Muitas vezes o home office — modalidade de trabalho realizado em casa, também chamado de trabalho remoto — é uma alternativa para que as empresas continuem operando em períodos de crise ou quarentena, como a que o Brasil passa em razão da pandemia do coronavírus. Porém, um gestor inteligente vê nesse momento uma oportunidade para investir na transformação digital.
Basicamente, a transformação digital é um processo em que a empresa implementa tecnologias que permitem que os colaboradores se comuniquem entre si, com os clientes e com a empresa mesmo à distância. Durante a leitura deste conteúdo, trazemos as principais tendências tecnológicas para fazê-lo. Acompanhe!
Utilize plataformas de comunicação interna
Existem diferentes softwares de chat que permitem que os colaboradores e gestores se comuniquem entre si. Exemplos deles são o Hangouts, HiBox ou até mesmo as ferramentas mais comuns, como o Whatsapp.
Porém, para garantir uma comunicação completa e transparente, deve-se utilizar um software de gestão específico para as necessidades de sua empresa.
Por exemplo: se a sua organização realiza muitas viagens a negócio, um programa útil para sua rotina notifica os responsáveis automaticamente sobre aprovação de pedidos de gastos, detalha os serviços e fornece transparência à prestação de contas.
Esse tipo de tecnologia automatiza operações burocráticas, agiliza a troca de informações e evita confusões — como interpretações errôneas das mensagens.
Diversifique os canais de atendimento ao público
Além de aprimorar a comunicação interna, dê a mesma atenção ao atendimento ao seu público. Uma forma de fazer isso é diversificando os canais de atendimento, o que também melhora a experiência do usuário. Exemplos de canais que podem ser criados são:
- e-mail;
- telefone;
- troca de mensagens diretamente pelo portal da empresa;
- redes sociais, como Facebook, Instagram e LinkedIn;
- Whatsapp Business.
Lembre-se de sempre manter a qualidade do atendimento em todos os canais, entregando respostas completas, rápidas e com a linguagem adequada.
Garanta acessibilidade remota de dados
Como seus colaboradores trabalharão em suas residências, é importante disponibilizar as ferramentas necessárias para que eles tenham acesso às informações da empresa.
Se a sua empresa já tem um sistema de gestão empresarial (ERP), é possível oferecer acesso ao programa para o pessoal. Porém, é necessário que ele use tecnologia em nuvem, ou seja, servidores de terceiros.
Por fim, utilize também um sistema de gestão de viagens ou de despesas financeiras que permita fácil integração ao seu ERP, garantindo o máximo controle do pessoal remotamente.
Faça videoconferências para reuniões e alinhamentos
Por fim, muitas vezes é necessário se encontrar com o pessoal para fazer reuniões ou alinhamentos. Nesses casos, é viável usar aplicativos de videoconferências, como o Skype, Viber e Hangouts, e seu pessoal somente precisará de um celular com câmera e acesso à internet. Essas opções também permitem reuniões com os clientes.
É muito importante preparar uma boa estrutura tecnológica em regime preventivo, ou seja, realizá-la com o objetivo de se preparar para épocas de crise. Mas a transformação digital também traz vantagens à empresa mesmo em períodos de normalidade: ela minimiza seus custos e mantém a produtividade mesmo quando o colaborador está longe da empresa.
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