Uma viagem a trabalho pode ampliar o leque de oportunidades da sua empresa, podendo, por exemplo, atrair investimentos para potencializar os resultados. Por isso, poder contar com uma gestão de viagens eficiente é o primeiro passo para garantir que o trajeto saia como o planejado, seja para economizar nos gastos, seja para evitar fraudes no reembolso.
Nesse contexto, é importante estar por dentro de todos os direitos dos colaboradores em relação a esse empreendimento, além das responsabilidades e dos cuidados necessários à circunstância.
Foi para trazer à tona os principais pontos sobre o assunto “viajar para trabalhar” que desenvolvemos este texto, elucidando os tópicos mais relevantes que devem ser considerados em uma viagem a negócios. Confira!
Qual é a importância da legislação para viagem a trabalho?
É muito importante que gestores responsáveis pelas viagens corporativas estejam cientes do regime de leis trabalhistas, pois ele enquadra como horas extras todo o período de tempo exercido fora da carga horária e estabelecido entre empregadores e empregados.
Felizmente, a legislação é bem clara sobre viagens a trabalho. Ela estabelece que, para empregados com registro formal de hora, existe a obrigação, por parte da empresa, de realizar o pagamento do período extra. Resumindo, caso o seu colaborador registre o ponto eletrônico e faça viagens corporativas fora do expediente, você deverá pagar as horas extras.
Quais as consequências de não cumprir a legislação?
Descumprir as leis e praticar atos que podem causar prejuízos ao trabalhador é uma situação delicada para as empresas. Caso a empresa não assuma as responsabilidades, como fornecer os reembolsos e pagar as horas extras, podem ser aplicadas multas e outras penalidades previstas na Consolidação das Leis Trabalhistas.
Quais as responsabilidades da empresa em relação às viagens?
É muito importante que as empresas entendam todos os seus deveres quando o assunto é a viagem a trabalho. Isso é fundamental para não ficarem vulneráveis a processos trabalhistas e garantir o bem-estar dos funcionários para atender os objetivos corporativos.
Sendo assim, as principais responsabilidades da empresa são:
- ter medidas para apoio em caso de acidentes durante a viagem;
- arcar com os reembolsos e adiantamentos;
- avisar o funcionário previamente;
- arcar com as diárias de viagens;
- definir uma política de viagens.
Como deve ser feito o controle de horas em viagens a trabalho?
As horas trabalhadas durante uma viagem, obviamente, sempre devem ser remuneradas. Existem algumas maneiras de fazer isso, como solicitar o controle de pontos de forma remota por meio de um controle eletrônico.
Uma outra forma é organizar junto aos colaboradores um cronograma para ser seguido como, por exemplo, a contar da programação de um curso de capacitação que os funcionários vão frequentar.
Como fica o cálculo de horas extras?
O período de trabalho definido pela CLT é de 08 horas diárias e 44 horas semanais e não muda com relação às horas trabalhadas em viagens a trabalho.
Quando o trabalhador excede essa carga horária, ele tem direito a receber as horas extras, que são pagas da seguinte forma:
- dias comuns: valor das horas trabalhadas mais 50%;
- feriados ou dias de repouso remunerado: valor da hora trabalhada mais 100%.
Quais são as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis?
A empresa é obrigada a ressarcir os valores gastos na viagem a trabalho em determinadas situações, e isso deve estar claro e bem definido pela gestão. Para evitar transtornos, tanto as despesas reembolsáveis quanto as não reembolsáveis precisam ser informadas aos funcionários antes da viagem. Veja abaixo quais são elas!
Despesas reembolsáveis
As despesas reembolsáveis são aquelas relativas aos compromissos profissionais necessários para o trabalhador cumprir os objetivos estabelecidos.
Elas compreendem as necessidades básicas para a segurança, bem-estar e comodidade do funcionário. Além disso, elas sempre devem ser comprovadas por nota fiscal.
As despesas reembolsáveis são:
- deslocamento após chegar no destino;
- entrada em eventos corporativos;
- inscrição em eventos e cursos;
- deslocamento até o destino;
- seguro de viagem;
- alimentação;
- hospedagem.
Despesas não reembolsáveis
Os critérios para as despesas não reembolsáveis podem variar de acordo com a empresa. Geralmente, são gastos feitos pelo funcionário em benefício próprio, tais como:
- combustível para idas a locais fora da rota de trabalho;
- multas de trânsito contraídas durante a viagem;
- despesas adicionais no quarto de hotel;
- presentes para familiares e amigos;
- diversão nos horários livres;
- refeições intermediárias;
- taxa por perdas de voos;
- compras pessoais etc.
Por que os trabalhadores têm que arcar com alguns custos?
Como mencionado acima, algumas despesas não são reembolsáveis, ou seja, devem ser pagas pelo funcionário durante sua viagem corporativa.
Isso acontece porque só compete à empresa arcar com custos que envolvem diretamente o trabalho. Os custos pagos pelo colaborador estão listados no item anterior.
Como deve ser feito o pagamento dos valores reembolsáveis?
A Reforma Trabalhista trouxe mais flexibilização nas formas de reembolsar os funcionários pelos custos com a viagem a trabalho. Esse reembolso deve ser acordado entre empregador e empregado antes mesmo de a viagem acontecer. As quatro formas mais comuns de reembolso são as dispostas nos tópicos a seguir.
Pagamento prévio
Nesse caso, a empresa paga o valor que será gasto antes de o funcionário viajar. Pode-se, por exemplo, efetuar a compra das passagens e o pagamento da hospedagem.
Estabelecer valores diários
Outra maneira consiste em estabelecer valores diários para cobrir os custos. No entanto, se não for bem planejada, essa modalidade pode causar imprecisão nos gastos.
Adiantamento ao funcionário
Aqui, a empresa faz um adiantamento ao colaborador. Nesse caso, é preciso fazer uma previsão dos gastos, e o viajante deve apresentar os comprovantes do que foi gasto, efetivamente, assim que voltar de viagem.
Dessa forma, se o gasto for maior que o planejado, deve ser solicitado reembolso de custos ou fazer a devolução da quantia não utilizada. Aqui, cabe mencionar que não há legislação que estabeleça o prazo para a apresentação dos comprovantes ou para receber os valores reembolsáveis.
Política de reembolso
Essa é a forma mais comum (e mais interessante para a empresa) de reembolsar um funcionário. Neste caso, o reembolso vem da política interna da organização. Essa opção é a ideal, sobretudo, se as viagens a trabalho forem rotina na empresa.
Como proceder em viagens a trabalho durante o fim de semana?
Pela legislação trabalhista, o funcionário tem direito ao descanso semanal remunerado, independentemente de onde ele estiver, incluindo não fazer nenhuma atividade que se relacione ao seu cargo na empresa, ainda que seja durante uma viagem a trabalho.
Dessa forma, não importa onde o colaborador esteja, ele deve usufruir de seu descanso semanal, se ele ocorrer durante a semana ou no fim de semana. Para não haver dúvidas, é recomendável e importante que o dia de folga seja ajustado antecipadamente.
Quando a viagem é custeada em caráter de recompensa ao funcionário?
São exemplos de viagens a título de recompensa a viagem prêmio e a viagem de incentivo. Ambas são viagens comuns, mas que podem ter uma parte ou o total dos custos pagos pela empresa.
Nesses casos, não há fins empresariais com a viagem, aliás, o maior objetivo é fornecer um upgrade no descanso do colaborador que se empenhou visando conquistar uma meta. Além disso, muitas vezes, o próprio funcionário pode escolher a data da viagem, bem como o destino.
Quais são os direitos dos colaboradores em viagens a trabalho?
A hora extra exercida por um funcionário durante viagens corporativas equivale ao tempo a mais que ele precisou trabalhar durante o percurso. Assim, ele receberá um valor extra equivalente ao tempo em que trabalhou fora do horário comercial, mesmo se estiver viajando.
Em relação às diárias de viagens, um valor fixo poderá ser previamente estabelecido na política de viagens corporativas. Dessa maneira, o funcionário terá apenas esse valor para utilizar por dia. Caso as despesas ultrapassem essa quantia, será o colaborador que deverá arcar com elas.
O reembolso dos gastos feitos na viagem de trabalho também deve ser estabelecido por esse tipo de política interna. Por tudo isso, é fundamental que os gestores saibam da real condição da empresa para que possam definir as despesas que são reembolsáveis — já mencionadas.
Esses são os pontos mais importantes sobre as responsabilidades da empresa para com os colaboradores. Entretanto, é imprescindível que os próprios funcionários também apresentem boas práticas de comportamento para que tudo aconteça como o planejado.
Por exemplo, não extrapolar com as despesas reembolsáveis nem tentar fraudá-las, além de representar com seriedade a sua empresa. Assim, o relacionamento entre o negócio e os profissionais se mantém saudável e duradouro.
Quem viaja a trabalho tem direito a periculosidade?
Segundo previsto no artigo 193 da CLT e no artigo 7, inciso XXII da Constituição Federal, o direito ao adicional de periculosidade é concedido apenas ao trabalhador que exerce atividades penosas, insalubres ou perigosas.
Ainda de acordo com a lei, se enquadram nessas características o contato frequente com explosivos e inflamáveis em condições de risco acentuado, por exemplo. Dessa forma, o funcionário que viaja a trabalho — não exposto a riscos dessa natureza por causa da atividade profissional — não têm direito a receber o adicional.
Por que contar com um software de gestão para viagens?
Contar com ferramentas eficientes é extremamente necessário em qualquer tipo de gestão. Com o apoio da tecnologia, os processos que antes eram complexos e exigiam esforços se tornaram simples e produtivos, garantindo a excelência nos serviços.
Um exemplo disso é o uso de um software de gestão para viagens corporativas, com ele, você será capaz de administrar todo o processo na palma da mão — literalmente. Isso é possível graças a um aplicativo que facilita os procedimentos de reserva e armazena os comprovantes de pagamento, por exemplo.
A Argo disponibiliza um aplicativo altamente intuitivo, o Argo Travel, que facilita a realização de todos os processos que seriam feitos à mão. Com ele, você oferece a melhor experiência de uma viagem a trabalho aos seus colaboradores.
Além disso, o software da Argo permite um gerenciamento completo da jornada de trabalho na viagem, possibilitando a análise das solicitações do colaborador e o gerenciamento da rotina durante os compromissos, auxiliando em diversos aspectos, como:
- controle de solicitações;
- facilidade para prestação de contas;
- aplicativo mobile para cadastro de despesas;
- integração com processos de viagem;
- rateio e controle das despesas por centro de custo.
Ele representa a melhor alternativa para automatizar os processos burocráticos da viagem a trabalho e proporcionar mais comodidade e tranquilidade aos funcionários. Assim, eles poderão ser mais produtivos, alcançarão os objetivos esperados pela gestão, além de ficarem satisfeitos com o próprio trabalho.
Como você percebeu, a viagem a trabalho deve ser planejada de forma profissional para garantir os direitos dos funcionários e atingir os objetivos do negócio. Afinal, é um investimento capaz de render ótimos resultados, abrindo caminhos para o sucesso em um mercado extremamente competitivo.
Se você gostou do post e deseja saber mais sobre como aperfeiçoar a gestão de viagens a trabalho na sua empresa, não perca tempo! Entre em contato conosco e veja como podemos ajudar a alcançar seus objetivos!
