Muitas empresas possuem uma alta demanda de viagens a negócio e, muitas vezes, esses gastos podem representar uma das despesas mais significativas da organização. Seja para atender um cliente, fechar um negócio ou participar de um evento ou treinamento, contar com um bom gestor de viagens corporativas é essencial para otimizar todo o processo, conseguir a melhor relação custo-benefício e alcançar os objetivos propostos.
Um dos maiores desafios desses gestores é equilibrar este investimento considerando fatores como conforto e segurança, por exemplo, indispensáveis para quem viaja a trabalho. Trata-se de uma função estratégica que exige muito controle e foco analítico. Todavia, com os avanços tecnológicos e estratégicos, existem diversas ferramentas que podem auxiliar e melhorar o trabalho desse profissional.
Pensando nisso, fizemos esse post para você conhecer as tendências de mercado, entender a importância do gestor de viagens corporativas, bem como otimizar o seu trabalho. Acompanhe e boa leitura!
Conheça as tendências do mercado de viagens corporativas
Processos simplificados
Simplificar os processos é uma das principais tendências para os gestores de viagens corporativas. Diversas ferramentas podem ser utilizadas para integrar as partes importantes de uma viagem bem-sucedida, como reservas, despesas, atendimento ao usuário, gestão etc. Isso permite que os processos sejam mais eficientes e ágeis, que o colaborador fique mais satisfeito e que a empresa economize tempo e otimize recursos.
Valorização do bem-estar do usuário
A satisfação do cliente ou usuário de um serviço é parte fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Isso porque acompanhar esse índice é fundamental para identificar as falhas e implantar as melhorias necessárias, aperfeiçoar os resultados e obter vantagem competitiva, sendo uma forte tendência para a gestão de viagens corporativas.
Viagens corporativas como investimento
As viagens corporativas geralmente são vistas como custos originados em processos de gestão de clientes ou para se fechar negócios. Comumente, são alvo de cortes constantes e com pouca percepção de valor. Porém, a tendência é que este custo seja percebido como investimento para criar novas oportunidades de negócios e geração de receita. Portanto, o investimento em viagens precisa ser parte de uma equação de aquisição de clientes em que o valor da oportunidade precisa ser considerado.
Entenda as funções do gestor de viagens corporativas e a sua importância
O gestor de viagens corporativas é o responsável por garantir que os recursos sejam otimizados sem comprometer o orçamento da organização. Na rotina desse profissional há diversos desafios, uma vez que ele precisa buscar as melhores opções e condições investindo os recursos da melhor maneira possível.
Além disso, o gestor de viagens também gerencia questões burocráticas para que a viagem seja eficiente e sem preocupações, como vistos e documentações necessárias. Também passa por suas mãos, a contratação de fornecedores de mobilidade, o que garante ao colaborador um deslocamento durante a viagem, entre outras questões essenciais para que tudo ocorra como planejado.
O gestor de viagens corporativas também tem sob sua responsabilidade a gestão das políticas e os contratos da empresa, garantir todas as providências para oferecer uma viagem tranquila e sem transtornos aos colaboradores. Neste sentido, o planejamento é essencial para o sucesso de uma viagem, pois evita diversos problemas causados pela pressa, como perda de voos e reservas, tarifas mais altas em hospedagem etc.
Esse profissional também é capaz de elaborar uma política de viagens corporativas eficiente, respeitando as legislações vigentes, e monitorar os resultados obtidos. Dessa forma, ele pode acompanhar os índices de satisfação dos viajantes, implantar constantemente melhores estratégias, cuidar do conforto e da segurança dos colaboradores e reduzir os custos da organização.
Como visto, o gestor de viagens corporativas exerce uma função muito importante em uma empresa, pois cuida de todo o processo de uma viagem, desde o seu planejamento até o suprimento das necessidades do colaborador durante a viagem.
Saiba como otimizar a rotina do gestor de viagens corporativas
Elaborar relatórios de custos com viagem
Elaborar relatórios de custos com viagem também é essencial para um bom gestor de viagens corporativas. Por meio deles, é possível demonstrar os gastos de forma detalhada, especificando-os para cada item, como hospedagem, alimentação, transporte etc. Isso permite ter um maior controle financeiro, saber exatamente em que os recursos foram investidos, identificar os gastos mais relevantes para tentar melhores preços, entre outras estratégias.
Portanto, trata-se de uma prática importante para organizar as despesas com viagens corporativas. Ainda e muito útil para registrar esses eventos, melhorando o planejamento e deixando o processo transparente. Se aliados a outros levantamentos estratégicos, os relatórios são capazes de direcionar a organização para uma logística cada vez melhor.
Criar uma política de viagens corporativas
Criar uma política de viagens corporativas eficaz é um fator de muita importância para que uma empresa consiga ter uma boa gestão de viagens corporativas. A partir dela é possível estabelecer diretrizes para as viagens, tanto nacionais como internacionais. Ela é elaborada de acordo com as necessidades, os objetivos e a realidade de cada empresa, e precisa ser eficiente para reduzir custos e melhorar constantemente os resultados.
Dessa forma, é possível que os colaboradores conheçam as práticas adotadas pela empresa no caso de viagens a trabalho, o que evita diversos imprevistos, conflitos e problemas entre as partes interessadas.
Utilizar a tecnologia como aliada
A tecnologia traz inúmeras facilidades para o dia a dia do gestor de viagens corporativas, otimiza o tempo e gera redução de custos para a empresa. Vários softwares estão disponíveis no mercado, com inúmeras ferramentas capazes de simplificar e melhorar os processos. Eles são qualificados para monitorar o desempenho da organização via KPIs — como economia gerada, ticket médio aéreo, satisfação dos colaboradores com as viagens —, possibilita ganho de tempo, facilitam os processos etc.
Saber otimizar o trabalho de um gestor de viagens corporativas é muito importante para o sucesso de uma organização. Uma gestão eficiente é capaz de reduzir os custos sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos aos colaboradores e a excelência dos resultados obtidos com a viagem. Além disso, ele está em constante aperfeiçoamento, em busca de melhores estratégias, contando com a tecnologia como sua forte aliada e mantendo as finanças sobre controle.
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