Realizar uma boa gestão de reembolso é fundamental para empresas que investem em viagens corporativas. Gestores preocupados com a eficiência desse processo preocupam-se, principalmente, em reduzir custos e elaborar uma boa política de despesas reembolsáveis para manter tudo sob controle.
Preocupado em realizar uma boa gestão de reembolso? Fique tranquilo, estamos aqui para ajudar!
Sabemos os desafios de gestores como você e por isso listamos as 8 melhores práticas que devem ser adotadas na sua empresa. Fique atento e confira o conteúdo completo!
Aprenda como funciona a gestão de reembolso e qual a sua importância
A gestão de reembolso funciona por meio de um processo do departamento financeiro da empresa, o que permite o ressarcimento dos gastos de um funcionário durante a realização de alguma atividade da corporação, como as viagens corporativas, fazendo com que ele receba o valor desembolsado de volta.
Dessa maneira, depois de efetuar um gasto conectado ao trabalho, essa pessoa pode apresentar o devido comprovante para que seja efetivado o reembolso corporativo. Esse procedimento é importante tanto para o funcionário, que receberá seu dinheiro de volta, quanto para a empresa, que necessita evitar gastos excessivos e fraudes.
9 ótimas práticas para otimizar a gestão de reembolso
Você já sabe o que é gestão de reembolso e qual a sua importância, então, confira abaixo as 9 melhores dicas para otimizar o seu trabalho. Leia!
1. Defina uma política de reembolso
O primeiro passo é elaborar uma política de reembolso, que é um conjunto de procedimentos e regras que padronizam o processo de devolução de recursos para os colaboradores que precisam arcar com despesas de viagens.
Esse documento deve ser redigido conforme a especificidades e cultura da organização, mas é bastante relevante que ele tenha as seguintes etapas:
- despesas reembolsáveis: lista de todos os custos que geram direito de ressarcimento. Exemplos são passagens aéreas, alimentação, locomoção, internet, telefone e documentos (como visto);
- gastos não reembolsáveis: envolve as compras que não serão devolvidas. Elas podem ser compra de objetos pessoais (como lembranças), multas de trânsito e danos a terceiros;
- formas da devolução de valores: são os tipos de pagamentos que podem ser oferecidos ao funcionário, como adiantamentos, diárias e cartão corporativo;
- limite para reembolso: valor máximo que será reembolsado. Isso pode ser definido por viagem, dia, semana ou mês;
- procedimento para solicitação: todos os passos que devem ser tomados pelo colaborador para que ele seja reembolsado;
- documentação: quais documentos serão aceitos para comprovar as despesas;
- prazo para pagamento: limite de tempo para que o funcionário peça a restituição dos valores.
2. Observe o que diz a legislação
O gestor também precisa conhecer o que diz a legislação trabalhista (CLT) sobre o assunto. Antes da Reforma Trabalhista de 2017, os reembolsos não poderiam ultrapassar 50% do salário do funcionário.
Mas a Reforma trouxe mudanças positivas para a relação entre o colaborador e o empregador, pois agora não há limite para reembolso de diárias de viagens e outros tipos de pagamentos.
O novo texto, em seu art. 75-D, orienta que a empresa deve ressarcir despesas pagas pelo funcionário, mas ele prevê valor máximo para pagamento.
Outra mudança benéfica foi a inclusão do §2º do art. 457, esse dispositivo afirma que diárias para viagem não integram o salário do funcionário, mesmo que sejam pagas habitualmente. Isso significa que não incidirão encargos como FGTS, 13º salário, férias, entre outros.
3. Estruture o processo para deixá-lo simples
Todo o procedimento de reembolso deve ser objetivo, simples e transparente. Essa dica é importante para confusões sobre as regras para ressarcimento, o que pode gerar conflitos com os funcionários, fazendo com que ele fique insatisfeito e improdutivo.
Para assegurar maior simplicidade ao processo, você pode tornar as cláusulas da política de reembolso mais claras e diretas, bem como eliminar etapas desnecessárias e burocráticas, padronizar o procedimento e facilitar a comunicação com o funcionário.
Ao fazê-lo, a empresa potencializará toda a produtividade do seu setor financeiro, incorrerá em menos erros, diminuirá menos custos e melhorará a experiência de seus talentos.
4. Utilize tecnologia a favor da empresa
Existem tecnologias criadas especialmente para aprimorar a gestão de reembolso de uma empresa e utilizá-los é fundamental para garantir controle sobre a atividade.
Na prática, esse tipo de tecnologia automatiza várias operações que normalmente são feitas manualmente, como cálculo das despesas, organização dos documentos, aprovação de pedidos, entre outros.
A automação minimiza a ocorrência de erros e permite que os colaboradores se dediquem às atividades que mais estratégicas, aumentando o valor agregado para cada hora trabalhada.
A Argo Expense é a solução ideal para auxiliá-lo na gestão de reembolso, já que foi desenvolvida especificamente para empresas que investem em viagens corporativas para conquistar novas oportunidades de mercado. Conheça suas funcionalidades:
- processos end to end;
- fluxo de conferência e pagamento;
- integração dos processos de viagem;
- configuração do fluxo para aprovação;
- controle das solicitações de reembolsos;
- prestação de despesas do cartão corporativo;
- aplicativo móvel para aprovação e cadastro de despesas;
- rateio de despesas por centro de custo ou projeto.
Com essa tecnologia você conseguirá tornar todo o procedimento bastante simples: o colaborador solicitar o adiantamento com valores e motivos, o pedido é aprovado, o pagamento é feito conforme modelo adotado na Argo Expense e a prestação de contas fica disponível para salvar no sistema.
Descubra as vantagens da automatização da gestão de reembolso
Você sabe quais as 3 principais vantagens de automatizar a sua gestão de reembolso? Confira abaixo:
- redução de erros: automatizar a sua gestão deixa o processo mais organizado e permite o controle facilitado de todos os dados e informações. Assim, tarefas automatizadas trazem praticidade e qualidade do serviço prestado, o que reduz as falhas humanas e desenvolve a busca por melhorias do processo.
- otimização dos processos: a automatização da gestão traz segurança na execução, praticidade nos processos de reembolso, o que torna a rotina da área financeira mais fluída e ágil para todos os colaboradores envolvidos.
- lançamento dos gastos em tempo real: um dos detalhes da automatização do reembolso corporativo que mais chama a atenção é capacidade de lançar as despesas das viagens em tempo real, por meio de um smartphone. O funcionário que está exercendo uma atividade externa precisa apenas tirar uma foto do comprovante emitido e fazer o upload para a área exclusiva da ferramenta.
5. Faça os pagamentos rapidamente
Assim que o colaborador fizer a solicitação do adiantamento ou reembolso, apresentar os valores e motivos, garanta que o valor seja pago rapidamente. Ao fazê-lo, a empresa conseguirá aumentar a satisfação e confiança dos seus colaboradores sobre o negócio.
6. Divulgar o procedimento para a equipe
Divulgue e explique todo o procedimento para seu time. Isso pode ser feito ao imprimir cópias da política de reembolso e distribuí-las aos funcionários ou disponibilizá-las na plataforma usada para que os colaboradores realizem suas atividades.
Para reforçar o conhecimento pela equipe, faça uma reunião para explicar cada detalhe do processo e se coloque à disposição para responder quaisquer dúvidas, incluindo após a reunião.
7. Pense nas imprevisibilidades
Não é sempre que as viagens corporativas acontecerão como planejado, a atividade está sujeita a imprevisibilidades que gerarão prejuízos ao negócio e conflitos com o funcionário.
É possível, por exemplo, que o voo de partida ou volta do colaborador seja atrasado por caso fortuito ou força maior (como enchentes), que ele não consiga chegar à reunião por acontecimentos externos (como acidente de trânsito).
Uma forma de controlar melhor essas situações excepcionais é colocando na política de reembolso o procedimento que deve ser adotado pela equipe quando elas ocorrerem.
Uma alternativa é incluir um seguro para viagens, que é obrigatório para viagens internacionais. Com um bom seguro, o colaborador terá garantia de assistência médica e jurídica quando for necessário, minimizando os gastos da empresa.
8. Aprimore continuamente o procedimento
Periodicamente, analise a eficácia do procedimento de reembolso e busque melhorias que podem ser aplicadas. Isso pode ser feito trimestral, semestral ou anualmente e é recomendável solicitar a opinião dos seus colaboradores, pois eles podem dar sugestões de melhoria bastante valiosas.
Saiba como aprimorar o processo de reembolso
Para aprimorar o processo de reembolso o gestor necessita tornar tudo transparente, pois esse é um processo que envolve o setor financeiro e tem o potencial de gerar problemas, caso não seja realizado da melhor maneira possível. Assim, garanta que todas as informações sejam transmitidas de maneira clara e acessível para todos.
Além disso, por envolver dinheiro, é necessário que haja recibos de reembolso que possam ser coletados junto com a assinatura do colaborador que o solicitou. Essa é uma ótima maneira de manter o controle do processo e garantir a segurança jurídica, caso a empresa se envolva em processos trabalhistas.
Aprenda a periodicidade ideal dos pedidos de reembolso
Sempre após receber os comprovantes das despesas, o gestor deve definir quando serão feitos os reembolso corporativos. Para tanto, levante questões como: o funcionário deve ser reembolsado imediatamente após a viagem, ou o pagamento será realizado em dias específicos do mês?
Depois que resolver essas questões, o gestor estará pronto para elaborar o processo padrão de reembolso da empresa. É importante divulgar essa documentação para todos os colaboradores que fazem parte da corporação e deixar bem claro as especificidades do processo.
9. Defina o que é reembolsável
Por último, mas não menos importante, você deve definir o que será reembolsado. Assim, no momento em que um colaborador fizer uma solicitação será possível verificar se aquele gasto é plausível de ser reembolsado. Um dos benefícios de deixar esclarecido o que pode ser ressarcido é que os próprios funcionários já estarão cientes do que poderá ser aceito como pedido de reembolso.
Você acabou de aprender as 9 melhores práticas para otimizar a sua gestão de reembolso. Lembre-se, existem consequências de não realizar esse processo corretamente, como a incidência de fraudes e gastos excessivos por parte dos colaboradores. Sempre estabeleça uma boa política de reembolso para evitar esse tipo de problema e garantir a eficiência da sua gestão.
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