Como calcular diárias de viagem a trabalho é uma atividade frequente em uma empresa que investe em viagens corporativas. Porém, existe uma forma de fazer calcular que garante que os valores sejam adequados para o negócio, permitindo que o funcionário cumpra sua função e a empresa mantenha suas contas equilibradas simultaneamente.
Não confunda diária com despesa de viagem, enquanto a primeira é um valor pago diariamente ao colaborador enquanto ele está viajando, a segunda é uma compensação dos gastos que o colaborador teve que arcar durante a viagem.
Quer saber como calcular a diária de viagem corretamente? Então leia este artigo e aprenda!
Como calcular diárias de viagem a trabalho?
Primeiro, entenda que a empresa não pode cobrar a prestação de contas das diárias dos funcionários, ou seja, que eles justifiquem cada compra. O valor entregue é entendido como ideal para aquela viagem e o colaborador pode ficar com excedente.
Isso não deve ser visto como algo prejudicial ao negócio, já que também serve como um incentivo para que o colaborador economize, além de aumentar sua satisfação caso ele consiga manter o excedente.
Com isso em mente, veja como calcular as diárias a seguir.
Conheça a legislação
O §2º do art. 457 da CLT informa que os pagamentos feitos em razão de diárias para viagem não integram a remuneração do funcionário. Isso significa que o valor não será usado como base de incidência para encargos trabalhistas e previdenciários.
Saiba que a norma que afirmava que as diárias superiores a 50% do salário do colaborador integram o salário foi revogada pela Reforma Trabalhista de 2017 (Lei 13.467/17). Ou seja, não há mais limite legal para pagamento de diárias de viagens.
É possível que ainda existam debates judiciais sobre o assunto. Alguns tribunais podem decidir que diárias acima integram salário, enquanto outros juízes entendam que não.
Outro detalhe diz respeito às horas extras relacionadas às viagens a trabalho, sendo que a legislação trabalhista estabelece fundamentos claros sobre o assunto. Você pode saber mais sobre horas em viagens lendo nosso artigo que ensina como reduzir esse custo.
Pesquise sobre o destino
Em casos de viagens internacionais, é necessário ficar atento aos valores do câmbio da moeda usada no local de destino. Mesmo que sua empresa tenha reservas em Dólar ou Euro, é possível que o país de destino utilize outra moeda.
Outro ponto importante diz respeito aos custos do local. Por exemplo, Nova York tem custos de alimentação excepcionalmente maiores em relação a São Paulo, enquanto viagens para o norte do Brasil costumam ter refeições mais baratas.
Liste as despesas
Faça uma lista de todas as despesas que serão necessárias considerando o câmbio e as qualidades específicas do local de destino (conforme explicado anteriormente). Exemplos de gastos são:
- passagem de avião mais taxas;
- diárias de hotel, pensão ou outro tipo de hospedagem;
- alimentação;
- seguro viagem;
- telefone;
- lavanderia;
- ingressos para eventos corporativos;
- transporte, que pode ser aluguel de carro, táxi, viagens com aplicativos ou uso de transporte público; entre outras despesas.
Encontre a média de gastos
Pesquise os preços de cada uma das despesas no local de destino e encontre uma média dos gastos. Por exemplo, pesquise o valor da diária do hotel e os preços das refeições nos restaurantes próximos.
Informe ao colaborador os estabelecimentos e meios de transporte que foram usados como base para chegar ao valor de cada gasto. Assim, o funcionário sabe o que fazer para garantir que não extrapole a diária.
Lembre-se de combinar tudo com o colaborador. Se o profissional não quiser consumir no restaurante que foi indicado pela empresa, por exemplo, você poderá alterar o estabelecimento e atualizar o valor da diária para torná-la mais adequada à viagem, evitando problemas.
Calcule a diária da viagem
Nem todos os gastos serão feitos diariamente — como lavanderia, seguro e passagens —, some todas das despesas e divida pelos dias de viagem, o resultado será o valor da diária a ser entregue ao colaborador.
Elabore o orçamento
É interessante criar reservas para emergências, já que nem toda viagem ocorrerá conforme planejado pelo gestor. Também estipule o teto para as diárias da viagem de forma geral na política de viagens da empresa.
Revise o processo
Após a realização das viagens, analise os gastos dos funcionários e analise aspectos como:
- quem extrapola o teto da viagem com frequência;
- quem costuma economizar mais;
- quais destinos há maior dificuldade para calcular diárias;
- entre outros.
Com essas informações, você poderá criar orçamentos e planejamentos cada vez mais precisos e adequados tanto para o negócio quanto para os colaboradores.
Como deve ser feito o reembolso na prática?
É possível que a diária de viagem não seja suficiente para custear todas as necessidades do viajante e ele tenha que fazer alguns pagamentos por conta própria.
Essas despesas de viagens e o processo para que o funcionário consiga ressarcimento dos valores deve estar previsto na política de reembolso de despesas. Esse documento traz informações como:
- tipo de despesas que serão compensadas;
- prazo máximo para solicitação do colaborador;
- tempo de pagamento pela empresa;
- circunstâncias que geram o ressarcimento;
- limite de valores;
- exceções; entre outras.
Essa política de reembolso também deve ser eficaz e seguir passos específicos na sua elaboração para não gerar problemas à empresa.
É importante contar com um software adequado?
Agora que você entendeu como calcular diárias de viagem a trabalho, percebe que o processo exige tempo, pesquisa e atenção aos detalhes. Mas você pode torná-los mais prático, fácil e eficiente com um software criado para empresas que fazem viagens corporativas.
A implementação dessa tecnologia proporciona inúmeras vantagens, como:
- eliminação de falhas: o sistema não incorre em erros humanos;
- eficiência: várias atividades serão feitas de forma automaticamente;
- aumento da produtividade: com a automação, colaboradores e gestores poderão se dedicar às estratégias;
- segurança: informações são armazenadas em nuvem, tornando-as mais protegidas contra ataques de criminosos virtuais (hackers);
- mobilidade: tanto os funcionários como os gestores poderão usar o recurso de forma remota, melhorando a comunicação entre eles;
- escalabilidade: a empresa consegue aumentar suas atividades e atender clientes sem aumentar os custos na mesma proporção;
- integração: outros sistemas e áreas da empresa trocam de informações automaticamente com a tecnologia, eliminando a necessidade de enviar e-mails.
O gestor que sabe como calcular diárias de viagem a trabalho de forma eficiente e otimizada, tem uma boa política de reembolso e usa uma solução especializada consegue aproveitar todos os benefícios de viagens corporativas, minimizar seus custos e garantir a satisfação do seu pessoal simultaneamente.
Que tal conhecer as melhores soluções para quem precisa calcular diárias de viagem? Entre em contato com a Argo Solutions e saiba como eles poderão ajudá-lo!
