Coordenadores que almejam uma gestão eficiente e com informações centralizadas devem estar atentos às melhores práticas para otimizar o processo de prestação de contas na empresa. Para tanto, é essencial ter todos os documentos em mãos e entregues no prazo certo para evitar maiores complicações durante esse procedimento. Você precisa levar em consideração que essa prática é extremamente importante e deve ser levada muito a sério, além de que existem tecnologias no mercado que podem auxiliá-lo nesse momento.
Desenvolvemos este texto exatamente no intuito de ajudar você a encontrar a melhor maneira de realizar esse processo. Não perca tempo e confira o conteúdo completo!
O que é prestação de contas e qual a sua importância?
A prestação de contas corresponde ao arquivamento de informações e documentos no intuito de oferecer transparência aos processos realizados por uma instituição. Ela não compreende apenas a comprovação da regularidade fiscal em que se encaixam os recursos financeiros, mas também engloba origem pelos quais eles foram emitidos, sejam de responsabilidade da própria sociedade, do setor privado ou da iniciativa pública.
A verdade é que nós nem precisaríamos estar aqui abordando esse assunto caso o procedimento de prestar contas já fizesse parte de maneira natural dentro da cultura de cada organização. Analisando a situação de maneira positiva, a principal característica do setor privado é abastecer as demandas da sociedade, levando-nos a crer que ele deveria dar uma atenção maior à prestação de contas por livre e espontânea vontade.
Entretanto, enquanto esse procedimento ainda não acontece da maneira mais adequada, é recomendado que as entidades privadas demonstrem a maior transparência possível no que se refere à sua gestão por meio do desenvolvimento e demonstração da prestação de contas. Assim, será possível trabalhar com honestidade e enviar esses relatórios ao conselho fiscal, aos seus funcionários, aos doadores e beneficiários ou aos órgãos públicos voltados para o controle e fiscalização.
Prestar contas é uma importante maneira de obter transparências nos processos de gestão dos órgãos privados, procedimento que precisa ser considerado relevante e levado a sério nas diversas organizações brasileiras. Isso significa que essa prática não deve ser pensada somente como o fim ou conclusão de um projeto, mas como meio vigente de se alcançar um objetivo.
Esse é um procedimento que não se resume ao preenchimento de formulários e apresentações da documentação fiscal, mas é na sua totalidade a comprovação do correto cumprimento de cada meta ou etapa prevista na elaboração de um objetivo pactual.
Como otimizar a prestação de contas na sua empresa?
Agora que você sabe o que é e qual a importância da prestação de constas para a sua empresa, não deixe de aprender algumas dicas que preparamos para otimizar esse processo. Confira abaixo!
Realize uma previsão das despesas
Prever as despesas que perfazem a rotina do trabalho corporativo, como os custos mensais do material utilizado no escritório e os salários pagos aos funcionários, é uma ótima maneira de organizar a prestação de contas da sua empresa. Para tanto, é importante desenvolver uma rotina de planejamento que englobe esses aspectos do cotidiano empresarial.
Caso o problema sejam as despesas pontuais, como viagens a negócio, o funcionário responsável pelo orçamento final deve antecipar certos gastos que serão indispensáveis, como as passagens e custo dos hotéis. Todo esse plano de ação é muito útil no momento de prestar contas.
Considere as políticas da empresa
Você deve considerar as políticas da empresa durante a prestação de contas para desenvolver um conjunto de diretrizes que serão capazes de guiá-lo nesse processo. Assim, é importante ter um norte de todas as ações para garantir que mesmo as situações mais inesperadas de gastos fora do seu orçamento não venham prejudicar financeiramente a sua empresa.
É certo que a as políticas voltadas para a prestação de contas de diversas organizações ajudam a estipular o caminho correto para tal procedimento, antecipando o que deve e o que não deve ser feito, definindo bem esse caminho. Esse procedimento também é extremamente importante para que os seus colaboradores saibam exatamente como agir.
Defina as regras de reembolso
Estabelecer regras para reembolsos significa, concomitantemente, definir quais serão as despesas que deveram ou não ser reembolsadas. Assim, é importante definir limites para tais gastos, além de arquivar os respectivos comprovantes para que o reembolso seja realizado.
Vale lembrar que estipular tais normas é essencial para a prestação de contas, pois evita uma série de problemas que podem afetar as economias da sua empresa, atitudes fraudulentas, erros durante o processo e também atrasos no reembolso.
Estipule prazos
Estipular prazos é outra excelente maneira de realizar a prestação de contas. Geralmente, recomendamos que sejam estabelecidos prazos curtos para que os seus colaboradores possam realizar esse procedimento. Dessa forma, você evitará o esquecimento de informações importantes que não podem sair do controle.
Após estabelecer cada prazo, esteja atento para informar aos seus funcionários sobre as novas regras. Essa atitude manterá tudo mais organizado, além de gerar uma sensação de urgência para que se prestem as contas.
Elabore relatórios
Elaborar relatórios é última etapa da prestação de contas. É essencial que esses documentos sejam sempre padronizados e estejam de acordo com um modelo padrão onde se dispõem as informações, independentemente de qual for a categoria ou a época de apuração.
A periodicidade desses relatórios varia, pois eles podem ser mensais, semestrais ou mesmo anuais, caso essa seja a sua preferência. Todavia, tenha em mente que as informações registradas devem ser comprovadas por meio de documentação. Por esse motivo, é necessário arquivar recibos e notas ficais de maneira segura.
Você acabou de aprender as melhores dicas para otimizar a prestação de contas na sua empresa. Recomendamos que você utilize a tecnologia ao seu favor para simplificar o processo. Existem diversos aplicativos que podem fazer o trabalho duro por você, além de disponibilizarem um amplo espaço de armazenamento para documentos. Saiba que a Argo Solutions oferece o melhor software de gestão para despesas reembolsáveis do mercado.
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