Na rotina dos gestores financeiros, existem diferentes atribuições referentes a fornecedores e colaboradores da empresa que devem ser tratadas. Entre elas estão o planejamento e a realização dos pagamentos corporativos. Você sabe, porém, quais são os diferentes tipos existentes?
Se esse tema ainda gera dúvidas, podemos te ajudar! Neste artigo vamos falar mais detalhadamente sobre o que são, quais os diferentes tipos e qual a importância de uma boa gestão dos pagamentos corporativos da sua empresa. Aproveite para se aprofundar no assunto!
O que é o pagamento corporativo
Pagamento corporativo é todo pagamento realizado por uma empresa a um colaborador para a realização do seu trabalho, excluindo os salários e benefícios relativos ao seu cargo.
Entram nessa conta tanto as despesas que são quitadas diretamente com os fornecedores quanto as pagas aos funcionários. Para sermos mais específicos, estão nessa lista categorias como:
- despesas com viagens corporativas;
- almoço com clientes;
- comissões e gratificações;
- ferramentas para realização do trabalho;
- reposição de estoque e materiais de escritório.
Tipos de pagamentos corporativos
Existem diferentes formas eficazes de realizar esses pagamentos corporativos. É fundamental que os gestores financeiros das empresas conheçam essas opções para saber quais são as melhores a serem aplicadas em cada situação.
A seguir explicamos mais sobre alguns tipos.
Pagamento por reembolso
Essa opção é uma das mais comuns. O colaborador faz o pagamento das despesas em um primeiro momento e posteriormente apresenta as notas fiscais como comprovação para ser reembolsado pela empresa. O lado negativo é que é mais comum ocorrerem fraudes e pagamentos duplicados, principalmente se a companhia não tem uma boa organização das contas.
Cartão de crédito corporativo
Essa é outra alternativa bastante comum. As empresas contratam o serviço de cartão de crédito corporativo e o fornecem para determinados gestores e colaboradores da empresa.
As faturas ajudam a centralizar os dados, mas é importante criar uma política de controle de gastos para evitar despesas desnecessárias e uma flutuação muito grande do valor a ser pago mês a mês.
Adiantamento
Esse processo é o oposto do reembolso. Nele, a empresa primeiramente faz um cálculo das despesas que o colaborador deve ter em determinada situação e faz uma transferência do valor para esse funcionário.
Essa estratégia é boa para que a companhia tenha uma melhor gestão do orçamento. De qualquer maneira, é fundamental que mesmo assim as notas fiscais e recibos sejam guardados para futura prestação de contas.
Importância e cuidados a tomar ao fazer a gestão dos pagamentos corporativos
Fazer uma gestão eficaz de pagamentos corporativos é fundamental. Isso porque, caso a sua empresa tenha processos mal organizados, é provável que os gastos sejam maiores do que o ideal, lesando o caixa da companhia com despesas desnecessárias. Isso ocorre não somente em caso de golpes e fraudes de colaboradores e fornecedores, mas também simplesmente por falta de um maior cuidado no planejamento do orçamento.
Para consertar essas falhas na gestão dos pagamentos corporativos, alguns cuidados são importantes. Entre eles está a criação de um processo de prestação de contas eficaz. Com isso, será possível ter uma melhor gestão do que deve ser reembolsado, evitando que gastos extras e fraudes acabem passando no filtro.
Uma alternativa eficiente para se resguardar é a contratação de softwares que ajudem a filtrar esses recibos e pagamentos de uma melhor maneira, contribuindo também para automatizar esses processos. Dessa forma, será possível evitar erros que os olhos humanos e processos defasados podem ocasionar, garantindo uma melhor gestão das despesas e menor comprometimento do orçamento da empresa.
Quer se aprofundar mais no assunto e melhorar a gestão de reembolso na sua empresa? Então confira por quanto tempo é preciso guardar comprovantes de pagamentos!
