Investir em tecnologia é fundamental em qualquer negócio. No caso de empresas que trabalham com muitos pedidos de reembolso, é fundamental para o gestor ter em mãos um software de automação financeira. Caso você não saiba, aplicativos desse tipo fazem tarefas burocráticas em pouco tempo e sem muito esforço.
Deseja automatizar a sua gestão de viagens corporativas? Não se preocupe, você está no lugar certo. Desenvolvemos este texto para ajudar você a compreender as principais vantagens da automação financeira em viagens corporativas. Então, confira o conteúdo completo!
O que é automação financeira
Automatizar a área de finanças significa utilizar tecnologia para padronizar processos burocráticos e rotinas de trabalho financeiro. Isso vale desde as contas a pagar e a receber, até a gestão de cobrança e análise de relatórios de reembolso. Todas essas tarefas são feitas por meio de um ambiente digital e online.
Realizar uma gestão financeira de uma empresa é uma tarefa que exige dedicação. Utilizando um aplicativo automatizado, há a possibilidade de executar diversas tarefas manuais de uma maneira totalmente prática e eficaz. Lembramos a você que a gestão das finanças não admite erros e que corrigir falhas demanda tempo. Por isso, implantar um software de gestão pode ser a alternativa que estava faltando no seu trabalho.
Nesse sentido, a automação financeira tem como principal papel o alinhamento e a padronização do trabalho. Essa questão engloba desde as atividades operacionais e rotineiras até a geração e análise de relatórios financeiros complexos.
Por meio dessas ferramentas, dá para obter mais transparência no reembolso de viagens corporativas, pois todo o registro de gastos é centralizado em apenas uma plataforma e de maneira digital. Assim, é viável armazenar fotos de notas fiscais e comprovantes de gastos em um app de smartphone específico para esse fim, sendo que, no final da viagem, o processo de reembolso fica mais simples e transparente.
Além disso, essas ferramentas permitem que o gestor aprove os gastos dos colaboradores em tempo real, durante a viagem, o que otimiza o processo de gestão e a vida dos viajantes. Investir em um aplicativo desse tipo também significa apostar em uma maior segurança para todo o processo, já que as fraudes ficarão mais difíceis de ser realizadas.
As 6 vantagens e razões para investir na automação financeira
Confira, agora, as principais vantagens de se investir em automação financeira!
1. Centralização de dados
O primeiro benefício que devemos citar sobre automação financeira é a capacidade desses aplicativos em centralizar os dados em apenas uma plataforma. Isso significa que o gestor terá acesso a dados e relatórios financeiros na palma da mão, tudo isso de maneira organizada para poder realizar o seu trabalho adequadamente.
Dessa forma, fica mais fácil gerir adequadamente todas as entradas e saídas de investimentos e gastos, além de possibilitar o acesso às notas fiscais de uma maneira muito mais rápida e eficiente. É uma tendência do mercado que procedimentos manuais como esses desapareçam e que, cada vez mais, as empresas invistam em tecnologia para automatizar tarefas.
2. Maior segurança
Podemos afirmar que automatizar os processos financeiros traz maior segurança para a empresa. Por exemplo, se um gasto é feito, o valor da transação passa a ser armazenado automaticamente na plataforma, sendo que o comprovante fiscal daquela despesa deverá ser armazenado por meio de fotos.
Isso permite que o reembolso de despesas seja realizado com maior assertividade e de uma maneira a evitar golpes. Por mais complicado que pareça o fato de os próprios colaboradores cometerem fraudes no reembolso corporativo, os softwares de gestão conseguem mitigar o problema.
Além do mais, a centralização das informações e a automatização das finanças contribuem para uma maior agilidade e eficiência dos processos, a fim de evitar erros manuais humanos. Essa característica confere mais segurança à gestão, garantindo também o grau de assertividade das atividades.
3. Economia de recursos
Como citamos anteriormente, sistemas de automação financeira conseguem enxugar e aumentar a eficiência de todos os processos. Ou seja, funções que eram anteriormente realizadas manualmente a ações específicas passam a ser geridas por meio de um aplicativo.
Isso significa que, com o armazenamento mais seguro dos dados e os processos sendo feitos automaticamente, a organização fica menos suscetível a erros e a possíveis prejuízos.
4. Aumento de produtividade
Na mesma linha de raciocínio do tópico anterior está o aumento de produtividade por meio da automação financeira. Aplicativos de gestão conseguem aumentar a produtividade de toda a equipe, pois os colaboradores terão o tempo de trabalho otimizado, podendo, inclusive, se dedicar a tarefas mais complexas de nível estratégico.
5. Minimização de erros
Como dissemos, colocar sistemas automatizados para realizar diversas tarefas do setor financeiro é um investimento capaz de minimizar, e muito, os erros. Dependendo da solução contratada, é possível programar repasses de valores aos colaboradores, gerar relatórios automatizados e diversas outras tarefas que podem causar erros operacionais, caso manualmente.
6. Acompanhamento em tempo real
Também foi dito que, por meio dessas ferramentas, os gestores conseguem acompanhar em tempo real os gastos dos colaboradores durante as viagens corporativas, por exemplo. Mas, muito além disso, também se pode verificar o que acontece com o dinheiro da empresa no geral.
De acordo com o tipo de software contratado, é possível verificar o volume das vendas e se o valor transferido está certo, além das despesas corporativas. Essas funções também podem ser separadas por períodos, o que contribui ainda mais para a gestão.
Agora você sabe que ferramentas especializadas na automação financeira auxiliam bastante em diversos pontos do processo de gestão. Quando falamos em gestão de reembolso corporativo e viagens a negócio, não podemos deixar de destacar as soluções que a Argo oferece aos seus clientes.
Nosso software de gestão para despesas reembolsáveis oferece toda a centralização e automação que o seu negócio precisa. Ao optar pelos nossos aplicativos, as viagens corporativas nunca mais serão as mesmas, e o processo de reembolso aos colaboradores será totalmente otimizado.
Não esqueça que somos referência em toda a América Latina quando se trata de softwares para gestão de despesas reembolsáveis. Invista na automação financeira da sua empresa por meio da nossa solução!
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