Muitas empresas precisam que seus colaboradores se desloquem para outras cidades, seja para visitar clientes, realizar atividades ou outros motivos. Entretanto, na hora de arcar com os custos desse deslocamento, o cálculo pode ser uma questão complexa, mas que é possível de ser descomplicada.
Esse cálculo é importante para o planejamento financeiro da organização, uma vez que ele precisa entrar como custo operacional da empresa. Porém, além disso, é importante saber o que o empregado pode ou não fazer e quais são os gastos reembolsáveis, de forma a garantir que a empresa atue dentro da legislação sem desperdiçar os seus recursos.
Quer saber mais sobre como calcular o deslocamento de trabalho para outra cidade, além de como e quando pagá-lo? Então continue a leitura e descubra!
Como calcular a despesa de deslocamento de trabalho para outra cidade?
O deslocamento de trabalho para outra cidade inclui uma série de custos que devem ser levados em consideração. Veja, agora, quais são eles.
Passagem ou gasolina
Em primeiro lugar, comece realizando um orçamento do valor da passagem do empregado. Você pode calcular o bilhete de avião ou de ônibus e escolher aquele que oferecer o melhor custo-benefício para a empresa.
Também pode ser que a companhia disponibilize um carro para que o empregado realize o deslocamento. Nesse caso, calcule o gasto por litro do veículo e utilize a distância até a cidade de destino para determinar o valor.
Hospedagem
Além de tudo, é necessário reembolsar o valor de hospedagem do colaborador. Para isso, escolha um hotel que também ofereça bom custo-benefício e faça o cálculo de acordo com as diárias que serão utilizadas. Lembre-se de que a estrutura e a localização do hotel são outras questões que devem ser avaliadas no momento da escolha.
Alimentação
O empregado tem direito ao reembolso de parte da alimentação realizada durante o trabalho em outra cidade. Dessa forma, esses custos também devem ser incluídos no cálculo. Você pode criar, inclusive, parcerias com restaurantes locais de forma a já determinar o valor das refeições previamente.
Hora de trabalho
Vale lembrar que a hora de trabalho em outra cidade sofre um acréscimo de 25% do salário, chamado de adicional de deslocamento. Isso significa que, se a hora do seu funcionário é de R$50, ela passa a custar R$62,50 durante o tempo de viagem. Portanto, esse é um outro custo que deve ser incluído no seu cálculo.
Como pagar essa despesa?
Após realizar o cálculo dos custos, não se esqueça de que ele se refere a uma estimativa e, raramente, a um valor exato. Dessa forma, o pagamento deve ser realizado em forma de reembolso.
Para isso, peça que o empregado guarde todas as notas fiscais e os registros de pagamento ao longo da viagem corporativa, incluindo gasolina, pedágio, alimentação, hospedagem, entre outros. A partir disso, recolha as notas e faça o reembolso para o colaborador. Nesse momento, um software de gestão de despesas pode ser um grande aliado, reduzindo a burocracia do processo.
Quando a empresa tem que pagar o deslocamento?
Quando o colaborador viaja exclusivamente para cumprir deveres de trabalho, é obrigação da empresa arcar com todas as despesas. Em outras palavras, isso significa que o empregado não deve se responsabilizar por nenhuma das despesas de viagem, sendo reembolsado em todas elas.
No entanto, a empresa não precisa pagar as despesas quando o colaborador viaja por outros motivos. Dessa forma, quando ele decide realizar as atividades de home office a partir de uma outra cidade por vontade própria, não é obrigação da empresa arcar com nenhum custo.
As viagens a trabalho são um processo importante para a sua organização. Porém, é preciso se ter atenção, uma vez que elas podem representar altos custos para o negócio, devendo ser incluídas no planejamento financeiro da empresa. Além disso, o processo de reembolso do deslocamento de trabalho para outra cidade deve ser planejado e, de preferência, contar com o auxílio de um software, de forma a facilitar as atividades da sua organização.
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