Um dos principais desafios em uma gestão de viagens é conseguir gerar mais saving nas viagens corporativas. A esse respeito, embora possa não parecer, normalmente os investimentos com viagens corporativas representam até 10% das despesas de uma área de compras. Entretanto, dependendo da demanda, nem todas as empresas precisariam gastar tanto assim, o que demonstra uma ineficiência quanto à gestão dessa atividade corporativa.
Para auxiliar nesse trabalho, é possível desenvolver estratégias e utilizar ferramentas para aprimorar os resultados gerados com esses procedimentos. Nesse sentido, a empresa deve investir na gestão e acompanhamento da política de viagens, bem como em ações que possibilitem obter um maior controle das despesas. Com isso, é possível melhorar a performance administrativa, garantindo uma maior economia para a empresa.
Caso você ainda não tenha muita noção de como alcançar bons resultados nesses processos, preparamos este artigo contendo as principais informações acerca de como otimizar o investimento na gestão de viagens. Continue a leitura e fique por dentro de tudo!
Qual a importância do investimento na gestão de viagens?
Os procedimentos que envolvem a programação de viagens corporativas podem exigir bastante habilidade da equipe administrativa para alcançar os objetivos com a viagem, tendo um custo financeiro reduzido. Para que isso seja possível, é fundamental estabelecer uma boa gestão de viagens. Vale pontuar que, em muitos casos, os erros podem gerar prejuízos ou ineficiência em ROI, assim como procedimentos efetuados sem uma prévia análise e planejamento.
Além do mais, quando as empresas não consideram as oportunidades atreladas ao motivo da viagem (quando vão calcular a jornada do colaborador com as viagens, como custos de transporte em decorrência da localização do hotel ou do aeroporto/rodoviária), as chances de elevar as despesas com a atividade são bem maiores. Por isso, é sempre importante planejar cada etapa do deslocamento para que os planos sejam alcançados e não haja prejuízos no processo.
Quais são os principais indicadores para otimizar o investimento na gestão de viagens da empresa?
Para que você seja capaz de direcionar investimentos mais eficientes na gestão de viagens, é muito importante saber acompanhar os principais indicadores quanto às despesas. Confira agora as 3 métricas essenciais para realizar um bom acompanhamento de despesas!
1. Ticket médio aéreo
A princípio, podemos citar como um dos indicadores fundamentais para otimizar o investimento na gestão de viagens da empresa o ticket médio aéreo. Ele é uma boa ferramenta para avaliar os gastos com esse tipo de transporte e para encontrar períodos de baixa no valor das passagens. Vale ressaltar que a desvalorização cambial e a instabilidade política fazem parte dos fatores que influenciam diretamente essa métrica.
2. Economias em contratos
Para conseguir obter o índice de economia em contratos, basta realizar uma comparação entre as tarifas negociadas e as tarifas regulares fornecidas pelas empresas. Faça também a comparação dos preços de um fornecedor preferencial em detrimento das tarifas regulares que ele pratica, e multiplique a diferença desses valores pelo volume unitário. Esse procedimento deve ser realizado em todas as reservas já realizadas com o mesmo fornecedor. Feito isso, você conseguirá encontrar qual é o valor da taxa de redução de despesas com contratos.
3. Gastos com gerenciamento
Você está por dentro de quanto a sua empresa gasta com o gerenciamento de viagens corporativas? Um empreendimento com políticas fortalecidas de viagens comumente destina investimentos significativos para a viabilização dessa prática, incluindo temas, como hospedagens, tarifas aéreas, gastos com transportes e alimentação. Desse modo, para que você consiga encontrar em qual aspecto há a possibilidade de realizar a otimização de investimentos dentro dessa gestão, o rastreamento desses gastos é um excelente indicador a ser acompanhado.
Como reduzir custos na empresa com a gestão de viagens?
Um dos principais desafios de um negócio é otimizar as suas despesas. Uma das formas de garantir esse objetivo é realizando algumas estratégias quanto ao gerenciamento de viagens. Confira algumas dicas que podem te ajudar a alcançar uma gestão mais eficiente!
Busque companhias aéreas que ofereçam descontos e parcerias
No mercado de transporte aéreo, há várias companhias que atuam com bons pacotes de pagamento e preços agradáveis em determinados momentos e condições. Dessa forma, para que você consiga obter a redução de despesas da empresa, é fundamental realizar uma prévia pesquisa sobre os melhores serviços aéreos. Vale ressaltar que quanto mais rápido você antecipar as passagens, mais vantajosas serão as ofertas de preços.
Faça roteiros estratégicos
Você deve se atentar também à formulação do roteiro de viagem, pois ele deve ser pensado de forma estratégica de modo a avaliar o custo-benefício de cada escolha. Vale mencionar que, muitas vezes, escolher um hotel por conta da diária mais barata gera gastos com transporte que podem superar a economia feita. Por isso, é importante analisar os gastos como um todo, visando encontrar a escolha que será mais produtiva, com um menor investimento.
Planeje a viagem com antecedência
Quanto mais cedo a gestão for capaz de estabelecer qual a data e para onde serão realizados os deslocamentos de negócios, bem como quais serão os colaboradores que participarão da atividade, mais fácil será para gerenciar os processos, tendo boas chances de conseguir preços melhores e condições mais favoráveis. Por isso, é fundamental que a empresa invista esforços para planejar um cronograma de viagem confiável e eficiente, pois assim é possível otimizar bastante as despesas.
Automatize processos
Por fim, para simplificar a gestão e obter dados que facilitem as tomadas de decisão, uma boa estratégia é investir na automatização os processos. Isso porque as empresas que não dispõem de ferramentas de auxílio à gestão acabam perdendo eficiência em vários aspectos da administração, fazendo com que os processos se tornem mais burocráticos e complexos. Por outro lado, o uso de softwares de automação de tarefas permite gerenciar vários serviços administrativos, integrando todos os dados em um único sistema.
Essas foram as principais informações acerca de como conseguir gerar mais saving nas viagens corporativas por meio da otimização dos processos. Percebe-se que ao investir em uma gestão estratégica e programada é possível obter grandes vantagens quanto aos custos e despesas da viagem.
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