Uma gestão de viagens eficiente sempre passa por políticas internas bem-estruturadas, visando sempre à economia de despesas para não sobrecarregar o orçamento da sua empresa. Nesse sentido, o reembolso de quilometragem deve ser planejado antecipadamente e de uma maneira simplificada, para que você possa identificar os custos e criar um fluxo adequado ao procedimento. Contar com tecnologia nessa hora é essencial, pois torna o processo mais simples e preciso.
Foi exatamente para elucidar os principais pontos desse assunto que nós desenvolvemos este texto, trazendo à tona as informações mais relevantes para você. Confira agora o conteúdo completo!
O que é reembolso de quilometragem?
Reembolsar a quilometragem rodada pelos seus colaboradores consiste em devolver a quantia paga pelo deslocamento, somente em situações relacionadas ao trabalho. Essa é uma prática garantida pela legislação e que, quando realizada corretamente, evita pagamentos indevidos, além de oferecer segurança aos funcionários.
Ser assertivo nesse processo é uma maneira de evitar desentendimentos e equívocos em uma empresa. Portanto, para assegurar que tudo corra bem, devem existir procedimentos específicos por trás do planejamento, como uma política de reembolso eficaz e capaz de colocar tudo em ordem. Devemos ressaltar que, principalmente em empresas de pequeno e médio porte, essa prática precisa ser levada muito a sério e visar sempre à economia de despesas.
Como o reembolso de quilometragem deve ser calculado?
A base para calcular os custos com o reembolso de quilometragem é o estabelecimento das despesas que a empresa ficará encarregada de cobrir e aquelas que serão integralmente de responsabilidade do colaborador. Para tanto, você deve pensar em todos os encargos que envolvem o automóvel utilizado na viagem, como o combustível, a manutenção do veículo, a limpeza, o seguro e os impostos.
Fique atento a todos esses quesitos, pois problemas com manutenção e seguro podem, até mesmo, colocar a vida do motorista em risco ou atrasar o percurso e planejamento da viagem.
Como criar uma política de reembolso para quilometragem?
Agora que você está por dentro de como calcular os gastos com quilometragem, aprenda os principais tópicos para desenvolver uma política de reembolso eficaz.
Identifique os custos
Como abordamos anteriormente, você necessita ponderar todos os gastos que envolvem o veículo, como o combustível e a manutenção, além de seguro e impostos. Também é muito importante levar em consideração as despesas com pedágio, caso o trajeto da viagem envolva isso.
Calcule o quilômetro percorrido
Um GPS ou aplicativo específico pode ser útil nessa etapa, pois ela costuma causar certos desentendimentos. Então, fique atento e não esteja apenas focado no combustível que foi utilizado.
Crie um fluxo para reembolso
Aqui você deverá definir os responsáveis e as datas para o recebimento, além de conferir as notas fiscais e os prazos de pagamento para os colaboradores. Informe aos seus funcionários a forma de pagamento e o teto mensal, além das normas de boa conduta.
Contar com tecnologia é essencial em qualquer processo de gestão, pois ela otimiza os procedimentos que seriam feitos à mão e facilita todo o processo. Com o reembolso de quilometragem não é diferente. A Argo oferece a você um ótimo aplicativo de gerenciamento para viagens corporativas, que, além de intuitivo, cabe na palma da sua mão. Por meio de um celular, é possível realizar reservas com antecedência e armazenar comprovantes na nuvem. Conheça mais sobre o Argo Travel em nosso site!
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