A correta gestão de viagens corporativas pode agregar uma série de benefícios às empresas e aos seus funcionários, como mais segurança, agilidade e menos burocracia. Exatamente por isso é importante investir nas melhores práticas, processos e tecnologias.
Entre as tecnologias disponíveis, o software de gestão ganha destaque. Com ele, torna-se fácil aprimorar o planejamento e o controle das viagens, seja com orçamentos, relatórios ou painéis de controle. Também é possível otimizar a comunicação com os colaboradores e outras partes interessadas, como hotéis e agentes de viagens. Logo, os benefícios são vários.
Ao longo dos próximos tópicos, explicamos a gestão de viagens corporativas, por que contar com boas tecnologias gerenciais e como escolher o software ideal. Continue a leitura.
Afinal, por que investir em gestão de viagens corporativas?
Pense na gestão de viagens corporativas como todo o processo de planejamento, execução e controle das viagens feitas em nome da empresa, seja para visitar consumidores, participar de conferências, conhecer fornecedores ou atender outras demandas.
Na prática, essas viagens envolvem um trabalho robusto. É preciso fazer a gestão de hotel e passagens aéreas, lidar com seguros, alimentação dos viajantes e aluguel dos veículos, entre muitas outras coisas. Tudo isso garante que a viagem seja mais bem-sucedida.
À medida que a empresa deixa de investir na gestão de viagens, variados problemas podem surgir. Por exemplo, a incompatibilidade do orçamento disponível com os recursos efetivamente gastos, o que gera uma série de problemas subsequentes.
Por esse motivo, é cada vez mais comum o investimento em tecnologia gerencial. Softwares de ponta podem reformular as viagens corporativas, tanto ao solucionar problemas antigos quanto ao agregar novas vantagens. Adiante, nos aprofundamos no assunto.
Quais as vantagens de um sistema tecnológico para suas viagens?
Por se tratar de um processo robusto, a gestão de viagens corporativas exige tecnologia de ponta. É preciso ter um software que facilite o lançamento e o controle de contas, bem como forneça uma visão geral das viagens. Os benefícios são vários, como a redução das chances de erro e o aumento da agilidade. Veja mais, neste tópico.
Reduz as chances de erros operacionais
As viagens corporativas estão suscetíveis a muitos erros. Por exemplo, perder o horário do voo, fazer o pagamento duplicado das contas ou não exigir comprovante para reembolso dos valores gastos. Tudo isso prejudica tanto o colaborador quanto a empresa.
Uma boa tecnologia fornece uma gestão de ponta a ponta, garantindo que as várias etapas da viagem sejam mais bem conduzidas. Há, por exemplo, mecanismos para controle do que foi pago e ressarcimento das contas, mitigando, assim, as chances de equívocos.
Promove uma visão clara e ampla
Outra importante vantagem está na melhor visualização das viagens. Boas tecnologias permitem o acesso a mapas de viagens e controle de voos. Também fornecem a localização dos passageiros. Assim, pode-se ter uma visão muito mais completa e segura.
Adicionalmente, a tecnologia soma um melhor monitoramento do viajante. Por exemplo, pode-se ter o registro do perfil de cada passageiro, incluindo vistos, validade dos documentos e vacinas em dia, entre outras coisas. Com isso, todo o trabalho de gestão é facilitado.
Agrega mais agilidade aos processos
Viagens costumam demandar processos e respostas ágeis. Entretanto, o dinamismo pode ser prejudicado por sistemas e/ou rotinas obsoletas, que não facilitam a comunicação entre os diferentes agentes e prejudicam o alinhamento em torno do que precisa ser feito.
Aqui, o sistema tecnológico tem prominência. Isso porque fornece uma série de recursos capazes de agregar velocidade às viagens corporativas. Por exemplo, o envio de notificações às partes interessadas, assim como o agendamento e a reserva dos serviços desejados.
Resolve processos burocráticos
A burocracia pode ser um elemento bastante frequente nas viagens. Registros contábeis, solicitações tributárias e cumprimentos legais são ótimos exemplos disso. Isso pode tornar todo o trabalho mais chato e cansativo, transferindo o foco para itens secundários.
Novamente, a tecnologia ajuda muito. Bons softwares centralizam demandas burocráticas em um único lugar, automatizam tarefas repetitivas e aumentam o grau de conformidade com as políticas de conduta em viagens. Assim, melhoram a relação com a burocracia.
Otimiza o controle dos custos e do orçamento
Viagens corporativas podem envolver gastos expressivos. Há custos com hospedagem, passagem, alimentação e seguro, entre muitas outras coisas. Por vezes, também é preciso estabelecer um sistema de reembolso aos colaboradores, ressarcindo seus gastos.
O controle manual dos custos e orçamento pode apresentar muitos furos, o que prejudica tanto a empresa quanto os funcionários. O sistema tecnológico, então, permite a modernização de toda a rotina financeira, o registro dos custos e o controle do orçamento disponível.
Como escolher o sistema de tecnologia ideal para o seu negócio?
Agora que você entende a importância da correta gestão de viagens, além de como a tecnologia pode otimizar todo o trabalho, é hora de descobrir como escolher o software ideal. Existem muitas variáveis que devem ser consideradas, então destacamos as três principais.
Primeiro, evite tecnologias genéricas e busque por uma solução especialista em viagens corporativas. O motivo é bem simples: sistemas dedicados foram projetados para suprir as demandas em gestão de viagens, então contam com recursos mais robustos.
Outro importante passo é ter atenção ao fornecedor. Ao adquirir uma tecnologia, você está iniciando um relacionamento. Eventualmente, precisará tirar dúvidas e/ou fazer algum tipo de atualização, acionando o fornecedor. Então, busque por alguém de prestígio.
Esteja atento, ainda, à relação custo-benefício. Não adianta adquirir uma tecnologia porque é barata, também não é apropriado descartá-la pelo preço elevado. O ideal é avaliar o quanto você pode obter de retorno, dada a aplicação. Assim, terá uma visão do custo-benefício.
Veja, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se de que gestão de viagens corporativas é coisa séria, podendo resultar em diversas vantagens ao negócio. Em vista disso, é útil aplicar tempo e energia na adoção de um bom software. Tecnologias de ponta geram mais praticidade, velocidade e precisão, também fornecem uma visão clara e ampla das viagens.
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