Para realizar viagens corporativas com eficiência e cumprimento correto de todas as políticas e diretrizes da empresa, é importante ter organização, processos alinhados e boa conduta. Isso tanto por parte da companhia como também dos colaboradores que fazem parte dela.
Entre essas boas condutas que envolvem as duas partes da empresa está o self-compliance. Você sabe, no entanto, do que se trata esse termo e como ele é aplicado? Se está na dúvida, este artigo vai ajudar você! Nele, explicaremos tudo sobre esse conceito e como fazer para usá-lo da melhor forma nas viagens corporativas da sua companhia! Confira a seguir.
O que é self-compliance?
O termo compliance está aliado ao termo inglês “to comply”, que, em tradução livre, seria algo como “estar de acordo”. Na prática do ambiente empresarial, isso se aplica na ideia das empresas estarem dentro das normas e das boas condutas em todas as esferas: fiscal, ambiental, contábil, jurídica, ética, entre outras.
Nas viagens corporativas, o compliance serviria para o acatamento das regras estabelecidas nas políticas internas estipuladas pela empresa. Portanto, esse conceito seria seguir à risca o que foi acordado nas normas e cumprir o que foi combinado de forma completamente ética, transparente e profissional.
Tudo bem, mas em que parte entra o self-compliance? Esse termo também está associado a uma palavra em inglês, já que “self” remete à prática de um indivíduo representada em sua própria consciência. Em vista disso, nesse caso, estamos falando do estímulo das próprias pessoas a fiscalizarem as suas atitudes e boas práticas. Elas devem monitorar se estão sendo éticas, transparentes e se seguem corretamente as regras estipuladas pela empresa na política de viagens. Assim, cria-se um ambiente de confiança e progresso para empresa e colaborador.
Como o self-compliance pode ser aplicado em viagens corporativas?
Separamos, a seguir, algumas dicas de como fazer a aplicação do self-compliance em viagens corporativas.
Aprimore a política de viagens da empresa
Sem o estabelecimento de regras claras, é muito mais fácil haver ruídos na comunicação e informações distorcidas. Portanto, criar uma política de viagens eficiente é extremamente necessário para garantir o self-compliance. Ao determinar e documentar regras claras com todas as diretrizes do que deve ser seguido em viagens corporativas, desde o seu planejamento até o encerramento, você garante que os colaboradores tenham completa ciência do que tem de ser praticado.
Crie uma política de reembolso clara
Essa é outra política que deve ser criada de forma clara para evitar mal-entendidos e informações desencontradas. Ao estabelecer normas do que deve ser feito para garantir reembolsos e também do que é permitido ser reembolsado, os colaboradores terão muito mais clareza sobre as regras e procedimentos. Com isso, evita-se qualquer transtorno e todas as partes têm conhecimento suficiente para seguir as diretrizes corretas.
Divulgue as políticas
Não adianta ter políticas excelentes se elas não forem divulgadas e difundidas. Então, após estabelecer as regras, garanta que todos os colaboradores tenham acesso a elas e também tenham compreendido exatamente como funcionam. Assim, você terá plena certeza de que a informação foi passada corretamente e de que todos estão cientes do que deve ser cumprido.
Otimize a prestação de contas
Essa é outra prática fundamental para evitar ruídos de comunicação e perda de informações. Otimize sua prestação de contas para que fraudes e erros graves sejam evitados. Isso é possível com padronização de relatórios contábeis e uso da tecnologia — que vamos falar com mais detalhes mais à frente.
Controle os gastos
Para evitar fraudes, é essencial, ainda, manter um controle de gastos efetivos. Assim, pode-se ter mais organização das contas e ficar alerta para irregularidades. Para essa função, o uso da tecnologia também facilita muito os procedimentos.
Outra prática saudável é a realização de auditorias internas e externas. Dessa forma, é possível olhar, mais a fundo, processos e documentos, além de identificar oportunidades de melhorias ou potenciais problemas nas contas.
Conheça a legislação do destino da viagem
Um dos pontos que mais podem gerar ruídos para o compliance ou para o self-compliance é infringir alguma regra ou lei desconhecida ao visitar um país estrangeiro. Portanto, no momento de planejamento da viagem, contribua para que todos os envolvidos estudem os pontos importantes do destino para evitar imprevistos e garantir que o viajante utilize as boas condutas necessárias.
Crie incentivos
Essa é uma forma excelente de garantir o self-compliance. Incentivos extras sempre ajudam os colaboradores a aumentarem suas performances e se manterem motivados. Sendo assim, vale pensar em alguma forma de premiar os funcionários que seguiram à risca todos os procedimentos nas viagens corporativas e as boas práticas estabelecidas. Ou seja, aqueles que fizeram entrega de relatórios de reembolso, uso correto das ferramentas disponíveis e entrega de todos os comprovantes necessários, entre outras coisas.
Analise relatórios gerenciais
Os relatórios gerenciais ajudam a ter uma melhor visão do todo na organização das viagens corporativas e podem trazer insights valiosos para melhorias nos procedimentos e otimização das políticas. Além disso, é importante divulgá-los, pois, assim, a empresa passa a seriedade e o profissionalismo a todos os colaboradores e também mostra que monitora os acontecimentos.
Como a tecnologia pode ajudar na aplicação do self-compliance?
Como já adiantamos em alguns tópicos acima, a tecnologia pode ser uma grande aliada nos procedimentos de self-compliance. Isso porque, atualmente, existem diversos softwares, aplicativos e ferramentas relacionados que ajudam a otimizar os processos necessários em qualquer tipo de situação burocrática ou complexa.
Em termos mais práticos, a tecnologia pode ajudar você na aplicação das políticas de reembolso, facilitando o envio dos comprovantes de pagamento das viagens. Também, ela pode auxiliar na obtenção de diversos relatórios, já que existem softwares capazes de cruzar diversos dados e entregá-los de forma mastigada para análise e aplicação. Além de tudo, essas ferramentas, de modo geral, fazem com que a empresa ganhe tempo, pois otimiza procedimentos e os tornam mais rápidos.
Usar a tecnologia, portanto, é garantir eficiência e clareza nos processos que envolvem as viagens corporativas de uma empresa. Isso contribui, e muito, para garantir o compliance e o self-compliance na companhia, possibilitando maiores chances de as boas práticas e condutas serem seguidas à risca no dia a dia.
Gostou de saber mais sobre o self-compliance? Então se aprofunde ainda mais no assunto e confira o artigo do nosso blog que aborda o compliance nas viagens corporativas!
