Realizar uma boa gestão de viagens corporativas é um procedimento de extrema importância para que tudo saia como planejado. Além disso, viajar a negócio é um investimento que necessita de tecnologia quando se trata de automatização de tarefas. Foi pensando em ajudar você com isso que desenvolvemos este guia rápido com os principais passos para otimizar processos ao viajar a trabalho.
Confira a seguir o conteúdo completo!
1. Procure uma empresa especializada
O primeiro passo para otimizar processos durante uma viagem corporativa é buscar agências especializadas nesse serviço. Essas empresas são experts em auxiliar gestores, como você, com o reembolso de despesas das viagens. Elas dominam todo o assunto sobre as práticas do setor de reembolso e fazem a diferença para a redução de custos e a otimização de processos, além de facilitarem parcerias com hotéis, companhias de transporte aéreo e restaurantes.
Algumas dessas empresas oferecem atendimento emergencial 24 horas para que as viagens tenham o suporte necessário a qualquer hora do dia. Essa assistência ajuda o gestor a evitar contratempos e garante uma maior segurança aos colaboradores.
2. Modernize procedimentos para otimizar processos
Lembre-se sempre de que vivemos em um mundo mais digital a cada momento e que tudo fica mais fácil quando utilizamos a tecnologia a nosso favor. Assim, busque ferramentas e aplicativos digitais para realizar uma gestão de viagens mais assertiva. Empresas especializadas no assunto costumam oferecer softwares capazes de realizar todo o trabalho duro por você. Por meio dessas ferramentas, é possível armazenar e organizar notas fiscais e controlar os gastos dos seus colaboradores, por exemplo.
3. Invista na segurança dos viajantes
Investir na segurança dos seus colaboradores é um procedimento indispensável para assegurar o sucesso e o cumprimento de todos os objetivos da viagem. Garantir que os viajantes estejam protegidos trará conforto a todos, além de reduzir custos para a empresa. Para tanto, ter um bom planejamento da viagem é essencial, pois, dessa forma, você se certifica de que cada etapa será corretamente concluída, sem causar danos ou prejuízos.
Contrate também um seguro de viagem para garantir a integridade dos viajantes e, assim, colaborar para a saúde física e psicológica de todos. Além disso, é importante escolher boas localizações de hospedagens para que os viajantes não corram os riscos inerentes a locais de baixa qualidade.
4. Fique atento às exigências legais
Diversos países cobram como exigência legal a documentação correta para embarcar. É imprescindível que os seus colaboradores sejam orientados em relação a esses momentos em que os documentos são exigidos para não perderem a viagem. Portanto, fique atento à necessidade de obter vistos para os viajantes e à validade do passaporte. Existem também certas autorizações nas quais você deve ficar antenado para embarcar em alguns países, como vacinas e seguro viagem.
Além desses 4 passos necessários para otimizar processos em viagens corporativas, é necessário reforçarmos que um planejamento bem estruturado é essencial para obter bons resultados. Execute com eficiência cada passo citado para alcançar os objetivos da viagem. Assim, você facilita a gestão e organiza melhor os seus colaboradores.
Gostou deste post?
Então compartilhe-o nas redes sociais e mostre que entende de viagens corporativas!
