Empresas que investem em viagens B2B (business-to-business) com certeza encontram mais oportunidades no mercado e conseguem ter parcerias mais sólidas. Mas também é crucial fazer uma boa gestão das viagens corporativas para maximizar as vantagens desse investimento, já que você conseguirá reduzir os custos, otimizar os processos e ampliar os resultados.
Há estratégias específicas que devem ser aplicadas para que seu negócio consiga fazer uma gestão otimizada e aproveitar os benefícios citados. Quer saber quais são elas? Listamos e explicamos as principais abaixo!
Crie uma Política de Reembolso de Despesas
Durante viagens, é possível que os colaboradores tenham que usar dinheiro do seu bolso e, nesse caso, a empresa deve reembolsar o funcionário de seus gastos.
É para tornar essa situação mais justa, organizada e padronizada que deve ser elaborada uma Política de Reembolso de Despesas, documento que traz um conjunto de regras e normas que ditam como será feito o reembolso. Alguns exemplos de tópicos que essa política deve conter são:
- que documentos são usados para comprovar as despesas;
- prazo para que a empresa faça o pagamento;
- forma que será feita a prestação de contas;
- quais despesas podem ser reembolsadas;
- prazo para fazer o pedido de reembolso;
- os limites de valores para reembolso;
- como o reembolso é solicitado; entre outros.
Estruture a gestão de viagens corporativas
Os gestores devem estruturar de forma detalhada como será feita essa gestão no campo prático. Por exemplo, você deve definir uma política de viagens com todos os parâmetros que dizem respeito ao deslocamento dos colaboradores, o método para reserva de hotéis e para compra de passagens, entre outros tópicos.
Outros exemplos de elementos que precisam ser definidos na estruturação da gestão são o orçamento necessário para as viagens, os colaboradores responsáveis por gerenciar essa atividade e aprovar viagens e como as informações serão registradas.
Conte com a tecnologia
A tecnologia pode ser usada para otimizar e aumentar a eficiência de várias atividades das empresas, e isso também se aplica à gestão de viagens corporativas. Com uma solução especializada — como a Argo Travel —, a empresa observará vantagens como:
- possibilidade de criar uma política de viagens mais facilmente;
- controle mais amplo das despesas e do orçamento;
- comunicação entre os colaboradores é aprimorada;
- as áreas poderão se tornar ainda mais integradas;
- várias atividades manuais serão automatizadas;
- controle total dos viajantes, voos e mais.
Conscientize os colaboradores
De nada adiantaria criar regras se elas não serão seguidas à risca pelos colaboradores, sejam eles os responsáveis pela gestão das viagens ou os viajantes.
Por isso, divulgue a Política de Viagens e a Política de Reembolso de Despesas ao pessoal, entregue cópias ou deixe à disposição para que todos realizem consultas. Além disso, faça reuniões para explicar os detalhes desses documentos e sempre deixe um canal aberto para tirar as eventuais dúvidas do pessoal.
Com as nossas dicas, as viagens B2B terão um retorno ainda maior para sua empresa, mas para aplicar essas ações é necessário que todos os líderes também conheçam a relevância de aplicá-las. Assegure que todos saibam os benefícios de organizar essa gestão e estejam alinhados com o mesmo objetivo.
Modernize a gestão de viagens corporativas e aumente sua competitividade! Entenda por que contar com a tecnologia nessa área é mais importante do que muitos imaginam!
