Os argumentos para a cultura paperless — sem papel — no ambiente corporativo são fortes. Ao eliminar os documentos físicos nos arquivos, por exemplo, uma empresa pode criar mais espaço e reduzir os custos de armazenamento. Ao trocar informações eletronicamente com fornecedores e clientes, é possível torná-las rapidamente acessíveis — e mais privadas e seguras, por meio do uso de criptografia, senhas e outras medidas de segurança.
Do ponto de vista financeiro, esse melhor uso dos recursos e a redução do desperdício podem trazer benefícios para as finanças corporativas em geral, quer isso se traduza em economia pura ou apenas permita que a empresa direcione recursos extras para agregar valor em outro setor. Em todos os cenários, adotar o paperless é uma excelente estratégia. Siga com a leitura até o final para saber mais sobre o assunto!
O conceito paperless
Estamos cientes da quantidade de papel que usamos todos os dias? Todas as comunicações que fazemos com usuários internos e externos requerem a assinatura de acordos, contratos, transações, entre outros. É comum acumular em nossa mesa toda a documentação assinada. Além disso, alocamos uma grande quantidade de recursos, como impressão, arquivamento e destruição de papéis.
Então, como conseguir um ambiente corporativo sem papel? Por que apostar em uma cultura paperless? Bom, o movimento aposta na digitalização das organizações. São muitos os motivos para apostar nas mídias digitais, incentivando a redução do uso de papel em nossos escritórios. Aqui estão algumas das vantagens da paperless:
- segurança e confiabilidade — o armazenamento digital permite ter o controle sobre todas as informações, sabendo quem e quando acessa aos documentos;
- mais produtividade — a gestão eletrônica de documentos agiliza os processos de consulta e gerenciamento da informação;
- otimização de recursos — o armazenamento digital evita os custos do processo tradicional, como impressão, envio e destruição do papel, entre outros;
- fechamento de negociações — podemos assinar documentos eletronicamente de qualquer local e dispositivo móvel, reduzindo o tempo para fechar negócios.
As boas práticas para adotar o paperless
Embora não haja uma fórmula secreta para o sucesso ao implementar a cultura paperless, a criação de uma estratégia de adoção coesa, o apoio da equipe, o uso das ferramentas certas e um plano de comunicação com o cliente, definitivamente, aumentam as chances de um resultado positivo. Mudar o comportamento é difícil, mas as práticas que descrevemos a seguir são um bom ponto de partida.
Digitalize os documentos
Ao planejar a eliminação do papel, lembre-se de que um bom sistema de digitalização é essencial. Ao converter documentos físicos em cópias eletrônicas, você pode manter o que é importante protegido e arquivado para acesso público ou privado em sua rede corporativa. Dependendo da importância dos documentos, você pode destruir o original ou distribuir a versão eletrônica aos interessados.
Conte com um bom software de gestão
Embora simplesmente ter uma empresa sem papel seja um grande passo no sentido de agilizar suas atividades, você não deve parar por aí. É possível aumentar a eficiência operacional do seu escritório adicionando um software de gestão, que pode fornecer os seguintes benefícios:
- acesso mais rápido a todos os seus arquivos;
- organização de documentos mais fácil;
- gestão automatizada de documentos;
- capacidade de acessar seus documentos de qualquer lugar.
Invista na conscientização dos colaboradores
Talvez o fator de sucesso mais crítico seja conseguir a adesão da equipe. A maioria das pessoas não gosta de mudanças. Em um setor composto por pessoas com muitos anos de experiência com procedimentos estabelecidos, pode ser especialmente difícil ver o potencial de como a eliminação do papel pode melhorar a eficiência.
Permitir que a equipe participe do processo levará a uma melhor compreensão e apropriação da transição. Todas as partes interessadas internas devem compreender o propósito por trás da transição e os benefícios que ela traz para a empresa. Assegurar o comprometimento da equipe interna e das partes interessadas externas ajudará a facilitar a propriedade e impulsionar a transferência.
Utilize a computação em nuvem
Ao armazenar e gerenciar documentos na nuvem, temos todas as informações organizadas e controladas em um único ponto. Além disso, melhora a comunicação interna e aumenta a produtividade.
Com plataformas na nuvem, você pode acessar seus arquivos, dados e informações de qualquer lugar — tudo que você precisa é um dispositivo compatível e uma senha. A nuvem é um dos maiores passos em direção à cultura paperless e, à medida que os problemas de segurança tornam-se mais rígidos e os funcionários têm mais confiança no sistema, seus benefícios começam a ter um impacto real em negócios, como bancos internacionais, contabilidade e finanças.
Use certificado digital
Quando uma empresa passa a trabalhar por meio eletrônico, ela precisa operar com um certificado digital que a credite na rede e lhe permita trabalhar com total segurança e tranquilidade. Além disso, é conveniente centralizar os certificados para que sejam controlados, evitando possíveis roubos de identidade ou ataques cibernéticos.
Conte aos seus clientes
Depois de mudar seus documentos atuais para cópias eletrônicas, você não pode parar por aí. Conte a seus clientes sobre a troca digital que você fez. Certifique-se de enviar um e-mail abordando todas as questões relacionadas à segurança e informe-os sobre todos os benefícios que eles terão com a mudança.
Você também vai querer apresentá-los ao compartilhamento eletrônico. Se seus clientes em casa compartilham documentos digitais com você e os assinam eletronicamente com um telefone ou computador, sua empresa economiza ainda mais tempo e dinheiro.
Certifique-se de que seus clientes estejam familiarizados com a versão do programa de compartilhamento eletrônico que você escolher — e-mail, online, entre outros. Esteja disposto a responder as perguntas e fornecer dicas para tornar essa transição mais fácil. Qualquer dica ou ajuda permitirá que eles saibam que você se preocupa com o sucesso deles.
Uma das etapas mais importantes para eliminar o uso de papel é, também, apresentar os clientes aos serviços de assinatura eletrônica. Desse modo, sua empresa será beneficiada por manter seus sistemas consistentes, eficientes e organizados em seu computador.
A mudança das empresas em direção a um ambiente paperless aumenta a cada ano, à medida que novas tecnologias se tornam disponíveis para melhorar o armazenamento de dados e a comunicação eletrônica. Tomar medidas para reduzir o uso de papel pode ajudar o negócio a ser mais eficiente, aumentar o nível de segurança para informações valiosas e, além disso, contribuir para a proteção do meio ambiente.
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