Existem situações nas quais é preciso planejar o deslocamento de funcionário para outra cidade para que ele realize atividades importantes. Pode ser que ele precise visitar um cliente ou fornecedor ou, até mesmo, fazer uma pesquisa de mercado para abrir uma nova sede da empresa, bem como conversar com um parceiro para um benchmarking valioso e assim por diante.
Apesar de ser um processo central e estratégico para a empresa, isso envolve gastos. Dessa forma, é importante que você entenda quais são esses custos e, a partir disso, planeje o deslocamento de forma a não comprometer o orçamento da empresa como um todo.
Portanto, veja agora quais são os principais custos do deslocamento de funcionário para outra cidade e como controlá-los!
1. Combustível
Um dos principais gastos de deslocamento dos funcionários para outra cidade é o combustível — ou a passagem, caso o colaborador utilize ônibus ou outro meio de transporte. Esse gasto é central para que você determine o orçamento da viagem, mas, ao mesmo tempo, é um dos mais simples de serem calculados.
Portanto, faça a conta da distância entre a sua cidade e o local para o qual o colaborador deve ir e estime a quantidade de combustível que será gasto. Também inclua o deslocamento dentro da cidade, do hotel para o local do evento ou da reunião, por exemplo. A partir disso, determine o orçamento para esse trajeto.
2. Alimentação
Mesmo que seja um deslocamento de um dia, é importante que você se lembre de que o colaborador precisa se alimentar durante a viagem e na cidade para a qual está se deslocando. Dessa forma, também é essencial considerar esse custo na hora de criar o seu orçamento.
Para isso, pense no tempo de viagem e no tempo que o funcionário passará na outra cidade. A partir disso, calcule o número de refeições que devem ser realizadas nesse processo e o valor médio de cada uma delas. Não se esqueça de avisar ao colaborador qual o orçamento estimado para cada refeição de forma que ele seja capaz de controlar esse indicador.
3. Hospedagem
Quando se fala em deslocamento do funcionário para outra cidade, nem sempre é necessário contar com uma hospedagem. Afinal, se o evento for rápido e a cidade estiver próxima à da sede da empresa, o colaborador não precisa passar a noite. Porém, dependendo da distância e do tipo de visita, pode ser necessário buscar hospedagem para ele.
Dessa forma, considere esse custo no seu orçamento. Para calculá-lo, você deve entender quantas pernoites serão necessárias. A partir disso, pesquise as hospedagens do local e os preços. Converse com as opções de forma a negociar valores e, após esse processo, calcule o custo total da hospedagem no deslocamento.
O deslocamento de funcionário para outra cidade é um processo estratégico para a expansão do seu negócio e, até mesmo, para o desenvolvimento do colaborador. Dessa forma, é essencial investir nisso sempre que necessário. Porém, identificar e controlar os custos pode potencializar os resultados do deslocamento sem comprometer as finanças e o orçamento da empresa como um todo.
Gostou das dicas? Quer melhorar a gestão de despesas e de viagens da sua empresa? Então entre em contato com a Argo agora mesmo e confira as nossas soluções!
