As viagens corporativas, usualmente, contam com um longo planejamento e análise para que sejam confirmadas. Em certos momentos, porém, é impossível evitar imprevistos. Seja por exigência de algum cliente, alguma oportunidade única de negócio ou outro motivo urgente, as companhias podem ter de realizar um encontro às pressas e sem tempo para organização.
Em casos como esses, o que se deve fazer? Pensando nisso, separamos neste artigo uma lista com 5 dicas para ajudar a sua empresa a lidar da melhor forma com viagens de última hora. Confira informações mais detalhadas a seguir e fique por dentro das melhores práticas a realizar nesse momento de tomada rápida de decisões.
1. Tenha muita cautela ao escolher as datas das passagens aéreas
Para quem já viajou, seja pela empresa ou até mesmo para lazer, já é mais do que sabido que tempo é fundamental na compra de passagens aéreas. Quanto mais distante da data de partida for possível comprar o bilhete, mais fácil de encontrar promoções e bons preços para o destino desejado.
Quando não há tempo, no entanto, o ideal é fazer uma pesquisa inteligente. Por isso, é recomendável que sejam evitadas datas em que há muito fluxo nos aeroportos, como finais de semana, segundas e sextas-feiras. Isso porque esses são períodos em que muitas pessoas viajam a negócios ou para visitar a família em outras cidades. Normalmente, as boas oportunidades estão em voos de madrugada ou no meio de semana. Essas opções podem ser valiosas no intuito de cortar custos.
2. Escolha bem a hospedagem e localização
Outra dica importante é que o endereço e a estrutura da hospedagem em que o viajante ficará sejam totalmente pensados de acordo com o objetivo daquela viagem. Por isso, busque escolher um hotel que seja próximo aos locais que o integrante de sua empresa precisa visitar. É interessante também que ele conte com salas de conferência para se reunir com clientes e fornecedores caso haja a necessidade de um encontro às pressas.
Uma boa ideia também é escolher uma localidade perto de ambientes de coworking. Assim, o colaborador terá mais facilidade para ligar o notebook e trabalhar sem problemas nos momentos em que for necessário. Essas ações em conjunto ajudam e facilitam a vida do viajante, minimizando os possíveis problemas originados em uma viagem de última hora.
3. Ajude a organizar e otimizar o tempo de quem está viajando
Esse item é essencial para que uma viagem corporativa de última hora dê certo. Reuniões com prazo curto já são estressantes por si só, já que haverá pouco tempo de preparação disponível para o colaborador que ingressou na jornada. Portanto, é ideal que todo o time de planejamento e gestão das viagens trabalhe para otimizar o tempo de quem está viajando e facilite seu melhor desempenho na reunião importante para a empresa.
Além das facilidades citadas no item anterior relativas a hotéis, locomoção e espaço para trabalhar, é ideal que a logística do viajante seja facilitada para um melhor aproveitamento da visita em outra cidade. Inclusive, investir em reuniões em horários de almoço ou jantar, por exemplo, pode ser uma alternativa para otimizar tempo e criar um clima amigável para tomadas de decisões importantes.
4. Crie uma política de viagens que leve em conta esse tipo de imprevisto
Realmente, é quase impossível ter total certeza sobre todas as viagens corporativas que os gestores e colaboradores da empresa vão realizar durante o ano. Fechamento de negócios ou reuniões de última hora fazem parte da rotina de uma grande companhia. Apesar disso, é possível ter um planejamento para antever o que fazer nesses casos.
É aí que entra a política de viagens. Nela, uma empresa pode documentar e organizar todas as diretrizes e ações a serem tomadas em todas as viagens corporativas feitas por integrantes da empresa. Com isso, é possível criar normas que contemplem o que se deve fazer nos casos de reuniões de emergências. A partir do momento em que existem regras bem definidas entre todos os colaboradores, é muito mais fácil saber como agir.
Para esses casos, por exemplo, a política de viagens pode ter cláusulas em que se aborda quem pode solicitar viagens de última hora, a quem essa pessoa deve reportar, qual o valor permitido a ser gasto, entre outras questões importantes. É fundamental também que se proponha uma reserva orçamentária para esses imprevistos.
5. Tenha um sistema inteligente de gestão de viagens
Outra opção que facilita muito o dia a dia de sua empresa é ter um sistema inteligente para gerir as viagens corporativas. Uma alternativa é contratar o serviço de uma assessoria profissional, que vai ajudar a economizar tempo e dinheiro, trazendo agilidade para a sua empresa. Isso porque ela tomará conta de tudo o que envolverá a viagem. Tudo feito com eficiência, qualidade e economia de custos, em virtude do grande conhecimento que tem no setor.
Porém, caso você queira fazer tudo internamente, é essencial que a sua empresa tenha um software de gestão de viagens corporativas. Com ele, é possível sistematizar e ter a visão de todos os custos e processos decisórios que envolvem os deslocamentos de seus colaboradores e gestores para reuniões em outras cidades.
Para sermos mais diretos, esse tipo de ferramenta vai melhorar a comunicação entre os colaboradores que vão viajar e os responsáveis por gerir esses custos dentro da empresa. Portanto, será mais fácil prestar contas sobre as viagens e ter acesso a todos os dados e custos, já que o software exibirá e registrará tudo em tempo real.
Com isso, você ganha agilidade e praticidade para administrar os fluxos de aprovações das viagens. Assim, tem mais eficiência, economia de custos e organização nas viagens corporativas da sua empresa como um todo. Principalmente em casos de viagens de última hora, esse tipo de ferramenta pode ser fundamental para minimizar os imprevistos e compensar os danos que um deslocamento sem planejamento inicial pode causar. Também facilita a visão de gastos e aprovação de reembolsos.
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