Toda viagem corporativa bem-sucedida requer um bom planejamento para que os objetivos do deslocamento sejam cumpridos de maneira eficiente. Quando pensamos em viagens corporativas para o exterior, há certos aspectos que a empresa deve considerar na hora de programar o roteiro. Assim, é mais fácil garantir que tudo ocorra da melhor maneira possível.
Para ajudar você, explicaremos, a seguir, a importância de planejar esse tipo de viagem e daremos 5 dicas para um bom planejamento de viagem corporativa internacional. Confira!
Importância do planejamento das viagens
O planejamento de viagens é importante principalmente para garantir a segurança do colaborador nas viagens corporativas. Imagine que um funcionário viaja para outro país e lá se depara com um problema na hospedagem, ficando impossibilitado de realizar o check-in e de se acomodar adequadamente. Esse pequeno imprevisto pode acarretar grandes danos, prejudicando a produtividade do funcionário e o seu desempenho nos negócios.
Além disso, é dever da empresa zelar pela segurança e pelo bem-estar de seus funcionários, conforme estabelecido pela Segurança do Trabalho. Portanto, cabe ao gestor responsável executar todo o planejamento referente à viagem do colaborador, o que inclui organização da documentação necessária para ingressar em outro país, passagens áreas, hospedagem, traslado e outras providências.
5 dicas para um bom planejamento de viagens corporativas para o exterior
Para garantir que a viagem ocorra de forma segura para o funcionário e dentro do orçamento estipulado pela empresa, economizando recursos, é preciso seguir algumas recomendações, que você verá a seguir. Acompanhe!
1- Organize a documentação dos viajantes
Para garantir uma viagem com o mínimo de imprevistos possível, é importante estar com toda a documentação necessária a postos. Isso inclui passaporte, visto, documentos pessoais e cartas de recomendação ou de autorização da empresa, por exemplo. Nas viagens de negócios, é preciso que os colaboradores sejam orientados a manter a documentação em locais de fácil acesso, pois sua apresentação pode ser necessária.
2- Compre as passagens aéreas antecipadamente
Uma dica importante para economizar recursos na compra de passagens e preservar a tranquilidade do funcionário é planejar a viagem e comprar os bilhetes com antecedência. É possível aproveitar valores mais em conta quando se faz dessa forma, por isso, é importante pesquisar preços e escolher o momento ideal para adquirir as passagens, fazendo cotação de valores periodicamente.
3- Escolha a hospedagem pelo custo-benefício
Está na dúvida sobre escolher a hospedagem ideal para a viagem corporativa do seu colaborador? Não é preciso gastar valores exorbitantes em diárias de hotéis. Ao planejar antecipadamente, é possível pesquisar sobre acomodações mais em conta e que ofereçam um melhor custo-benefício. Considere fatores como localização da hospedagem, conforto, segurança e infraestrutura para o trabalho. Observe também se as reservas são flexíveis e a flexibilidade de pagamento.
4- Faça a conversão da moeda
O ideal é que, ao planejar a viagem internacional, já sejam calculados os valores de taxas referentes à conversão da moeda, facilitando para o colaborador que vai embarcar para outro país. O planejamento antecipado também ajuda a empresa a aproveitar as oportunidades em que o real é valorizado. Por isso, é importante ficar de olho na variação cambial, aproveitando os melhores períodos para marcar a viagem.
5- Prepare os colaboradores para imprevistos
Ao realizar qualquer tipo de viagem, estamos sempre sujeitos a imprevistos. No caso das viagens corporativas internacionais, é necessário tomar algumas medidas para manter o colaborador em segurança e preparado para eventualidades. É importante que o gestor esteja em contato constante com o funcionário, para amenizar quaisquer imprevistos. Sempre que ocorrerem alterações na agenda, o colaborador deve informar a empresa para que providenciem a remarcação.
Como você viu, o planejamento é fundamental para se ter sucesso nas viagens corporativas para o exterior. É preciso tomar algumas medidas para garantir que a viagem será uma experiência tranquila e segura para o colaborador, assim como menos dispendiosa para a empresa. Dessa maneira, tendo um planejamento antecipado, é possível economizar recursos e aproveitar as melhores taxas.
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