Deslocamentos a trabalho fazem parte da rotina de diversas empresas. Novos aprendizados, troca de experiências, formação de parcerias e aumento da rede de contatos estão entre os seus principais benefícios. A melhor forma de alcançá-los, certamente, é investir em um bom planejamento de viagem corporativa.
Hoje, cada vez mais pessoas se dedicam a esse trabalho de forma minuciosa. O objetivo é evitar todo tipo de problema que possa afetar a organização e o colaborador em trânsito. Assim, seja uma experiência de turismo de negócios, seja uma atividade pontual, não deixe de organizar cada detalhe.
Quer saber por onde começar? Veja a seguir o passo a passo que preparamos!
Fazer pesquisas com antecedência
O primeiro cuidado tem a ver com a busca dos serviços que serão contratados durante a viagem. Faça isso alguns dias antes para garantir disponibilidade e evitar imprevistos. A pesquisa antecipada também pode resultar em descontos que aliviam o orçamento, portanto, tire proveito máximo dessa possibilidade.
Confira exemplos de pontos que precisam aparecer em seu planejamento de viagem corporativa.
Análise do destino
Nem sempre a atividade profissional será realizada em uma região conhecida pelo colaborador. Por isso, é importante fazer uma análise prévia do destino da viagem para compreender questões culturais, conhecer os tipos de serviços e comércios e até observar as características do clima.
Assim, essa etapa deixará o viajante preparado para explorar o local com conforto e segurança. Assim que ele terminar seus compromissos profissionais, por exemplo, poderá praticar o bleisure (negócios integrados a lazer) com a certeza de que terá uma boa experiência do início ao fim.
Reserva de hospedagem
A estadia também merece atenção antecipada para que o colaborador não descubra, de última hora, que ficou sem lugar para passar a noite. Posto isso, o ideal é considerar diferentes hotéis para comparar preços e demais condições, como os serviços inclusos na hospedagem.
No planejamento de viagem corporativa, tente fazer a reserva em um local que fique próximo do endereço do evento. Assim, o funcionário ou a equipe não terá que se preocupar com transporte a todo momento. Se for necessário visitar vários pontos diferentes, pode ser interessante alugar um carro exclusivo.
Compra de passagens
A definição do meio de transporte deve ocorrer com antecedência para que os gestores consigam ter acesso às melhores condições de passagens. Seja de ônibus, seja de avião, é importante verificar a disponibilidade diretamente com a empresa responsável.
No caso de optar por passagens aéreas, que costumam ter valores mais altos, vale a pena aderir a um programa de milhas que promova economia nas viagens corporativas. Além disso, outra recomendação é evitar comprar em épocas de alta temporada, pois a demanda por voos aumenta e isso eleva os preços.
Alinhar o planejamento à política de viagens
Esse passo faz toda a diferença na organização do processo, já que mantém todas as ações do viajante adequadas ao plano estabelecido pela empresa. Por isso, sempre que você começar um planejamento de viagem corporativa, não se esqueça de observar as regras e demais orientações.
A política de viagens engloba desde dicas sobre o que o colaborador deve levar, por exemplo, até questões relacionadas a gastos. Desse modo, não é à toa que atua como aliada no controle do orçamento e dos resultados previstos para cada atividade — os quais podem ser analisados a partir de indicadores de desempenho específicos.
O importante, em todo caso, é elaborar o material com o maior número de detalhes e apresentá-lo às pessoas que farão o deslocamento em nome da empresa. Esse tempo dedicado a produzir a política será compensado com mais segurança, satisfação e eficiência a cada iniciativa.
Providenciar documentos físicos e digitais
Ninguém quer arriscar viagens sem documentação. Para diminuir o risco de esquecimento, revise toda a programação e o roteiro. Inclua, além dos documentos pessoais, as cópias necessárias para determinados eventos, bem como comprovantes de cadastros e de pagamento.
Se for uma viagem em grupo, por exemplo, o ideal é eleger um responsável que possa conferir se todos estão com os documentos em mãos no dia de saída. Essa pessoa terá a missão de gerar lembretes em conversas presenciais ou via aplicativos de mensagens.
Por falar em documentação, há bilhetes e demais arquivos que podem ser mantidos em dispositivo móvel. Nesse caso, é crucial que cada colaborador esteja com seu celular carregado e pronto para mostrar o material digital. Quanto mais a equipe puder facilitar a checagem dos itens, mais tranquila será a experiência.
Preparar lista de recursos de trabalho
Além da bagagem com os itens pessoais (roupas, uniformes, calçados e acessórios), é crucial que os colaboradores pensem nos recursos que vão apoiar seus trabalhos durante o deslocamento. Esse ponto nem sempre aparece no planejamento de viagem corporativa e sua falta pode acarretar perda de oportunidades.
Inclua, na lista para checagem, aparelhos como computador e celular, além dos carregadores e cabos relacionados. Há que considerar, ainda, arquivos impressos e materiais básicos, como agenda e caneta.
Se o colaborador pretende participar de encontros online quando estiver longe da empresa, por exemplo, precisa garantir os apetrechos essenciais para as videoconferências: microfone, câmera e fone de ouvido. Aliás, o tipo de recurso vai depender muito do perfil do evento, portanto, a lista precisa ser atualizada a cada viagem.
Utilizar a tecnologia
Todas as áreas podem desfrutar das facilidades das tecnologias. Não seria diferente para as empresas que precisam investir em viagens corporativas e otimizar o planejamento. Pois bem, saiba que já existem softwares específicos para gerenciar os deslocamentos a trabalho.
Sim, com esse tipo de programa, fica mais fácil registrar e acompanhar cada detalhe relacionado ao trânsito do colaborador. Sendo assim, um sistema completo fornece ferramentas para controlar os pagamentos, prestar contas e arquivar dados importantes. Com isso, a empresa pode fazer análises precisas em busca de constantes melhorias.
Inclusive, vale destacar que a Argo tem uma plataforma própria para gerir viagens e auxiliar o trabalho de gestores. Trata-se de uma ferramenta moderna e intuitiva, que pode ser incorporada à rotina das equipes que organizam os deslocamentos e trazer resultados incríveis.
Se você gostou da possibilidade, fale com o nosso time e conheça de perto as soluções. Temos certeza de que, com esse suporte, o planejamento de viagem corporativa ficará mais alinhado às suas expectativas e aos objetivos do negócio.
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