A menudo, el esquema Home Office – modalidad de de trabajo realizado en el hogar, también llamado trabajo remoto- es una alternativa para que las empresas continúen operando en períodos de crisis o cuarentena, como el que está experimentando Brasil y muchas otras regiones en el mundo, debido a la pandemia de coronavirus. Sin embargo, un administrador inteligente debe verlo como una oportunidad para invertir en la transformación digital de su empresa.
Básicamente, la transformación digital es un proceso en el que la empresa implementa tecnologías que permiten a los empleados comunicarse entre sí, con los clientes y con la empresa, incluso a distancia. En este artículo, le compartimos las principales tendencias tecnológicas para conseguirlo. ¡Acompáñenos!
Utilizar plataformas de comunicación interna.
Existen diferentes programas de chat que permiten a los empleados y gerentes comunicarse entre sí. Ejemplos de ellos son GoogleTalk, Hangouts, HiBox o incluso las herramientas más comunes, como Whatsapp.
Sin embargo, para garantizar una comunicación completa y transparente, debe utilizar un software de gestión específico para las necesidades de su empresa.
Por ejemplo: si su organización realiza muchos viajes de negocios, un programa útil para su rutina notifica automáticamente a los responsables de la aprobación de las solicitudes de gastos, detalla los servicios y brinda transparencia en la rendición de cuentas.
Este tipo de tecnología automatiza las operaciones burocráticas, acelera el intercambio de información y evita la confusión, como por ejemplo interpretaciones erróneas en la comunicación.
Diversificar los canales de atención al cliente.
Además de mejorar la comunicación interna, preste la misma atención los canales de comunicación con el cliente. Una forma de hacerlo es diversificar los canales de servicio, lo que también mejora la experiencia del usuario. Ejemplos de canales que se pueden crear son:
- Correo electrónico;
- Teléfono;
- Intercambio de mensajes directamente con del portal de la compañía;
- Redes sociales como Facebook, Instagram y LinkedIn;
- Promover negocios a través de Whatsapp.
Recuerde mantener siempre la calidad del servicio en todos los canales, entregando respuestas completas, rápidas y con un lenguaje apropiado.
Garantizar la accesibilidad remota de datos
Como sus empleados trabajarán en sus hogares, es importante proporcionar las herramientas necesarias para que tengan acceso a la información de la empresa.
Si su empresa ya tiene un sistema de gestión empresarial (ERP), es posible que ya ofrezca acceso al sistema al personal. Sin embargo, es necesario que utilice tecnología en la nube, es decir, servidores de terceros.
Finalmente, también use un sistema de gestión de gastos de viaje o financieros que permita una fácil integración con su ERP, asegurando el máximo control del personal de forma remota.
Hacer videoconferencias para reuniones y coordinaciones
Finalmente, a menudo es necesario reunirse con el personal para celebrar reuniones o alineaciones. En tales casos, es factible utilizar aplicaciones de videoconferencia, como Skype, Viber y Hangouts, y su personal solo necesitará un teléfono con cámara y acceso a Internet. Estas opciones también permiten reuniones con clientes.
Es muy importante preparar una buena infraestructura tecnológica como parte de un plan de contingencia y de continuidad del negocio de forma preventiva, es decir, llevarla a cabo con el objetivo de prepararse para tiempos de crisis. Pero la transformación digital también brinda ventajas a la empresa incluso en períodos normales: minimiza sus costos y mantiene la productividad incluso cuando el empleado está fuera de la empresa.
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