O planejamento de viagens corporativas promove muitos benefícios à empresa e aos seus colaboradores, como mais segurança, agilidade, precisão e retorno sobre investimento. Por essa razão, é importante entender os principais passos e como adotá-los.
Na prática, uma viagem bem-sucedida exige a correta gestão de horários, agendamentos e meios de transporte. Também demanda atenção às medidas sanitárias, como esquemas vacinais completos- sobretudo no atual contexto de pandemia da COVID-19.
Nos próximos tópicos, iremos nos aprofundar no tema. Apresentamos 4 dicas importantes para o planejamento de viagens corporativas e como adotá-los ao longo do seu expediente.
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1. Tenha políticas de viagens claras e bem disseminadas
Políticas de viagens corporativas são normativas internas que orientam os profissionais, garantindo que exista uma padronização com melhores práticas. Tal política pode ser criada pelo setor de RH em parceria com outras áreas, sobretudo o setor financeiro.
A política aborda detalhes como, por exemplo, quais gastos são cobertos, como obter o reembolso de determinadas contas e com quantos dias a viagem deve ser comunicada ao financeiro. Na medida em que tais pontos são claros e bem disseminados, há menor chance de falha.
2. Fique atento à jornada de transporte e antecipe suas demandas
Viagens contam com diferentes exigências em termos de logística. Existe uma enorme variedade de combinações em potencial, como em modal de transporte, horário de saída e intervalo para almoço. Por isso, é importante analisar e antecipar demandas.
Esse passo exige o trabalho com diferentes agentes, como o profissional (ou time) que cumprirá a viagem corporativa, seu superior imediato e o financeiro. Também demanda a interação com prestadores de serviço, como companhias de transporte e hotelaria.
3. Organize a documentação necessária
Viagens exigem diferentes documentos, tendo em vista seu destino, prazo e meios de transporte. Aqui, documentos de identidade pessoal, como RG, CPF ou passaporte devem ser previamente separados. Passagens, reservas e outros comprovantes também.
No atual cenário, algo muito importante é ter atenção às restrições sanitárias. Separe o certificado de vacinação (digital ou impresso). Lembre-se de que muitas vezes só é possível entrar em aviões, ônibus e outros meios de transporte coletivo apresentando esse documento.
4. Conte com a ajuda da tecnologia de gestão de viagens
Uma tecnologia dedicada à gestão de viagens corporativas pode facilitar todo o fluxo de trabalho, além de melhorar a conexão entre os diferentes agentes — como colaboradores, setores da empresa e fornecedores. Assim, ganha-se em termos de agilidade e precisão.
Para ficar mais claro, boas tecnologias contam com módulos de compartilhamento da política de viagens, mapeamento da jornada, reserva de serviços, controle de orçamento e bilhetes, reembolso dos valores gastos, controle da validade de documentos e análise do perfil dos viajantes. Em outros termos, promovem precisão de ponta a ponta.
Note que agora você está por dentro do tema e sabe quais passos devem ser adotados para um bom planejamento de viagens corporativas e como fazer cada um deles.
Lembre-se de que a tecnologia pode ajudar bastante. Um bom exemplo de software de planejamento de viagens corporativas é o Argo Travel, dedicado ao planejamento e execução das mesmas, assim como ao controle dos processos e resultados obtidos.
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