Viagens corporativas na alta temporada são investimentos que podem sair mais caro do que o orçamento normal em períodos de pouco movimento. Nesse contexto, gestores preocupados em otimizar gastos devem construir regras eficientes para controlar da melhor maneira possível as despesas que serão despendidas nessas viagens.
Você se identificou com essa situação, mas ainda não sabe o que fazer? Não se preocupe, nós estamos aqui para ajudar!
Desenvolvemos este texto exatamente para explicar quais são os principais desafios de viagens corporativas em temporadas de muito movimento e como contornar a situação. Então, fique atento e confira o conteúdo na íntegra!
Por que é importante planejar viagens corporativas na alta temporada?
Viajar a trabalho pode ser um desafio durante as altas temporadas do ano, em função de diversos pontos, como hotéis lotados, aumento de preços e estradas cheias. Assim, é fundamental que o gestor responsável planeje com antecedência tudo o que envolve transporte, estadia e outros aspectos importantes dessas viagens.
A alta temporada trata-se das épocas do ano que compreendem as férias escolares e os recessos corporativos de junho a julho e de dezembro a fevereiro. Não importa qual seja o destino de quem vai viajar durante esses meses, pois qualquer deslocamento, inclusive os corporativos, sofre alterações devido às oscilações do mercado e aos serviços mais caros.
Planejar com antecedência a viagem é a maneira mais segura de garantir vagas em hotéis e passagens aéreas que realmente fazem sentido para os objetivos do investimento. Mesmo que o funcionário viajante necessite lidar com atrasos ou pequenos empecilhos durante o embarque e a estadia, como aeroportos superlotados, ao menos os serviços essenciais estarão contratados.
Quais são os desafios das viagens corporativas na alta temporada?
Agora que você já sabe a importância de planejar com antecedência as viagens corporativas na alta temporada, confira a seguir os maiores desafios desse investimento. Leia!
1. Hotéis lotados
Ao realizar uma viagem corporativa durante alta temporada, um dos maiores incômodos com o qual o colaborador terá que lidar são os hotéis lotados. Essa é uma realidade muito comum durante essas épocas do ano e realmente acaba sendo mais difícil conseguir um quarto. Além disso, os ambientes de convívio social costumam ficar muito cheios, e os procedimentos de check-in e check-out podem demorar mais. Apesar de o problema ser comum para qualquer viajante, um bom planejamento pode amenizar a procura por quartos.
2. Clientes, parceiros e fornecedores de férias
Outra característica das viagens corporativas na alta temporada é que diversos fornecedores, parceiros e clientes entram de férias durante tal período, dificultando o trabalho de quem precisa viajar nessas épocas do ano e deseja aproveitar para fazer novas oportunidades de negócio.
3. Aumento dos preços
Um dos desafios mais significativos para quem viaja a negócio em altas temporadas é o aumento dos preços na maioria dos serviços. Assim, viajar a trabalho nessas épocas do ano pode comprometer a gestão de custos e despesas de viagem, em função dos preços altos pela enorme demanda do turismo, principalmente nas passagens aéreas e nos hotéis.
4. Dificuldade para alugar veículos
Durante altas temporadas, viajantes que têm a necessidade de alugar veículos ao chegar no lugar de destino precisam lidar com esse desafio, devido à alta demanda desse tipo de serviço. Por sorte, algumas pessoas conseguem efetuar a locação, nessa situação, sem antes terem feito reserva, mas, para não deixar que isso se torne um problema, o ideal é reservar um veículo com antecedência.
Além disso, os valores sobem muito nessas épocas do ano, sendo bastante difícil alugar uma boa opção de carro a um preço justo.
5. Aeroportos e estradas mais cheios
Várias companhias aéreas aumentam a disponibilidade de voos durante as altas temporadas, fazendo com que os aeroportos fiquem muito cheios. Assim, realizar todo o processo de identificação, verificação e despacho de bagagens pode ser extremamente estressante e demorado.
Isso faz com que o funcionário tenha que chegar mais cedo no aeroporto a fim de conseguir fazer check-in para a viagem dentro do horário proposto, e esse é mais um incômodo para quem vai viajar a negócio.
As estradas, por suas vezes, ficam muito cheias, devido ao alto fluxo de veículos durante as férias, sejam elas no meio do ano ou no final. Portanto, é importante verificar a possibilidade de o colaborador sair para a viagem um dia antes de o fluxo de carros ficar maior.
O que fazer para superar esses desafios?
Viagens corporativas acontecem durante todo ano, mas, caso alguma caia durante o período de alta temporada, você deve se perguntar se o ideal não seria repensar a viagem. Esse é um investimento tão importante que não pode ser adiado para um momento melhor? Ela é essencial para o processo de tomada de decisão? Essa viagem é uma oportunidade única?
Analisar de maneira criteriosa se vale a pena viajar durante essa época é fundamental e, se você verificar que os desafios são maiores do que os benefícios do investimento, tenha a certeza de que o ideal é remarcar a viagem.
Portanto, é fundamental planejar cada detalhe com antecedência para evitar problemas causados pela alta temporada. Isso está relacionado com a compra das passagens antecipadamente, as reservas de hotel e automóveis, além do planejamento do roteiro da viagem. Lembre-se: o planejamento é extremamente importante para qualquer viagem, mas, durante as altas temporadas, é ainda mais relevante para garantir que tudo ocorra bem.
Outra dica é procurar alternativas. Por exemplo, pense se o objetivo da viagem pode ser resolvido virtualmente. Isso porque, desde a pandemia, diversos aspectos do mundo dos negócios mudaram, fazendo com que repensássemos a maneira de resolver algumas situações. Assim, se você puder resolver o assunto da viagem ao adotar a tecnologia para fazer uma reunião online, será ótimo.
Você acabou de aprender os maiores desafios das viagens corporativas na alta temporada e já sabe da importância de um bom planejamento para garantir que tudo saia conforme previsto. Caso você ainda não conheça, existem aplicativos modernos que possibilitam simplificar todo o trabalho de compra de passagens aéreas e outros serviços relacionados às viagens corporativas. Tudo isso, em uma plataforma centralizada, o que dispensa a procura de passagens e hotéis em diversos sites.
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