Adiantamento de viagens é uma das formas que empresas podem usar para arcar com as despesas dos seus colaboradores que realizam viagens corporativas, seja para participar de eventos, seja para representar a empresa em reuniões, fechar negócio com cliente, entre outros motivos.
Se você tem dúvidas sobre esse tipo de pagamento, então esta leitura é imprescindível. Aqui, explicamos o funcionamento do adiantamento no campo prático, a sua importância para a empresa e, após, como realizá-lo adequadamente.
Como funciona e qual é a importância do adiantamento de viagens?
Resumidamente, adiantar viagens consiste em pagar antecipadamente o valor dos gastos que o funcionário terá durante a sua viagem, como hospedagem, alimentação ou transporte.
O pagamento pode ser por meio de um cartão corporativo, entrega de dinheiro em espécie, transferência à conta do colaborador, entre outros meios. Usar o adiantamento de viagens pode trazer certas vantagens para a empresa, como:
- prevenção de fraudes;
- maior controle dos gastos financeiros;
- melhoria da experiência dos colaboradores;
- geração de economia, já que ajuda o funcionário a limitar seus gastos;
- agilidade à rotina corporativa, pois não é preciso fazer o processo de reembolso.
É importante diferenciar esse conceito do reembolso. Nesse caso, o funcionário arca com as despesas de seu bolso e, posteriormente, solicita a restituição dos valores à empresa.
Como fazer o adiantamento de viagens corretamente?
A seguir, estão listadas dicas fundamentais para assegurar que o adiantamento de viagens seja benéfico para a empresa.
Estabeleça uma política de adiantamento
Assim como a empresa deve ter uma política de reembolso, também é fundamental que seja elaborada uma para o adiantamento. Isso evita confusões, padroniza o processo e o deixa claro para os funcionários. É importante que o documento contenha:
- descrição dos custos que serão cobertos;
- forma de pagamento dos montantes;
- prazo para realização do adiantamento;
- possibilidade de o colaborador solicitar o adiantamento.
Lembre-se de que é importante que todos que realizam viagens não tenham dúvidas sobre como funciona a política de adiantamento.
Planeje os gastos
O valor pago ao colaborador deve suprir todas as suas necessidades básicas. Para evitar o desequilíbrio das finanças, é importante planejar a viagem com antecedência. Também é recomendável fazer as compras ou reservas antecipadamente, já que as hospedagens e passagens encarecem quando as datas são próximas.
Verifique a cotação da moeda no dia do adiantamento e na data da viagem, caso ela seja internacional. Isso evita que o colaborador receba menos que o necessário para arcar com as despesas.
Ainda é possível que surjam gastos emergenciais ou inesperados, como a necessidade de passar mais um dia no local de destino. Nessa hipótese, a empresa tem duas opções: transferir o valor ao colaborador ou reembolsá-lo posteriormente.
Peça a comprovação dos gastos
Mesmo que o valor seja feito antecipado, também é necessário que o funcionário comprove seus gastos por notas fiscais ou recibos. Assim é possível verificar que os valores disponibilizados não tiveram destinação pessoal e calcular o saldo restante.
Considere a quantidade de dias
O cálculo do adiantamento deve basear-se na quantidade de dias que serão despendidos no destino. Por exemplo, no que diz respeito à alimentação, é interessante considerar três refeições diárias, indicar restaurantes com melhor custo-benefício e próximos ao hotel, para economizar com transporte.
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Ao fazer o adiantamento de viagens, a empresa consegue solucionar e evitar diversos problemas relacionados ao controle de despesas. Contudo, é importante contar com sistemas que automatizam essa operação, para que ela consiga ter mais eficiência, segurança e economia no processo.
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