A indústria farmacêutica opera em um dos ambientes mais regulados do mercado. A necessidade de transparência, a adesão a códigos de conduta rigorosos e a auditoria constante de processos são desafios diários que impactam diretamente a gestão de viagens e despesas corporativas.
O alto volume de deslocamentos de representantes, a participação em congressos e a interação com profissionais de saúde exigem um controle minucioso para evitar desvios e garantir o compliance total com as normas vigentes.
Nesse cenário, processos manuais baseados em planilhas e formulários se tornam não apenas ineficientes, mas também um risco significativo para a governança corporativa. A falta de visibilidade em tempo real e a dificuldade em aplicar políticas de forma consistente abrem brechas para erros, fraudes e, consequentemente, sanções que podem comprometer a reputação e a saúde financeira da empresa.
É aqui que a tecnologia se torna um parceiro estratégico indispensável. Soluções robustas e especializadas, como as oferecidas pela Argo, automatizam o ciclo de gestão de ponta a ponta, desde a solicitação da viagem até o reembolso da última despesa, garantindo que cada etapa esteja alinhada às políticas internas e às regulamentações externas.
Os desafios de compliance na gestão de viagens e despesas do setor farmacêutico
Para gestores financeiros e de compliance do segmento farmacêutico, a preocupação vai além do controle de custos. A principal prioridade é assegurar que todas as interações e transações sejam documentadas e justificadas. Entre os principais desafios, destacam-se:
- Adesão a códigos de conduta: controle rigoroso sobre os limites de gastos com refeições, brindes e outras despesas relacionadas à interação com profissionais de saúde.
- Trilha de auditoria completa: necessidade de manter um registro detalhado e inviolável de todas as aprovações, solicitações e reembolsos para auditorias internas e externas.
- Gestão de uma força de vendas móvel: complexidade logística e administrativa para gerenciar as viagens e despesas de centenas ou milhares de representantes em campo.
- Prevenção de fraudes e desvios: identificação de despesas fora da política ou tentativas de reembolso indevido de forma proativa.
- Integração de dados: dificuldade em consolidar informações de viagens e despesas com sistemas financeiros (ERPs) para uma visão unificada da operação.
Automação e controle: como a tecnologia Argo garante a conformidade
A plataforma da Argo foi desenvolvida para transformar esses desafios em processos fluidos, seguros e transparentes. Por meio de soluções especializadas, a Argo proporciona a automação completa e a inteligência analítica necessárias para uma gestão à prova de falhas.
O Argo Travel: gestão de viagens com políticas integradas
A gestão de viagens corporativas na indústria farmacêutica precisa ser ágil, mas rigidamente controlada. O Argo Travel centraliza todo o processo de solicitação e reserva, incorporando as políticas da empresa diretamente no fluxo operacional. Isso significa que os colaboradores só podem solicitar voos, hospedagens e locações que estejam em conformidade com as regras predefinidas para seu perfil.
- Controle de gastos com base em políticas customizáveis: a plataforma permite a configuração de regras detalhadas, como categorias de hotéis permitidas e antecedência mínima de compra, bloqueando automaticamente solicitações que não atendam aos critérios.
- Visibilidade e histórico de preços: o acesso a dados consolidados sobre reservas anteriores apoia decisões mais assertivas e negociações mais vantajosas com fornecedores.
- Agilidade no processo de aprovação: os gestores recebem notificações em tempo real com todas as informações necessárias para aprovar ou reprovar uma solicitação em poucos cliques, garantindo uma trilha de auditoria 100% digital.
- Segurança e conformidade: todos os dados são protegidos seguindo os padrões internacionais de segurança, como o PCI, garantindo a confidencialidade das informações.
O Argo Expense: transparência total na prestação de contas
A prestação de contas é um dos pontos mais críticos para o compliance no setor industrial. O Argo Expense elimina a necessidade de planilhas e comprovantes físicos, digitalizando e automatizando todo o ciclo de gestão de despesas.
- Automação do lançamento ao reembolso: por meio de tecnologias como OCR (reconhecimento óptico de caracteres) e QR-code, o colaborador registra suas despesas de forma instantânea via aplicativo. O sistema preenche os dados automaticamente, reduzindo erros e otimizando o tempo.
- Compliance garantido com alertas automáticos: a plataforma valida cada despesa lançada contra as políticas da empresa em tempo real. Caso uma despesa esteja fora das regras, o sistema notifica tanto o colaborador quanto o aprovador, garantindo a conformidade antes mesmo do reembolso.
- Visibilidade em tempo real para gestores: os líderes têm acesso imediato a relatórios analíticos detalhados sobre os gastos de suas equipes, permitindo um acompanhamento preciso do orçamento e a identificação de qualquer desvio.
- Integração e gestão de cartões corporativos: a solução permite a gestão de múltiplos cartões e a conciliação automática de faturas, simplificando o controle financeiro e a auditoria de despesas.
Integração avançada e inteligência analítica para decisões estratégicas
A verdadeira transformação digital vai além da automação de tarefas. A plataforma Argo atua como uma central de inteligência, consolidando dados de viagens e despesas para gerar insights valiosos. Por meio de relatórios analíticos detalhados, os gestores podem analisar padrões de gastos, identificar oportunidades de economia e otimizar as políticas de compliance de forma contínua.
Para garantir a centralização das informações e eliminar o retrabalho, a Argo oferece a possibilidade de integração avançada com os principais ERPs e sistemas de gestão do mercado por meio de APIs abertas e conectores, criando um fluxo de dados seguro e coeso entre todas as áreas da empresa.
Eleve o padrão de compliance da sua empresa com a Argo
Para a indústria farmacêutica, onde o compliance não é uma opção, mas uma exigência inegociável, contar com um parceiro estratégico de tecnologia é fundamental. A Argo oferece mais do que ferramentas: entrega uma estrutura robusta, escalável e segura que fortalece a governança, aumenta a eficiência operacional e mitiga riscos regulatórios.
Ao adotar as soluções Argo, sua empresa transforma a gestão de viagens e despesas em um diferencial competitivo, garantindo que cada processo seja executado com máxima transparência, controle e conformidade.
Experimente uma demonstração e entenda as possibilidades para sua corporação.
