limite de custos para as diárias em hotéis, além de gastos com transporte, passagens aéreas e ingressos de eventos.
Assim, é possível ter uma planilha com a previsão de gastos mensais com viagens corporativas e saber exatamente qual é a situação financeira da empresa relacionada a esses investimentos. Isso trará vantagens na hora de definir o orçamento para ver se haverá mais viagens ou não, por exemplo.
5. Não se esqueça do seguro de viagem
Um seguro para viagens corporativas previne seus colaboradores de possíveis inconvenientes, como doenças e acidentes. Esse tipo de situação costuma sair caro para a empresa responsável pelo funcionário, detalhe que é suprido pelo seguro de viagem. É incomum que empresas com um alto número de viagens corporativas, realizadas mensalmente, não disponham de um bom seguro que previna os colaboradores e o próprio negócio contra eventuais acidentes.
Nesse contexto, é extremamente necessário que você traga segurança aos seus colaboradores por meio desse tipo de serviço, pois a empresa tem a obrigação de garantir a integridade de todos os viajantes e de arcar com esses inconvenientes. Portanto, não se esqueça de contratar um seguro e garantir que tudo saia como o planejado. Esse detalhe é capaz de evitar maiores danos ou prejuízos, tanto para o colaborador quanto para a corporação.
Você acabou de aprender as 5 principais maneiras de deixar viagens corporativas mais baratas. Caso ainda não conheça, o software da Argo é um aplicativo extremamente útil para a gestão de viagens. Por meio da nossa ferramenta, você acompanha em tempo real todos os gastos dos colaboradores embarcados, gerando relatórios inteligentes e de maneira intuitiva.
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