Seus colaboradores realizam viagens a trabalho com frequência? Então você sabe como é importante definir o valor correto de uma diária de viagem. Esse é um pagamento ao colaborador para que ele faça uma viagem a negócios e que envolve gastos como passagens aéreas, alimentação, hospedagem, locomoção e lavanderia.
Essas diárias consistem em investimentos substanciais para o desenvolvimento da empresa, já que as viagens a negócios normalmente geram bastante valor para a empresa. Porém, para aproveitar esses benefícios, é importante seguir as 5 melhores práticas que estão explicadas neste conteúdo. Acompanhe!
1. Criar uma política de viagens
A política de viagens é um documento que traz as normas e os padrões aplicados no deslocamento de funcionários, seja ele feito dentro no território nacional ou para o exterior. Entre as informações que devem constar na política estão:
- processo para aprovação de viagens;
- orçamento previsto para realizá-las;
- medidas de segurança a serem tomadas;
- como será feito o controle de despesas;
- objetivo das viagens.
2. Avaliar o itinerário da viagem
Para que o orçamento seja preciso, é necessário verificar qual será a programação dos viajantes. O gestor deve analisar:
- o lugar para o qual o funcionário se deslocará;
- como ele chegará ao seu destino;
- horários de check-in e check-out;
- necessidade de alugar sala de reuniões, materiais e equipamentos;
- entre outros gastos.
Esteja sempre em contato com o colaborador para informar os horários que ele deve cumprir, evitando que ele se esqueça de algum deles e sejam geradas taxas extras.
3. Considerar os gastos básicos
Os gastos básicos envolvem tudo aquilo que é necessário para garantir o bem-estar do colaborador, como alimentação, hospedagem e locomoção. Entretanto, é essencial estudar o município, o estado e até o país onde o funcionário estará, já que o custo de vida pode ser maior conforme a localização.
4. Contar com o apoio da tecnologia
Invista em uma tecnologia com recursos próprios para viagens corporativas, como a Argo Travel. Essa solução foi desenvolvida pela Argo Solutions com o objetivo de melhorar a gestão das viagens corporativas. Entre suas funcionalidades estão:
- criação da política de viagem ideal para o negócio;
- controle de remarcações, reembolsos e bilhetes não voados;
- direcionamento de cidades para aeroportos próximos;
- criação de blacklist de destinos;
- gestão de despesas e orçamento das viagens;
- elaboração do perfil do viajante, com dados sobre suas viagens, preferências, visto, milhas aéreas, vacinas e validade dos documentos;
- entre outros recursos.
5. Prever situações excepcionais
Imprevistos são inevitáveis e geram custos adicionais. Um exemplo é o atraso do voo por motivo de força maior (como uma tempestade), o que pode fazer com que o colaborador precise se manter no local por mais um dia.
A empresa pode aumentar seu controle sobre esses gastos os prevendo no orçamento de viagem. Assim, quando o funcionário precisar de uma ou duas diárias extras, a empresa não terá problemas em arcar com elas.
Como vimos, é fundamental gerenciar as despesas que envolvem a diária de viagem. Com as nossas dicas, você conseguirá ter maior controle das finanças, evitar gastos desnecessários e garantir a qualidade de vida dos colaboradores.
Entre já em contato com a Argo Solutions e conheça mais sobre a solução ideal para fazer uma boa e completa gestão de custos!
