Conforme o tempo passa, as empresas bem-sucedidas tendem a aumentar seu conteúdo e suas atividades, tanto em âmbito produtivo quanto no setor de planejamento e gestão.
Independentemente do segmento de serviço da instituição, os desafios com o gerenciamento de dados e informações dos processos internos são fatores que tornam a tarefa administrativa mais complexa e desafiadora. Para ajudar nessa questão, o uso de ferramentas automatizadas — como os softwares que, entre outras coisas, faz a integração de sistemas — se tornou bastante comum dentro dos negócios.
Tais sistemas são capazes de realizar várias funções, como centralizar dados e otimizar trabalhos da equipe de gestão. Por conta disso, as empresas que não procuram investir nessa tecnologia acabam ficando para trás perante a concorrência devido à incapacidade de acompanhar as exigências e demandas do mercado. Para aquelas que já trabalham com algum tipo de software, vale a pena ressaltar que há como melhorar ainda mais as atividades do negócio integrando os sistemas.
Vale lembrar que, mesmo possibilitando vários benefícios, muitos empresários ainda não conhecem sobre o assunto. Se esse for o seu caso, saiba que preparamos este artigo contendo as principais informações sobre integração de sistemas. Continue a leitura e fique por dentro de tudo!
Quando é vantajoso optar pela integração de sistemas?
A princípio, é válido comentar sobre o que significa a integração de sistemas em uma empresa. Essa estratégia nada mais é que um formato de organização que visa unir todos os softwares em um só sistema ou até mesmo interligá-los por meio de outra ferramenta de gerenciamento. A esse respeito, qualquer acessório de gestão automatizada, seja ela do setor financeiro, de estoque ou de atendimento ao cliente, pode ser conectado a um só comando.
Seguindo essa ideia, a ferramenta principal que podemos citar é o conhecido Enterprise Resource Planning (ERP), que na tradução para o português significa Sistema de Gestão Integrada. Esse recurso foi criado para possibilitar a interação de vários departamentos da empresa, o que garante a otimização do trabalho administrativo e mais segurança sobre a proteção de dados da empresa. Por conta disso, os negócios que já investem nessa tecnologia saem na frente.
Imagine só um empreendimento no qual exista, para cada setor de serviço, um controle isolado de informações. Nesse caso, o trabalho de gestão acaba perdendo eficiência por conta da separação de dados e do aumento do fluxo de informações, que muitas vezes pode deixar o profissional confuso na hora de analisar uma determinada situação.
Mas será que optar pela integração de sistemas é sempre vantajoso? A resposta está na característica específica do seu negócio: quando não há um grande fluxo de informações e demanda de dados, pode ser que investir nessa estratégia seja um tanto inviável. Por isso, é importante avaliar a configuração de todos os seus sistemas e averiguar se realizar a integração permitirá que as atividades da empresa tenham uma maior produtividade.
Quais são os benefícios da integração de sistemas?
Como já foi previamente ressaltado, o investimento na integração de sistemas em um negócio pode melhorar de forma exponencial os resultados de todos os departamentos de gestão, possibilitando que a equipe possa obter ganhos com economia de tempo e trabalho. Para conhecer ainda mais sobre esse assunto, confira os principais benefícios possibilitados pela implantação dessa tecnologia!
Maior integração entre setores
Não apenas os sistemas ficarão integrados, mas os ambientes também. Isso é fundamental para todo empreendimento capaz de atender as necessidades do seu ramo de negócios. Assim, os serviços integrados propiciam a integração de seus setores, que terão um alinhamento mais preciso, com estratégias mais eficientes. Como consequência, os ambientes complexos e dinâmicos unificarão o fluxo de trabalho. Para que funcione, deve-se priorizar os serviços segundo as necessidades da empresa e, então, integrar os setores.
Aumento da produtividade
De início, uma vantagem muito importante que podemos citar com a integração de sistemas é o aumento da produtividade. Em casos como de um sistema de gestão de despesas e finanças da empresa conectado ao ERP, o operador é capaz de otimizar por completo as suas tarefas, pois todos os processos de monitoramento e análise de dados são simplificados, além de possibilitar que as informações sejam acessadas com maior eficiência.
Dessa forma, os funcionários não precisam mais armazenar em cada servidor as informações manualmente. Esses e outros recursos da integração permitem elevar bastante a produtividade da empresa.
Redução de erros
Outro fator que deve ser mencionado é a possibilidade de reduzir a incidência de erros. A esse respeito a duplicação de informações em sistemas distintos acaba gerando uma menor precisão. Isso aumenta as chances de erros e confusões na leitura de dados, pois o operador pode, por exemplo, não saber qual dos programas tem a atualização mais recente.
Dessa forma, pelo fato de os dados serem a base para tomar decisões e traçar planos de ação, é essencial que eles sejam confiáveis e precisos. Ao substituir o cadastro de conteúdos em softwares distintos e por colaboradores diferentes, é possível minimizar as chances de erro humano.
Mais qualidade nas decisões
Uma das vantagens geradas pela integração de sistemas que tem feito com que vários empreendedores se interessem por essa ferramenta é a obtenção de eficiência na tomada de decisão. Por meio dessa estratégia consegue-se detectar de forma mais clara os erros, bem como as possibilidades de organização e gerenciamento de cada tarefa.
Com os conteúdos centralizados em um único meio, cada operação tem efeito imediato e é repassado a todos os sistemas interligados. Esse fato permite diminuir, por exemplo, a ocorrência de análises incorretas pelos usuários. Assim, tudo é avaliado com mais clareza e precisão, permitindo que os colaboradores possam tomar decisões mais acertadas com base na análise correta das informações.
Redução de custos
Precisamos pontuar, ainda, sobre a vantagem de redução de custos referentes aos processos de gestão da empresa. Ao reunir todos os dados em um único sistema, é possível otimizar o volume de informações e obter uma maior economia com armazenamento de arquivos da empresa. Outro fator está relacionado à necessidade de contratar poucos profissionais para operar alguns departamentos da instituição, pois com a integração consegue-se otimizar o trabalho e garantir maior economia.
Quais são os passos para garantir uma integração de sistemas eficiente?
Mas para garantir que a integração entre os sistemas seja a melhor possível, é preciso seguir alguns passos. Os mais importantes podem ser conferidos a seguir!
Defina o tipo de integração de sistema
Antes de mais nada, defina o tipo de integração necessária para atender às suas necessidades. Existem quatro tipos mais conhecidos, analise cada uma e defina qual deles mais se encaixa nas suas necessidades!
1. Banco de dados
Aqui, vários sistemas utilizam o mesmo banco de dados, tendo acesso simultâneo às informações requeridas no desempenho de suas funções. Para ser implementado, é preciso usar um software que extraia informações que são compartilhadas com o banco de dados. O profissional que faz a extração de dados é o Database Administrator (DBA). Para que ele faça a integração, será necessário conceder um acesso a informações confidenciais. Por isso, segurança e confiança são aspectos importantes na escolha do DBA.
2. Dados eletrônicos
Por meio do compartilhamento de dados eletrônicos, diferentes softwares exportam dados entre eles, abrindo o caminho para uma troca rápida das informações. Além disso, é possível realizar a importação das informações, característica que permite que um sistema solicite dados ao outro se for preciso. Um pouco mais complexo que o primeiro tipo, este requer um software que funcionará como um tradutor universal. Seu sucesso depende de uma gestão eficiente do mecanismo de integração, que importa e exporta dados entre os sistemas.
3. Plataforma iPaaS
A plataforma automatizada de integração de sistemas iPaaS (Integration Platform as a Service) é uma solução que fica armazenada na nuvem e conecta aplicativos e softwares que estão em ambientes diferentes. Na prática, ela é utilizada por empresas B2B (business to business) que desejam integrar seus sistemas e seus dados locais com os dados já presentes na nuvem.
4. Interface API
Esse tipo de integração de sistemas é mais moderna e mais utilizada hoje em dia. Ela usa uma API (Application Programming Interface, em português, interface de programação de aplicações) para fazer a comunicação entre os softwares permitindo a troca de dados sem uso de intermediários, já que funciona como uma ponte, ligando as aplicações. O resultado é uma integração de sistemas feita com sigilo, extremamente ágil e muito eficaz.
Evite opções paliativas e priorize soluções definitivas
Ainda que saibam as maneiras mais eficazes de integrar sistemas, muitos gestores ainda se sentem tentados a buscar soluções de integração muito rápidas, baratas e muitas vezes temporárias. No entanto, como é facilmente percebido, elas não costumam ser muito eficazes, e, além disso, podem sair ainda mais caras.
Dessa forma, ao investir um pouco mais em medidas permanentes de integração de sistemas é sempre o mais viável. Além disso, os projetos precisam ser planejados e definidos segundo o propósito do negócio, sempre imaginando de que forma serão usados agora e futuramente.
Capacite a equipe para as configurações personalizadas
A integração de sistemas não pode ser realizada de maneira unidimensional. Isso porque, todo investimento precisa favorecer todos os funcionários envolvidos, direta ou indiretamente. Essa fase dependerá dos sistemas que a empresa utiliza e das informações que já estão associadas, as quais já são bem conhecidas pelos funcionários.
Assim, conhecendo bem os dados, pode-se fazer configurações personalizadas usando o tipo de integração escolhida, e baseadas nas metas definidas anteriormente. É fundamental que a equipe de TI esteja capacitada para realizar esse processo e, assim, consigam indicar as configurações requeridas para cada empresa, individualmente.
Avalie e prepare os dados da empresa
Os dados da empresa a serem integrados precisam ser avaliados e preparados adequadamente. Além disso, é fundamental organizar e disponibilizar os dados no melhor visando a sincronização entre os sistemas. Com base nos dados que a empresa reuniu por vários anos, consegue-se avaliar, medir e pensar em estratégias inovadoras para melhorar a sua marca.
É preciso lembrar que os dados são os bens mais valiosos da sua empresa e uma das principais razões pelas quais é preciso fazer a integração de sistemas. Dessa forma, é importante imaginar se um grande número de dados pode ser sincronizado no sistema escolhido e em qual frequência deverá ser feito.
Conte com uma boa infraestrutura de automação
Para melhorar a maneira de administrar os sistemas, o ideal é ter algum software de gestão que consiga automatizar determinados processos, sobretudo os mais repetitivos e escaláveis. Dessa forma, é possível reduzir custos de vários processos de diferentes sistemas e ainda desenvolver registros imediatos de todas as atividades que foram feitas.
Equilibre processos e sistemas em seu planejamento
Ao definir metas para a integração de sistemas, é bastante comum que certos gestores deixem passar despercebidos os processos atuais da empresa e mudem totalmente a maneira de todos trabalharem. É claro que refinar e fazer alterações é parte do processo de evolução de toda empresa, mas é preciso pensar em como isso afetará a produtividade e se isso é mesmo necessário.
Assim, priorizar a manutenção dos processos significa que sua equipe já estará adaptada a eles quando os sistemas estiverem integrados. No entanto, ao deixar de fazer as modificações você poderá perder oportunidades de inovar. Enfim, é preciso saber equilibrar as demandas para manter o desempenho durante o processo de integração.
Esperamos que o conteúdo apresentado, sobre os benefícios proporcionados pela integração de sistemas dentro da empresa, os passos para uma boa transição e todas as outras informações o ajudem no planejamento, gerenciamento e execução da integração de sistemas. Além disso, que você compreenda que essa é uma estratégia com potencial para elevar por completo a produtividade e a organização de um negócio.
Com isso, tem-se mais garantia de que todas as atividades, bem como decisões e metas, sejam feitas com maior qualidade e eficiência. Para isso, é fundamental poder contar com um auxílio com expertise nesse sentido, como a Argo, a melhor opção do mercado.
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