A saúde financeira e a prosperidade de uma empresa dependem muito de uma administração eficiente e da proposição das melhores estratégias para o progresso da companhia. Esse cenário só é possível com uma gestão extremamente efetiva e a otimização constante dos processos de trabalho no dia a dia.
Para garantir isso, nada melhor do que o uso da tecnologia a seu favor. Por isso, a contratação de uma plataforma de gestão de processos é extremamente importante para a otimização das atividades e o progresso de uma empresa. Se você tem dúvidas do que observar no momento de contratar uma, fique neste artigo. Explicaremos os pontos principais a se considerar para tomar essa decisão. Confira a seguir!
A importância de uma boa gestão de processos
Antes de começarmos a falar sobre as dicas ao contratar uma plataforma de gestão, vamos destacar a importância de ter processos bem alinhados dentro da sua empresa. Com isso, ficará ainda mais claro a relevância de investir em ferramentas que ajudam a aumentar a efetividade dos procedimentos da sua companhia.
De modo geral, a gestão de processos é importante porque vai influenciar diretamente na competitividade da sua empresa. Em mercados cada vez mais competitivos, realizar as tarefas de uma maneira mais alinhada e otimizada vai fazer toda a diferença para ter eficiência e se diferenciar da concorrência.
Uma companhia que tem uma boa capacidade de gerir os seus processos consegue identificar o que está errado com mais facilidade. Com isso, pode corrigir de maneira mais ágil e retomar as boas práticas a tempo de não fazer com que o erro comprometa os resultados do negócio.
Portanto, ao gerir bem os seus processos, você ganha notoriedade dentro do seu mercado e com os seus clientes, tem colaboradores mais produtivos e motivados, porque sabem exatamente o que fazer e como devem realizar as suas tarefas, e ganha efetividade nos fluxos de trabalho. Consequentemente, isso vai potencializar os ganhos financeiros da empresa, além de ajudar a gestão a tomar decisões mais assertivas e rápidas que impactarão positivamente no sucesso da companhia.
Os principais objetivos da gestão de processos
Conforme já antecipado brevemente acima, a gestão de processos é um conjunto de práticas que busca aumentar a eficiência dos procedimentos rotineiros de um negócio. Portanto, ao dar maior atenção a isso, o principal objetivo é organizar a sua empresa para que ela seja melhor e mais assertiva.
Na prática, a implantação desses procedimentos tem como objetivo a identificação, o desenvolvimento, a documentação, o monitoramento e o controle dos processos da companhia. Ao iniciar o hábito de realizar esses filtros em tudo que envolve os trabalhos do dia a dia da empresa, será possível garantir uma gestão mais eficiente e ciente do que deve ser feito em cada setor.
Essas práticas citadas acima, porém, só são possíveis com um trabalho árduo, constante monitoramento e recolhimento de dados e informações sobre como estão os processos na prática. Por conta disso, é muito difícil obter sucesso sem a ajuda da tecnologia para te auxiliar.
É aí que entram as plataformas de gestão de processos, que foram criadas justamente para usar a inteligência tecnológica como auxílio na obtenção de informações e respostas. Com elas, é muito mais fácil coletar dados valiosos para melhorar os processos e as tomadas de decisões na prática. Confira a seguir algumas dicas do que observar no momento de contratar uma solução desse tipo.
O que observar na hora de contratar uma plataforma de gestão de processos
1. Seja paciente com a adaptação ao novo sistema
Um primeiro ponto para ficar alerta é que a implantação de um novo sistema exige paciência e tempo para adaptação. Portanto, garanta que o fornecedor disponibilize treinamentos de qualidade para toda a sua equipe e tenha tranquilidade para que os processos sejam absorvidos com o tempo. De início, será preciso calma para o domínio da plataforma, mas a espera vai valer a pena com a melhoria dos fluxos de trabalho.
2. Tenha atenção às funcionalidades
Preste atenção nas funcionalidades que a plataforma oferece. Geralmente, os softwares de gestão de processos possuem diversas ferramentas que facilitarão, e muito, o dia a dia da empresa. Portanto, tire um tempo para entendê-las e testá-las. Dessa forma, será muito mais eficiente o aproveitamento de todas as vantagens que são oferecidas no pacote.
3. Garanta a otimização para os seus próprios processos
Cada empresa possui processos e fluxos de trabalho diferentes. Por isso, é fundamental encontrar um fornecedor que permita integrar todas as suas ferramentas já em utilização e que também possa adaptar o software de acordo com as necessidades da sua empresa. Envolva a sua equipe de tecnologia de informação para fazer essa transição e garanta processos completamente alinhados.
4. Fique atento à transição
Instalar uma nova plataforma de gestão de processos exige paciência com a transição. Será necessária a transferência de novos arquivos, fluxos e informações, de modo geral, para a nova plataforma de trabalho. Por isso, esteja ciente desse período de reforma e mudança e tenha cuidado para que ele ocorra de maneira efetiva e com menos ruídos.
5. Promova a adesão dos colaboradores
É impossível obter uma nova plataforma integrada de gestão de processos se os seus colaboradores não aderirem a ela ou não entenderem como usá-la. Portanto, certifique-se de treinar os colaboradores e fazer com que se sintam confortáveis com a nova ferramenta. Além disso, mantenha-os cientes de todas as mudanças e atualizações que possam ocorrer. Isso vai ser fundamental para que o software tenha sucesso e resultados na sua empresa.
6. Verifique o suporte
A implantação de um novo sistema carrega uma avalanche de informações para diferentes pessoas. Por isso, mesmo com todo o processo de instalação e treinamentos, é normal que restem dúvidas após a finalização do procedimento. Portanto, garanta que o fornecedor da ferramenta ofereça um excelente suporte para a obtenção de ajuda. Normalmente, isso é garantido em contrato. Certifique-se de que ele foi feito da maneira correta.
7. Conheça bem o fornecedor
Atualmente, existem diversos fornecedores de plataformas de gestão de processos. Portanto, antes de fechar contrato, conheça bem a empresa que vai contratar e a sua reputação. Verifique se ela oferece suporte para a correção de erros, evolução e aplicação de melhorias na ferramenta que você contratou.
Se você deseja obter todas as vantagens acima, então conheça o software de gestão de processos da Argo! Nossa ferramenta alinha tecnologia, adaptabilidade e suporte para que a sua companhia possa aumentar da melhor maneira a efetividade no controle dos procedimentos.
Ficou curioso para saber mais? Então, entre em contato com a Argo e fale com um de nossos especialistas para conhecer a nossa ferramenta!
