Gestores que almejam eficiência no trabalho por meio da centralização de informações que às vezes parecem estar dispersas, principalmente quando falamos em reembolso corporativo, devem utilizar tecnologia para auxiliar no dia a dia do serviço para saber como economizar em viagens corporativas. Esqueça a dificuldade para encontrar novas ferramentas que otimizarão o seu trabalho. Neste texto você vai encontrar tudo sobre softwares capazes de fazer todo o serviço pesado por você e ajudar na economia de despesas!
Confira agora o conteúdo completo e entenda como economizar em viagens corporativas!
O que são viagens corporativas?
Viagens corporativas são todas aquelas que são realizadas em função de objetivos estritamente profissionais. Nelas, a principal responsabilidade dos colaboradores é resolver questões pertinentes à empresa, como reunião com clientes, participação em eventos ou mesmo abertura de uma nova filial.
Qual a importância de planejar viagens corporativas?
O principal motivo pelo qual você deve planejar viagens corporativas é, com toda certeza, a redução de despesas. É importantíssimo que os gestores saibam encontrar maneiras de fazer com que os deslocamentos não impactem tanto o caixa da empresa, ainda mais com os orçamentos cada vez mais apertados. Nesse momento, ter um bom planejamento da sua viagem será essencial.
Como economizar em viagens por meio de ferramentas especializadas?
Podemos afirmar que a gestão de viagens corporativas é uma atividade estratégica dentro de uma empresa. Para que ela aconteça de maneira correta, é necessária uma maior velocidade em reservas de passagens aéreas e hotéis, por exemplo, além de maior eficiência para controlar custos e reduzir despesas. Nesse sentido, contar com uma ferramenta de gestão para viagens é extremamente necessário, pois todos esses processos podem ser otimizados, possibilitando ao gestor obter mais controle, do início ao fim, de cada viagem.
Continue sua leitura com alguns tópicos sobre ferramentas especializadas!
O que é e como funciona um software de gestão para viagens corporativas?
Softwares de gestão para viagens corporativas são ferramentas que possibilitam esquematizar toda a logística das viagens. Eles facilitam a implementação das políticas internas para deslocamentos, as quais são responsáveis por coordenar todos os processos e regulamentos para cada colaborador embarcar.
Essas ferramentas funcionam por meio da articulação de todos os detalhes das viagens corporativas. Assim, elas tomam conta das demandas financeiras e das reservas de hotéis e passagens, mantendo tudo alinhado de acordo com a política de viagens. O aplicativo especializado automatiza a gestão de viagens da sua empresa, funcionando como facilitador da logística ao ajudar a poupar o gestor das pesquisas externas para planejar o deslocamento.
Quais são as principais ferramentas do mercado?
A seguir, veja a lista das principais ferramentas para gestão de viagens corporativas.
Paytour
Esse é um sistema de reservas online para empresas de passeios que realizam excursões para atrativos turísticos. O Paytour amplia a presença online e os canais de venda de pequenas empresas por meio de uma plataforma online.
HITS
Trata-se de uma solução na nuvem exclusivamente voltada para o sistema hoteleiro. Ela ajuda na gestão de atividades como reserva de hotéis e aquisição de serviços deles, possibilitando o acesso de qualquer lugar em que você esteja.
Argo Travel
O Argo Travel é uma solução desenvolvida para agilizar o tempo dos gestores nos momentos de solicitar uma viagem corporativa, controlar os gastos dos colaboradores durante a estadia e garantir o cumprimento de todas as normas comerciais por meio da política da sua empresa.
Como economizar em viagens por meio dessas ferramentas?
Utilizar ferramentas para ajudar na gestão de viagens corporativas é uma opção para economizar recursos financeiros da sua organização. Esse tipo de sistema é configurado para pesquisar os melhores preços dentre a concorrência para passagens, hotéis e serviços, sem deixar de vista a política de viagens. Elas podem auxiliar no controle automático de investimentos que são realizados durante os deslocamentos. O resultado final é a redução de custos e a otimização da sua gestão de viagens corporativas.
Por que o planejamento bem estruturado é tão importante?
Viagens corporativas são investimentos que necessitam de controle para não darem errado. Quando inexistem processos definidos para gerenciar esse tipo de investimento, algumas lacunas podem prejudicar e muito a sua gestão. Essa é a importância de um bom planejamento que poderá resguardar os possíveis prejuízos, principalmente relacionados ao reembolso corporativo.
Portanto, existem algumas questões em que você deve ficar de olho para evitar tudo isso. Pergunte-se sempre se existe um planejamento para compra de passagens e reserva de hotéis, a fim de que os viajantes não fiquem na mão e tenham que retornar para casa. Além disso, para facilitar o trabalho do gestor de reembolso, verifique se os comprovantes dos gastos foram guardados corretamente para posterior análise. Todos esses quesitos fazem parte de um bom planejamento.
O que considerar no momento de escolher o melhor software?
Confira a seguir os principais quesitos que você deve considerar ao adquirir um software para gestão de viagens corporativas.
Economia de tempo
Verifique se a ferramenta é capaz de facilitar a compra de passagens aéreas e de reservar hotéis. Ferramentas assim devem oferecer essas funcionalidades em um painel digital de maneira intuitiva para que o gestor não perca tempo na hora de solicitar uma viagem.
Controle de custos
Pondere se o aplicativo é capaz de realizar o controle de gastos por meio de processos de aceite de despesas. Algumas ferramentas oferecem a opção de enviar uma mensagem para o gestor quando um colaborador necessita realizar algum gasto.
Precisão nos relatórios
Softwares de gestão para viagens corporativas eficientes são capazes de gerar relatórios referentes às despesas da estadia. Verifique se os relatórios gerados por meio do software que você adquirirá são otimizados para mostrar cada detalhe dos gastos para que o gestor possa investir na redução de custos.
Cumprimento da política de viagens
Todo software de gestão para viagens que se preze deve respeitar estritamente o cumprimento da política interna da empresa que o solicita. Portanto, verifique se o software que você está pensando em adquirir é capaz de cumprir com a política de viagens da sua corporação.
Você acabou de aprender como economizar em viagens corporativas por meio de ferramentas especializadas na gestão. Adote nossas dicas o quanto antes para facilitar o seu trabalho e reduzir despesas durante o embarque para outras cidades, estados ou até mesmo países!
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