Políticas de viagens mais eficientes para fluxos menos burocráticos

Quando o assunto é políticas de viagem, estamos falando da organização e planejamento das viagens a trabalho. Esses compromissos podem atender demandas como a participação de reuniões, representações comerciais, feiras, eventos e ações de divulgação e marketing.

O que são políticas de viagem?

As políticas de viagens corporativas determinam regras e orientações para o planejamento e autorização de viagens a trabalho a serem realizadas por profissionais, colaboradores e demais funcionários selecionados para cumprir funções em nome da empresa fora da cidade, em outra região do país ou até mesmo no exterior.

Nas empresas de médio e grande porte, o gasto com viagens de representantes e funcionários tem sido cada vez mais representativo na gestão de orçamentos.

Responsabilidade e regras

Dependendo das regras e políticas de viagem da empresa, o profissional pode ou não realizar gastos pessoais e passeios extras. Quando a empresa permite o lazer pessoal durante uma viagem a trabalho, chamamos de Bleisure, uma mistura de “business” (negócios) e “leisure” (lazer). No Brasil, uma pesquisa divulgada pelo Amadeus indica que 97% dos viajantes aderem ao bleisure em seu tempo livre durante as viagens de negócios. Portanto, é importante ficar atento às regras da empresa, pois elas visam esclarecer as possibilidades e elucidar o que é ou não permitido aos colaboradores durante suas viagens a trabalho.

Otimização de recursos

Atualmente, percebe-se que as empresas buscam flexibilizar a realização das viagens. Geralmente, o investimento em passagens aéreas por funcionários pode gerar um aumento de 25% a 30% nos gastos da empresa.

Basicamente, quando a compra de uma viagem corporativa está dentro da política de viagens da empresa não é necessária aprovação por parte dos executivos de cargos mais altos da corporação. Caso fosse necessária a autorização pessoal dos diretores, até a autorização ser emitida, o bilhete poderia estar mais caro do que originalmente no ato do pedido. Ou seja, tempo é dinheiro, literalmente.

Na média, as viagens não aprovadas se referem a menos de 1% do total das viagens realizadas em nome da empresa.

Redução de burocracias

Em algumas empresas, as políticas e regras de viagens visam também reduzir burocracias. Muitas vezes, os líderes de uma empresa têm rotinas naturalmente atribuladas e a aprovação de viagens é mais uma tarefa que impacta a gestão de suas atividades diárias.

É sabido que para uma empresa não perder oportunidades de mercado, é importante diminuir burocracias, bloqueios e demais processos desnecessários tanto de maneira geral quanto em relação à política de viagens.

O ganho de tempo, redução de custos e diminuição de burocracias ajuda a melhorar a qualidade da viagem para o profissional.

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Conclusão

Para as empresas que têm alto volume de viagens corporativas, apesar de manter uma gestão de custos e aprovação das viagens, o ideal seria que não houvesse uma norma restritiva.

A recomendação é adotar tecnologia que seja simples mais eficiente,  aliada a uma gestão de despesas de viagens coerente.

Numa gestão participativa, os próprios viajantes poderiam participar das decisões. Dessa forma, eles também seriam responsáveis pelas políticas de gestão de viagem da empresa.