Você faz um planejamento financeiro para a empresa como um todo, não é mesmo? Afinal, controlar os gastos, a previsão de receita e outros é essencial para garantir a saúde e a continuidade do negócio. Mas as viagens corporativas são incluídas nesse planejamento? Você sabe quanto custa uma viagem corporativa para a sua organização? É aí que o orçamento de viagens entra como um grande aliado.
Esse é o processo de realizar um cálculo preciso sobre todos os possíveis gastos em uma viagem, incluindo tanto os que são previstos quanto um fundo para emergências. Dessa forma, você pode entender quanto custa uma viagem e planejar as finanças da organização para arcar com ela.
Quer saber como fazer um orçamento de viagens corporativas com eficiência? Então continue a leitura e descubra as nossas dicas de ouro para isso!
1. Revise os gastos com as viagens anteriores
Uma ótima forma de começar a fazer o seu orçamento de viagens corporativas é revisar o quanto foi gasto anteriormente. Afinal, isso permite que você identifique quais são os custos fixos, variáveis e, até mesmo, imprevistos que já oneraram esse processo.
Portanto, consulte os recibos e documentos nos quais você armazena essa informação. Aproveite para fazer uma lista de custos de cada uma das viagens e entenda qual a média de gastos.
2. Faça uma lista de custos
Para uma viagem corporativa, o seu colaborador precisará de transporte e hospedagem, não é mesmo? Também é necessário arcar com custos de alimentação, deslocamento na cidade e outros. Esses são os seus principais custos e devem ser incluídos no orçamento da viagem.
Portanto, crie uma lista com todos os custos. Você pode, inclusive, já fazer uma previsão do valor de cada um deles para viagens que são recorrentes, de forma a começar a estruturar o seu orçamento.
3. Considere imprevistos
Imagine que o seu colaborador realizou uma viagem de dois dias para uma reunião importante com o cliente. Porém, chegando lá, o cliente teve que desmarcar a reunião e adiá-la para o dia seguinte, o que exigiu mais um dia de hospedagem, gastos com alimentação e outros. Esse é um imprevisto comum quando se fala em viagens corporativas.
Dessa forma, o seu orçamento deve incluir um fundo para imprevistos. Tente entender quais são os mais recorrentes e separe um valor para eles. Isso inclui gastos com saúde, caso o trabalhador sofra algum tipo de acidente, problemas com a hospedagem ou voo, entre outros. Com esse fundo, você evita ter que comprometer o orçamento de outros processos dentro da empresa para arcar com esses gastos.
4. Identifique economias possíveis
Na hora de fazer o orçamento de viagens corporativas, você pode perceber que é possível reduzir os custos de alguns processos. Pode ser, por exemplo, que os seus colaboradores visitem, com frequência, determinada cidade. Nesse caso, é possível buscar por parcerias com hotéis para reduzir o valor da hospedagem devido à recorrência. Além disso, você pode encontrar meios de economizar com deslocamento e transporte dentro da cidade, identificando modos mais eficientes e baratos de locomoção.
Isso também deve ser incluído no seu orçamento. Aproveite o processo e identifique todas as economias possíveis e a viabilidade de cada uma delas dependendo da situação e contexto da viagem. Documente tudo de forma a garantir que os seus colaboradores seguirão o que foi proposto.
5. Crie uma política de viagens
Por falar em documentação, também é importante criar uma política de viagens para a sua empresa. Ou seja, é necessário descrever quais são os processos, os comportamentos adequados e inadequados e os gastos reembolsáveis para que os colaboradores tenham consciência sobre o que devem ou não fazer durante uma viagem.
Nesse documento, descreva os gastos reembolsáveis e o valor de cada um deles. Também deixe claro qual o processo e a política de reembolso adotada pela empresa. Divulgue o documento para a empresa e conscientize os seus colaboradores sobre a necessidade de segui-lo.
6. Crie um orçamento diferente para cada viagem
Cada viagem é única, e o investimento realizado varia muito dependendo de diversos fatores, como distância, local de hospedagem, meio de transporte utilizado, entre outros. Dessa forma, mesmo com um orçamento geral de viagens para a sua empresa, é essencial contar com um orçamento separado para cada uma delas.
Dessa forma, na hora de realizar o planejamento financeiro da organização como um todo, tente identificar quais são as viagens previstas para os próximos meses. A partir disso, crie o orçamento, incluindo um cenário realista, otimista e pessimista. Dessa forma, você é capaz de ter clareza sobre o investimento necessário e os recursos que devem ser reservados para essas viagens.
7. Use a tecnologia a seu favor
Existem softwares disponíveis no mercado que são capazes de ajudar você a realizar o orçamento de viagens e, inclusive, facilitar o reembolso de despesas por parte dos colaboradores. Dessa forma, usar esse tipo de tecnologia pode ser um meio de agilizar e facilitar o processo de orçamento, melhorando a qualidade da previsão de gastos.
Portanto, pesquise pelas soluções disponíveis e descubra qual é a que melhor se adéqua à sua realidade. Ter um software de gestão de custos pode ajudar a armazenar dados e controlar melhor as finanças da sua empresa. Já uma solução para realizar o reembolso de despesas evita a burocracia desse processo e ainda permite maior controle da equipe de finanças sobre os gastos variáveis dos colaboradores durante a viagem.
8. Conte com uma empresa especializada
Além do software, você também pode contar com uma empresa especializada para auxiliar na criação e controle do orçamento de viagens corporativas. Esse tipo de organização conta com uma série de profissionais que são especialistas no assunto, podendo ser uma grande aliada na hora de entender qual a melhor forma de organizar e gerenciar as suas viagens como um todo.
Portanto, busque por empresas especializadas para ajudar você ao longo de todo esse processo. Pesquise a experiência da empresa na área, assim como a reputação, e encontre aquela que pode oferecer as melhores soluções para o seu negócio.
Como você pode perceber, realizar o orçamento de viagens corporativas é essencial para a saúde financeira da sua empresa como um todo. Portanto, aproveite as nossas dicas de ouro e comece, agora mesmo, a investir nesse processo dentro do seu negócio.
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