Investir em uma viagem corporativa traz diversos benefícios para seu negócio, como a expansão dos horizontes da sua marca e a captação de novos clientes. Mas, antes de embarcar a sua equipe em um voo, você deve contar com uma boa política de viagens para que seu planejamento dê certo.
Você sabe o que é uma política de viagens? Entende o que esse documento deve conter e como deixar as informações claras para que ela não se torne uma dor de cabeça para os viajantes? Se não, está na hora de descobrir!
Continue a leitura e entenda quais são as informações mais relevantes para criar uma política de viagens eficiente!
O que é a política de viagens corporativas
A política de viagens é o documento oficial que disserta sobre todos os parâmetros preestabelecidos para o embarque a negócios realizados pelos funcionários da sua empresa. Nela, constam todas as regras acerca da compra de passagens áreas, gastos de deslocamento, alimentação e estadia em hotéis, por exemplo.
Existe uma grande tendência nas maiores empresas do mercado quanto a políticas menos rigorosas, em que o gestor contribui para que elas não se tornem um problema durante a viagem. Afinal, quando essas regras são bem elaboradas, elas garantem o conforto dos viajantes, proporcionando bem-estar e segurança durante o deslocamento, além de estarem adaptadas às necessidades da empresa.
A importância de uma política de viagens corporativas
A política de viagens traz uma série de benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador. Isso porque ela esclarece todas as regras, incluindo direitos e deveres dos trabalhadores quando estão em trânsito.
Com isso, o colaborador se sente mais tranquilo ao longo da viagem. Afinal, ele sabe o que é permitido ou não, podendo seguir as regras para evitar qualquer problema com a empresa. Além disso, ele também entende o que deve ser feito para garantir o reembolso das despesas, por exemplo, ou como lidar com os principais imprevistos que podem surgir ao longo do caminho.
Já para a empresa, a política de viagens ajuda na gestão de despesas corporativas. Ela determina qual o orçamento da viagem e como ele deve ser utilizado por parte do colaborador, evitando surpresas. Também estabelece todos os processos relacionados à viagem, desde o seu planejamento até a conclusão, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e eficiente por parte de todos os envolvidos.
As 11 melhores dicas para implementar uma política de viagens
Durante o desenvolvimento da política para viagens, você deve prefixar regras para seus colaboradores, de maneira a não gerar problemas durante a estadia. A seguir, estão as 11 maiores dicas para implementar essas normas por meio de um planejamento eficiente e visando atender os objetivos programados. Confira!
1. Oriente a sua equipe
Para garantir a construção de uma boa política de viagens, é essencial que todos os envolvidos estejam cientes. Dessa forma, é importante orientar a equipe tanto sobre a construção desse documento quanto sobre as regras e exigências que estão contidas nele.
Desde o início, converse sobre os fluxos de solicitações a serem realizados para que a viagem corporativa ocorra, assim como as outras exigências antes, durante e depois da viagem. Aqui, vale destacar a importância de também conversar sobre custos e reembolsos relacionados à viagem. Afinal, para uma boa gestão de despesas, é importante que o colaborador saiba qual o orçamento destinado à viagem e como funciona o processo de reembolso dos gastos efetivados nesse período.
É imprescindível que todos estejam de acordo com a norma e que isso seja detalhado em uma conversa, evitando interpretações equivocadas. Dessa forma, aproveite o momento para explicar a política e pedir feedbacks e sugestões de melhoria para a equipe.
2. Certifique-se de que todos estejam seguros
Uma viagem corporativa envolve riscos para a empresa e os colaboradores. Dessa forma, é importante que você busque meios e estratégias eficientes para proteger os funcionários e garantir que todos estejam seguros.
Uma boa prática nesse aspecto é incluir, na sua política de viagens, um seguro. Com isso, diante de qualquer imprevisto, você garante a proteção do colaborador e da empresa. Afinal, é importante ter em mente que sua empresa é responsável pela integridade de todos e que a garantia de um retorno confortável deve ser estabelecida.
Propor o preenchimento de formulários digitais que forneçam telefones de contato para qualquer emergência também é uma ótima ideia para garantir uma boa viagem.
3. Defina um orçamento adequado
A viagem corporativa faz parte da gestão de despesas do seu negócio, não é mesmo? Portanto, é importante que você estipule os valores para os gastos com alimentação, hotéis e passagens de avião. Com isso, é possível se planejar com eficiência e cumprir os objetivos da viagem da melhor forma possível.
Nesse aspecto, também é importante estabelecer uma boa política de reembolso e prestações de contas, orientando os colaboradores sobre as melhores práticas nesse aspecto. Mantenha todos os itens da política de viagem bem detalhados para todos os colaboradores, a fim de evitar embaraços. Lembre-se de que você deve proporcionar conforto, mas não bancar luxos individuais.
4. Contrate uma boa agência de viagens
A sua política de viagens pode abrir espaço para a contratação de uma agência especializada. Afinal, existem agências de viagens que oferecem um serviço de qualidade e com transparência, sempre pensando na experiência positiva dos seus funcionários e no melhor para o seu negócio.
Para isso, tenha em mente que a agência deve trabalhar no sentido de reduzir e controlar os gastos da viagem corporativa, otimizando os custos sem comprometer o conforto dos viajantes. Para exercer o trabalho com eficiência, ela deve conhecer a realidade da sua empresa, sendo capaz de ajudar você durante a elaboração ou na atualização da sua política de viagens.
5. Escolha colaboradores com o perfil adequado
Escolher os funcionários que participarão da viagem é uma etapa delicada, pois eles representarão sua empresa no destino escolhido. Assim, você deve procurar por aqueles colaboradores que apresentem o perfil correto.
Eles não podem estar insatisfeitos com algum parâmetro da política de viagens e devem ser bem orientados durante os preparativos de embarque. Além disso, é necessário garantir que o colaborador tem disponibilidade para realizar a viagem na data programada e as competências necessárias para lidar com a situação de trabalho que enfrentará.
Agindo dessa maneira, você garantirá que o trabalho será bem-feito, além de que os objetivos serão cumpridos dentro dos prazos estabelecidos.
6. Considere os limites da sua corporação
Respeitar os limites da sua empresa envolve a compreensão de todos os processos para que a política de viagens seja compatível com suas necessidades. Essas barreiras podem ser de natureza financeira, logística, estrutural ou mesmo pessoal.
Tenha em mente que esses fatores devem ser respeitados para que a viagem ocorra sem empecilhos técnicos e para que você cumpra com as metas estabelecidas. Você deve imaginar qual é a proporção de trabalho que esse investimento pode acarretar e se sua empresa pode arcar com isso.
7. Planeje-se com antecedência
Outro elemento que deve fazer parte da política de viagens da sua empresa é a necessidade de um planejamento prévio. Afinal, quando você se programa, é possível reduzir os gastos com a viagem e buscar os meios mais eficientes de atingir os objetivos propostos durante esse tempo.
Portanto, programe-se com tempo de sobra. Tudo o que é feito com pressa fica propício a dar errado. Por isso, antecipar seu planejamento vai ajudar você a encontrar os melhores trajetos e estadias em hotéis, além de ser mais fácil realizar o orçamento completo de todas as despesas. Essa atitude evitará riscos, imprevistos e gastos extras para os viajantes.
8. Identifique as necessidades da empresa
Não é toda política de viagens que será benéfica para a organização. O gestor deve estudar o perfil e as características do negócio para elaborar a política de forma que melhor satisfaça suas necessidades.
Para isso, reúna-se com os colaboradores e demais líderes para coletar opiniões sobre suas experiências de viagens, como são as reuniões feitas com clientes, quais cláusulas são justas ou não, entre outros.
Por exemplo, veja com a equipe se eles preferem alugar veículos no local de destino ou se não há preferência pelo transporte utilizado, qual é o orçamento razoável para cada despesa na viagem, etc. Com essas informações, você poderá atender as necessidades da empresa e dos viajantes simultaneamente.
9. Molde a cultura organizacional
Quando os funcionários estão acostumados a efetuar viagens corporativas sem uma política, eles podem encontrar uma certa resistência na adoção das novas regras. Essa questão é solucionada adotando uma cultura organizacional adequada.
O ideal é que ela seja voltada à inovação, o que faz com que os colaboradores fiquem mais empolgados com mudanças na empresa capazes de torná-la mais organizada, eficiente e otimizada, bem como estejam abertos à utilização de soluções tecnológicas na sua rotina.
Algumas técnicas que podem ser usadas para mudar a cultura organizacional são:
- realizar reuniões para explicar como a política de viagem corporativa será vantajosa;
- contratar talentos que já estejam abertos à adoção de mudanças e tecnologias;
- adotar um bom onboarding para que novos colaboradores se adaptem rapidamente à cultura;
- alinhar os líderes de outras áreas da empresa, já que eles são responsáveis por motivar suas respectivas equipes a adotar a nova cultura;
- reconhecer os esforços e oferecer recompensas aos colaboradores que aderirem às mudanças do negócio.
Uma das ideias mais importantes que você deve ter em mente é que a política de viagens corporativas é uma aliada dos seus colaboradores e não um empecilho ou algo que os limite. Proporcione conforto, mas respeite a sua corporação.
10. Envolva os stakeholders
É importante envolver desde a alta administração até os colaboradores com menor poder decisivo no processo de elaboração da política de viagens. Afinal, todos podem ser afetados pela nova política e ter soluções eficientes para os principais problemas enfrentados nesse momento.
Está em dúvida sobre quem não pode ficar de fora dessa etapa? Veja uma lista de stakeholders que devem ajudar na construção desse documento:
- diretor executivo (CEO): principal tomador de decisões no negócio, ele deve conhecer a importância da política, suas vantagens e contribuir com informações gerais sobre a empresa;
- gerente financeiro (CFO): esse profissional oferece conhecimentos valiosos quanto aos limites de custos, de reembolsos, controle dos gastos e outros aspectos;
- gerente de RH: garantirá a adoção da política pelos colaboradores, sua satisfação e bem-estar;
- travel manager: entende mais sobre as viagens, KPIs, negociação com fornecedores, imprevistos em viagens, entre outros conhecimentos relacionados, sendo um dos profissionais que mais agregará à elaboração da política;
- viajantes: como são os principais atores das políticas de viagens, suas opiniões são relevantes para assegurar que eles cumpram o que impõe o documento.
11. Use a tecnologia a seu favor
Por fim, vale destacar que a tecnologia pode ser a maior aliada não apenas da criação da sua política de viagens, mas também da gestão de todo o processo ao longo do tempo. Afinal, já existem softwares especializados na gestão de viagens corporativas e no reembolso de despesas para que tudo seja realizado de forma simples, rápida e eficiente, otimizando os recursos da sua empresa.
Portanto, busque essas soluções para agregar ainda mais valor a todo o processo de gestão da sua empresa. Vale lembrar que, nesse momento, é importante contar com uma empresa especializada, capaz de oferecer as melhores soluções, alinhadas às suas necessidades. Dessa forma, você garante um melhor aproveitamento da tecnologia a seu dispor e garante a qualidade da gestão de despesas e da viagem corporativa como um todo.
Por que ter uma política de viagens corporativas bem definida
Uma política de viagens bem definida ajudará a empresa a economizar em diversos sentidos, principalmente no que se refere aos gastos desnecessários, os quais podem afetar negativamente o fluxo de caixa do negócio e até mesmo inviabilizar futuras viagens — até as mais importantes, que podem fazer toda a diferença para o sucesso da empresa.
Quando um empreendimento entende como seus recursos estão sendo usados e para onde estão sendo direcionados, é possível traçar estratégias que garantem o melhor uso deles.
As razões para fazer uma padronização da política de viagens corporativas
Se você ainda não se convenceu da importância de ter uma política de viagens bem definida na sua empresa, saiba que está correndo o risco de perder dinheiro. Como não é isso que queremos para você , selecionamos as principais razões para você parar agora o que está fazendo e padronizar a política de viagens do seu negócio. Vamos lá?
Transparência na comunicação com a equipe
A criação de regras para as viagens da empresa precisa de constantes reuniões das equipes para realizar aprovações e melhorar o controle de gastos. Quando há uma política clara, a tomada de decisão torna-se mais fácil, uma vez que há uma comunicação mais transparente entre os colaboradores e líderes.
Com isso, você pode até mesmo criar um documento informando todas as regras e disponibilizá-lo aos viajantes. Dessa forma, evita-se o desencontro de informações, mal-estar entre as equipes e dúvidas mal respondidas. Nessa política de viagens corporativas, você definirá:
- os valores diários com alimentação;
- compra de passagens aéreas;
- gastos com transportes;
- prazo para envio de relatórios à empresa, entre outros dados que achar importante.
Percebe que até aqui muitos conflitos podem ser evitados? Uma comunicação transparente faz toda a diferença para manter um bom clima organizacional.
Evita gastos desnecessários
Já falamos um pouco sobre os gastos desnecessários, mas, ainda assim, é importante ressaltar essa questão. A política de viagens corporativas ajuda a controlar, de maneira eficaz, todos os processos e dados que envolvem a operação.
Isso porque ela contribui para que as regras sejam realmente cumpridas, reduzindo as chances do profissional extrapolar nos gastos sem intenção. Além disso, pode-se estipular a necessidade de escolher por passagens e hospedagens que oferecem um melhor custo-benefício, permitindo que o colaborador viaje de maneira segura e sem prejudicar o seu bem-estar durante a missão.
Com isso, a empresa economiza e tem a possibilidade de direcionar esses recursos que “sobraram” para outra estratégia ou setor. Convenhamos, isso soa como música aos ouvidos de qualquer gestor, concorda?
Aumento da eficiência
Quanto tempo você já gastou ao dedicar horas e horas do seu trabalho para conferir relatórios de viagens? Pois bem, nesse sentido, a política de viagens corporativas aliado a uma ferramenta de gestão ajudarão a otimizar esse processo, uma vez que ficará mais fácil identificar não conformidades e comunicar o profissional sobre essa questão.
Além do mais, com os dados das últimas viagens em mão, fica muito mais fácil prever e programar os custos das próximas, aumentando, assim, a eficiência do trabalho do gestor.
Como você pode perceber, a política de viagens corporativas é um processo essencial para que tudo ocorra da melhor forma possível. Com essas dicas, você é capaz de criar e implementar uma política de qualidade, alinhada às necessidades da sua empresa e dos colaboradores que viajarão. Vale lembrar que a tecnologia pode ser a sua maior aliada em todo esse processo, auxiliando com a geração de insumos para a criação da política e com a gestão da viagem como um todo.
A Argo conta com as melhores soluções em gestão de viagens e softwares de reembolso de despesas. Conte com a nossa ajuda e torne as viagens corporativas muito mais econômicas e eficientes. Entre em contato com a gente agora mesmo e conheça nossos serviços! Acredite, você não vai se arrepender!
