Uma política de reembolso bem planejada é essencial para qualquer empresa que deseja obter sucesso na gestão financeira em conjunto com seus colaboradores. Ela é a responsável por determinar os processos para restituição de valores pagos pelo seu colaborador e pode ser aplicada em diversas situações. No caso de viagens corporativas, por exemplo, essa política define as condições de reembolso para esse tipo de despesa, estipula prazos, limites e circunstâncias cabíveis.
Para dispor de uma política de reembolso eficiente, que traz bons resultados para as partes interessadas, é essencial que seja elaborada com muito planejamento e organização. Assim, ela se torna uma importante ferramenta de controle de gastos, resguarda os direitos de todos os envolvidos e identifica possibilidades de redução de custos.
Quer saber quais são os aspectos essenciais de uma política de reembolso eficaz, bem como os passos necessários para criá-la? Acompanhe a leitura!
Quais os aspectos essenciais de uma política de reembolso eficaz?
Cláusulas claras e compreensíveis
Criar cláusulas claras e compreensíveis é fundamental para uma política de reembolso eficaz, pois nada adianta ter uma ótima solução para as despesas corporativas e não saber esclarecer as regras aos colaboradores.
Todas as informações devem ser descritas de forma simples e objetiva, com uma linguagem de fácil compreensão, que permita o comum entendimento das partes envolvidas. Isso evita um grande desgaste no processo de ressarcimento e facilita o cumprimento das exigências, já que são de conhecimento de todos.
Prazos bem definidos
Outro aspecto fundamental para uma política de reembolso eficiente é a definição clara de todos os prazos do processo. Até quando as solicitações podem ser feitas, qual o prazo para análise, quantos dias a empresa tem para realizar o ressarcimento dos valores após a aprovação etc.
É importante estipular um prazo exequível para todas as etapas de forma que não haja pendências e falta de controle das finanças.
Regras condizentes com as Leis
É preciso atentar às leis para que a política de reembolso esteja condizente com suas recomendações. A última reforma trabalhista reestruturou diversos pontos que afetam a gestão de despesas reembolsáveis.
Um deles é o acordo entre os colaboradores e a empresa, que tornou as negociações mais flexíveis. Isso permite que a política de reembolso estabeleça as formas de pagamento, os limites máximos para cada despesa etc.
Outro ponto importante é referente às horas extras. Eventos, viagens, treinamentos ou reuniões são classificados como trabalho remoto se for para desenvolver atividades de trabalho. Por isso, o pagamento de horas extras pode ser aplicável caso a carga horária diária seja excedida nessas situações.
Quais os passos necessários para construir uma política de reembolso?
Definir a política
O primeiro passo para construir uma política de reembolso é defini-la, determinando todas as condições para solicitação, quando e de que forma deve ser feita, em quais casos se aplica e quais as exigências para o pagamento, como a apresentação de comprovantes, por exemplo.
Cada empresa é única, possui suas próprias necessidades e particularidades. Por isso, na fase de definição é preciso considerar a realidade corporativa e determinar o que será de direito de cada cargo. A falta de informação e esclarecimento pode gerar transtornos à empresa e insatisfação nos colaboradores.
Estabelecer as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis
É preciso estabelecer as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, já que a política de reembolso se aplica a diversas situações, como deslocamento, alimentação e hospedagem de viagens corporativas, deslocamento durante atividades de trabalho, compras urgentes de material de escritório, recarga de celular corporativo etc.
Essa etapa é definida de acordo com as necessidades e a realidade de cada organização, e com o que ela está ou não disposta a pagar. Por isso, é essencial que esse item seja bem claro para evitar conflitos, e descreva tanto as despesas que serão reembolsáveis como as que não serão em hipótese alguma. O importante é que a política consiga abranger as despesas que são recorrentes na rotina corporativa e considere todas as particularidades do negócio.
Determinar as formas e limites para obter o reembolso
Há diferentes formas de realizar o pagamento das despesas corporativas aos colaboradores, como adiantamento salarial, reembolso ou pagamento de diárias.
É importante analisar as melhores condições, considerar as particularidades referentes à declaração de imposto de renda, as finanças da empresa e as exigências da legislação trabalhista. A partir disso, é possível determinar quais serão as formas de pagamento adotadas para cada tipo de despesa.
Limite máximo de reembolso
É importante definir um teto, ou seja, um limite máximo de reembolso para cada despesa. Isso permite que a empresa tenha um maior controle dos consumos e evita que os colaboradores gastem de forma exorbitante.
Para defini-lo, basta pesquisar o histórico de gastos de cada despesa e elaborar um levantamento com o seu respectivo valor médio que atende de forma satisfatória às necessidades do colaborador. Ele deve ser estabelecido principalmente para as despesas mais recorrentes, como viagens corporativas, alimentação, locação de veículos etc.
Indicar o fluxo da solicitação
É preciso prever e indicar aos colaboradores o fluxo de solicitação permitido. Dessa forma, é possível planejar a forma e o prazo de pagamento, considerando todos os trâmites necessários para a aprovação, como conferência dos comprovantes e declarações fiscais. Quando a política de reembolso não consta o fluxo de reembolso gera desconfiança e dúvidas nos colaboradores.
Como um software automatizado pode ajudar na gestão de reembolsos?
Com os crescentes avanços da tecnologia, a automatização de processos é essencial para que uma empresa se mantenha atualizada e consiga obter vantagem competitiva. Atualmente, existem vários softwares no mercado capazes de otimizar os processos da política de reembolso, tornando-os mais rápidos, seguros e simples.
Com um bom software de gestão de despesas é possível eliminar técnicas burocráticas desnecessárias, evitar fraudes e ter mais controle sobre os gastos corporativos, otimizar o tempo e a rotina dos colaboradores — que poderão se dedicar mais às atividades estratégicas de negócio, oferecer dados mais confiáveis e seguros que auxiliam na tomada de decisões, dentre outras vantagens.
Como visto, ter uma boa política de reembolso é fundamental para resguardar os direitos tanto da empresa, como de seus colaboradores. Dessa forma, todos saem ganhando. A empresa consegue determinar os procedimentos de reembolso de acordo com a lei e com sua realidade. Os colaboradores podem entender de forma clara e objetiva a que condições o reembolso se aplica, e serem amparados pela política.
Gostou do nosso conteúdo? Entre em contato conosco e conheça o nosso software de gestão de despesas reembolsáveis!
