O atingimento de melhores resultados com a utilização de poucos recursos é, sem dúvida alguma, uma das máximas em se tratando de gestão empresarial. Essa lógica de raciocínio, por sua vez, dialoga — de maneira direta — com o que se conhece como gerenciamento de custos. Essa atividade, em suma, objetiva preservar um equilíbrio entre os gastos variáveis e os gastos fixos de uma organização.
Embora saibamos que as finanças representam um fator vital para todo negócio, independentemente do nicho de atuação e do porte, nos últimos tempos, uma administração eficiente do caixa ganhou uma relevância ainda mais expressiva. Inclusive, um levantamento da Sondagem das Micro e Pequenas Empresas, divulgado pela parceria entre FGV (Fundação Getúlio Vargas) e SEBRAE, reforça essa percepção.
Segundo os dados, mais da metade delas não dispõe de reservas financeiras, o que corresponde a um percentual de 52%. Além disso, 12% já informam que estão enfrentando dificuldades para quitar as pendências em dia. Diante desse cenário que precede o caos, uma atuação assertiva por parte dos CFOs (Chief Financial Officers) pode mudar o curso de uma companhia. É justamente acerca disso que trataremos neste post, de ponta a ponta. Continue a leitura!
Inicialmente, o que se pode entender por gerenciamento de custos no âmbito empresarial?
Um gerenciamento de custos bem feito consiste, basicamente, no estudo de todos os gastos relativos à efetiva produção da atividade central de uma empresa. Ou seja, a atribuição pode abarcar o pagamento de salários, a compra de matérias-primas, a quitação de impostos, a aquisição de mercadorias e outros, desde que o intuito seja prever tais despesas e as receitas necessárias para custeá-las.
Além disso, outro ponto indispensável — também inerente às funções do CFO — envolve a definição de estratégias que visem tanto à diminuição dos custos quanto à melhor precificação dos serviços e/ou produtos ofertados pela companhia ao mercado. A verdade incontestável é que esse controle é parte fundamental de uma administração que tem o propósito de tornar uma corporação mais duradoura, sólida e, é claro, lucrativa.
Então, em que reside a sua importância?
Entre outras, essa gestão tem a finalidade de consolidar os dados referentes à performance da atividade organizacional, bem como os seus rendimentos, e de colaborar para o desenvolvimento e para a supervisão de todas as operações, a fim de melhor embasar o processo de tomada de decisões. Nesse sentido, torna-se mais fácil compreender a sua relevância, haja vista que ela tem o potencial de:
- diminuir os riscos operacionais atrelados ao negócio;
- possibilitar uma visão macro do próprio empreendimento;
- reduzir as chances de ocorrerem falhas e erros;
- permitir a elaboração de um orçamento mais próximo da realidade;
- viabilizar uma precificação dos serviços e/ou produtos comercializados de forma mais coerente em relação ao mercado.
De que forma os CFOs devem atuar com base nos dados consolidados em prol de escolhas mais acertadas?
Antes de elencar as melhores ações a serem colocadas em práticas pelos CFOs, é interessante compreender o papel a ser desempenhado por aqueles que ocupam essa posição em uma corporação. Nesse contexto, podemos dizer que os Chief Financial Officers são, em termos simples, os diretores financeiros e, portanto, agem como tal.
Mesmo que os impactos das suas ações reverberem por todas as áreas da empresa, as decisões financeiras mais importantes cabem a esses executivos seniores, que também inspecionam os demais aspectos relativos ao setor de finanças. A partir desse entendimento, a seguir, veja as boas práticas a serem adotadas por eles, visando a um gerenciamento de custos eficaz.
Entender a estrutura de custos empresariais
É possível dizer que esse é o ponto de partida rumo a uma administração bem-feita dos recursos financeiros de um negócio. Acredite: muitas organizações não dispõem de informações verdadeiramente precisas acerca das suas despesas, e, por norma, o problema se inicia aí.
Ao buscar gerenciar os custos da companhia, o primeiro passo precisa ser a identificação das origens das receitas. É o momento de questionar, por exemplo, quais são as entradas provenientes das vendas e a quais serviços e/ou produtos elas estão relacionadas e também quais são os clientes que apresentam o ticket médio mais elevado. Em seguida, é necessário verificar quais são as despesas referentes à produção do seu fluxo de receitas e quais gastos não se enquadram nessa categoria.
Fazer comparações
A comparação do seu empreendimento com outros negócios semelhantes também faz parte da sua revisão em busca de uma melhor administração das finanças. Nesse contexto, é imperativo que você avalie regularmente o que vem fazendo e de que forma, questionando-se, por exemplo:
- Qual é o gasto médio do seu segmento de atuação em áreas distintas?
- De que maneira as suas despesas são comparáveis?
Analisar os dados de forma acurada
Por mais óbvio que possa parecer, se o intuito for — para além de garantir um melhor gerenciamento de custos — reduzir as despesas atuais, é fundamental analisar o cenário em que a sua empresa está inserida a partir dos dados coletados. O intuito, nesse caso, é identificar o exato direcionamento dos recursos disponíveis até então.
A partir disso, torna-se viável perceber quais são as maiores despesas organizacionais e se elas são ocasionadas, por exemplo, por um mau aproveitamento e/ou por desperdícios. Assim, localizando os gargalos, você estará apto a tomar medidas com o fim de eliminá-los ou reduzi-los.
Contar com a tecnologia
Não é novidade que vivemos em uma era de transformação digital. Portanto, mais do que nunca, é indispensável tornar a tecnologia uma aliada em todos os processos empresariais. No gerenciamento de custos, não é diferente. Nesse caso, contar com um bom software alinhado à sua estratégia corporativa é, mais do que uma vantagem competitiva, uma necessidade.
Inclusive, uma solução verdadeiramente eficiente tem o potencial de não apenas potencializar a produtividade, mas também de reduzir expressivamente os gastos relativos ao setor financeiro. Além disso, a clareza dos dados que podem ser acessados a partir da ferramenta facilita todas as atividades de administração e gestão de finanças.
Como visto, ainda que não seja uma atividade considerada de alta complexidade, um gerenciamento de custos bem-feito é essencial no dia a dia da administração empresarial. Afinal, do contrário, a longo prazo, a ausência desse controle sobre os recursos impactará negativamente a estabilidade da organização e, por conseguinte, a manutenção da sua operabilidade, expondo-a a riscos que poderiam ser evitados com a adoção de medidas preventivas.
E então? Este post foi útil para ajudá-lo a definir as melhores estratégias a serem implementadas para preservar o controle sobre a saúde financeira da sua organização? Até aqui, como você vinha lidando com essa questão? Contribua com o seu relato nos comentários.
