A transformação digital tem impactado de maneira significa os empreendimentos. Por exemplo, ao fornecer novos canais para relacionamento com clientes e permitir o trabalho remoto das equipes. Porém, uma das maiores mudanças está na automação de processos.
Grosso modo, pense na automação como a substituição do trabalho manual por sistemas autônomos, que cumprem determinadas tarefas. Seu uso resulta em benefícios à empresa e aos colaboradores, promovendo mais agilidade, precisão e segurança ao trabalho diário.
Pensando na importância do assunto, criamos um artigo completo para você. Explicamos o que é automação, qual sua importância e principais ferramentas. Acompanhe!
Primeiro, o que significa automação de processos?
Toda empresa conta com muitos processos. Por exemplo, processos para relacionamento com clientes e registro do fluxo de caixa. Podemos dizer que um processo é todo conjunto de passos (ou sequência de fatos) para alcançar determinado objetivo.
Usualmente, os processos são conduzidos de maneira manual. Ou seja, o passo a passo é feito por profissionais que aplicam seu tempo, energia e inteligência no trabalho. Todavia, há algum tempo, existem tecnologias capazes de conduzir processos de forma autônoma.
Sendo assim, podemos dizer que automação de processos consiste no uso de tecnologia de ponta para automatizar determinado passo a passo de trabalho, de modo que tarefas sejam feitas por softwares, com pouca ou nenhuma interferência humana.
Existem muitos exemplos de automação. Olhe para a gestão de pessoas: a triagem inicial de currículos pode ser totalmente automatizada, ou seja, feita por tecnologia que filtra os candidatos com base em competências previamente definidas pelo selecionador.
Quais as 5 principais vantagens da automação de processos?
Há múltiplas vantagens ligadas à automação de processos, tanto para a empresa quanto para os seus colaboradores e outras partes interessadas. Boas tecnologias permitem que as tarefas mais básicas e repetitivas sejam deixadas a cargo de softwares, o que reduz a burocracia e garante que os talentos tenham mais tempo para o que é estratégico.
Em última análise, podemos afirmar que a automação deixa o negócio bem adequado à indústria 4.0, com rotinas mais ágeis, precisas e inteligentes, adaptando-o para vencer sua concorrência. A seguir, explicamos em detalhes as vantagens. Continue!
1. Aumento da agilidade diária
Uma primeira vantagem está na agilidade. Processos manuais, feitos integralmente por pessoas, exigem mais tempo e dedicação — é preciso passar horas fazendo coisas simples, como lançamentos e cruzamentos, o que não é interessante, saudável ou estratégico.
A automação permite que as tarefas sejam feitas com velocidade muito superior, pois o trabalho passa a ser realizado por softwares de ponta, que contam com elevada capacidade de processamento e trabalham ininterruptamente. Assim, demandas que poderiam exigir dias de trabalho são cumpridas em segundos. É o caso da construção de relatórios.
2. Maior precisão nos processos
Outra vantagem está no aumento da precisão. Veja bem, o trabalho manual está sujeito a erros e entraves, pois as pessoas se distraem e cometem deslizes. Sistemas de automação, que são projetados especificamente para a realização de certas tarefas, contam com menos chances de falhar. Na verdade, a taxa de acerto e padronização torna-se muito superior.
Em resumo, sistemas de automação contam com algoritmos que ditam o trabalho diário, determinando o que será feito, como e quando, garantindo um fluxo de atividade preciso e organizado. Isso é realmente útil para as organizações, que ampliam seu nível de qualidade.
3. Maior foco no que é estratégico
Softwares de automação lidam bem com tarefas que envolvem repetição e padronização, pois não exigem criatividade, olhar estratégico e tomada de decisão complexa. Portanto, o foco da automação está no que é repetitivo e burocrático, cumprindo ágil e precisamente tais demandas, bem como deixando o time livre para focar no que é mais importante.
À medida que os talentos contam com mais tempo para priorizar o que é estratégico, conseguem desenvolver táticas competitivas e inovações, bem como melhorar as decisões ao longo da jornada de trabalho. Há muitas outras vantagens subsequentes, é claro.
4. Redução de custos não estratégicos
Alguns custos são considerados estratégicos, pois agregam vendas e produtividade à empresa — como investimentos em marketing e transformação digital. Todavia, também existem custos não estratégicos, que devem ser reduzidos ou eliminados do negócio.
Neste caso, a automação de processos é uma grande aliada da redução de custos não estratégicos. Por exemplo, ela ajuda a reduzir gastos com falhas, desperdícios, burocracia e mão de obra desnecessária, tornando a empresa mais “enxuta” e bem direcionada. Isso implica diretamente melhores margens, mais lucro e retorno sobre investimento.
5. Maior inteligência competitiva
Toda empresa lida com competidores, sejam concorrentes diretos, produtos substitutos e/ou ameaça de novos entrantes. Negligenciá-los pode custar caro, pois pode reduzir a participação de mercado e o prestígio da marca junto aos consumidores. O melhor, aqui, é competir de maneira inteligente — e a tecnologia de automação ajuda muito.
Bons softwares automatizam a coleta, a organização e a análise de grandes volumes de dados, sejam internos ou externos, de modo que a empresa conta com relatórios gerenciais que subsidiam melhores decisões. Assim, torna-se mais fácil superar a concorrência.
Quais as ferramentas de automação de processos?
Existem muitos softwares de automação de processos, dependendo da área em que você deseja trabalhar. Por exemplo, gestão de pessoas, atendimento ao cliente ou administração de projetos, assim como gestão de despesas e controle de viagens corporativas.
Na hora de selecionar um software, é importante ter atenção a três coisas: seus módulos, isto é, recursos que podem ser aplicados ao trabalho, seu fornecedor, que será um parceiro essencial à adoção e ao uso da tecnologia, e a relação custo-benefício da tecnologia.
Nossos softwares Argo Travel e Argo Expense são bons exemplos disso. Eles permitem, respectivamente, o controle de viagens corporativas e a gestão de despesas reembolsáveis, construindo fluxos de trabalho mais inteligentes, autônomos e bem-sucedidos.
Veja, agora você está por dentro do assunto, sabe o que é automação de processos e quais são seus principais benefícios. Lembre-se de que a automação pode tornar sua empresa mais ágil, precisa, estratégica e inteligente, permitindo o alcance de resultados superiores à média. Há diferentes softwares de automação, como as tecnologias Argo Travel e Argo Expense.
E então, gostou do artigo?! Aproveite para entrar em contato para conhecer mais das nossas soluções e descobrir como podemos ajudar a automatizar sua empresa. Vamos lá!
