Lida com um alto volume de reembolsos no dia a dia da sua empresa? Você deve aprender a fazer uma boa gestão de suas despesas reembolsáveis. Ao fazê-lo, você conseguirá ampliar o controle das contas, otimizar sua rotina e minimizar os custos da sua organização.
Se você quer entender mais sobre o assunto, confira esta leitura! Com este conteúdo você entenderá melhor o que exatamente é a gestão de despesas reembolsáveis e quais são suas principais etapas para que conseguir fazê-la de forma eficiente!
O que é a gestão de despesas reembolsáveis?
Primeiro, é importante saber o que são exatamente despesas reembolsáveis. Resumidamente, são valores despendidos do bolso dos colaboradores que são ressarcidos pela empresa.
Imagine que o colaborador faça uma viagem internacional a serviço da empresa. Quando ele precisa retornar, o avião sofre um atraso em razão do clima e ele fica no país por mais um dia.
Eventuais gastos extras que ele teve com estadia, alimentação e transporte são classificadas como reembolsáveis e são compensados.
A gestão de despesas reembolsáveis consiste em qualquer estratégia ou técnica aplicadas para organizar esse tipo de gasto. O seu objetivo principal é o de evitar despesas excessivas, aumentar o controle das finanças pelo gestor e buscar economias.
Quais são as etapas para fazer essa gestão?
Existem diferentes metodologias e técnicas que podem ser aplicadas para realizar esse tipo de gestão. Nos tópicos seguintes, trazemos as melhores estratégias fazê-la.
Tenha uma política de reembolsos sólida
A política de reembolsos é um conjunto de normas que trata de como serão feitas as devoluções de gastos de uma organização. Esse documento é importante para evitar futuros conflitos, debates e confusões sobre o assunto, já que todas as regras estarão previamente definidas.
Para que ela seja clara, objetiva e sólida, primeiro é necessário que você categorize as despesas reembolsáveis. Recomendamos que sejam aquelas indispensáveis para as atividades, como transporte, hotel, alimentação, lavanderia e documentação (como visto).
Depois, faça uma lista exemplificativa das despesas não reembolsáveis, que serão as supérfluas e não ligadas ao trabalho. Por exemplo: compras de lembrancinhas, teatros, museus e cinemas.
É importante que a política de reembolso também preveja um limite para os gastos dos colaboradores, podendo ser diário ou para toda a viagem, mas lembre-se de que alguns destinos têm custos mais elevados que outros.
Outra dica relevante é criar exceções que permitam gastos acima do limite – o que é justo em situações imprevisíveis, como atraso de voo.
Por fim, tenha uma planilha de controle de cada viagem. Isso permitirá que você tenha uma visão completa sobre a média de gastos de cada funcionário e identifique os destinos mais caros.
Esclareça termos e fixe prazos
Depois de elaborar uma boa política de reembolso, faça um termo que define como será o procedimento para reembolso. Seu conteúdo contém:
- requisitos para uma despesa ser reembolsável;
- necessidade de apresentar nota fiscal;
- ferramentas utilizadas no processo;
- prazo limite para solicitar o reembolso;
- limite para avaliação, aprovação e reembolso pela empresa;
- funcionamento da prestação de contas – incluindo as informações que ela precisa conter.
Essas regras devem ser elaboradoras da forma que melhor atenda a rotina do seu negócio. Por exemplo, uma empresa que modernizou os seus processos terá condições de fazer os reembolsos em um prazo bem menor em comparação àquelas que fazem tudo manualmente.
É importante que o documento também solucione eventuais dúvidas dos colaboradores, como a forma que será feito o reembolso para despesas sem nota fiscal.
Invista em tecnologia para automação do controle
Há muitas tecnologias que otimizam a rotina de uma empresa de diferentes formas. Porém, existem sistemas que foram desenvolvidos especialmente para automatizar a gestão de despesas corporativas.
Eles asseguram o cumprimento da sua política de reembolsos – e despesas em geral –, disponibiliza informações mais precisas sobre os gastos, traz visibilidade às despesas corporativas e diminui os custos da organização.
Isso é possível graças à simplificação do processo de reembolso: basta que o colaborador faça a solicitação pelo sistema, o gestor verifica o pedido e aprova. A prestação de contas ficará disponível para acesso.
Além disso, essa tecnologia disponibiliza várias funcionalidades, como:
- rateio de despesas por centro de custo ou projeto;
- prestação de contas do cartão da empresa;
- controle do fluxo de conferência e pagamento;
- configuração do procedimento para aprovação de reembolsos; e mais.
Antes de contratar um sistema, lembre-se de verificar se ele é disponibilizado em nuvem, permite integração com outros softwares que são usados no dia a dia do seu negócio e tem versão mobile (para smartphones ou tablets), o que faz com que os colaboradores possam usufruir de suas funcionalidades mesmo enquanto viajam.
Tenha regras para adiantamentos
Sua empresa pode permitir que os funcionários solicitem adiantamento para despesas com viagens corporativas. Esse é um procedimento que pode ser útil em diferentes situações.
Por exemplo, isso evita que o colaborador tenha que se dirigir até uma casa de câmbio para adquirir moeda estrangeira quando faz viagens internacionais, o que exige muito tempo e gera ainda mais gastos a serem reembolsados.
Também é necessário estabelecer regras como os requisitos para fazer a adiantamento, prazo para fazê-lo e como solicitá-lo.
Dissemine a política pelo ambiente corporativo
Garanta que todos os colaboradores conheçam as políticas de reembolso para que eles a sigam. Existem diferentes formas de informar o pessoal, como:
- disponibilizar o documento em canais de fácil acesso;
- enviá-lo por e-mail aos funcionários ou disponibilizar cópias físicas;
- fazer reuniões para explicá-lo;
- estar aberto para solucionar dúvidas ou receber feedbacks.
Ressalta-se que as normas devem ser claras, objetivas, fáceis de entender e sem ambiguidades.
Mantenha um aprimoramento contínuo da política
Defina uma data limite para a vigência do documento e estabeleça períodos para sua revisão. Ao fazê-lo, você pode encontrar pontos de melhoria e aprimorá-lo. Nessa etapa, peça críticas, sugestões e feedback de seus funcionários, assim você terá uma visão sobre sua perspectiva.
Ao fazer uma boa gestão de despesas reembolsáveis, sua empresa conseguirá minimizar seus custos, evitar conflitos e melhorar o relacionamento com seus colaboradores. Tudo isso aumenta a competitividade do seu negócio e alavanca o desenvolvimento do negócio.
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