Como se sabe, viagens corporativas são os eventos em que os colaboradores de diversas hierarquias de uma empresa representam a sua companhia em diferentes cidades, estados ou países. Além da finalidade do deslocamento em si, viajar pela empresa é sempre uma boa oportunidade para o funcionário e para a organização. Continuamente há o que aprender e o que ensinar, fora o ganho cultural e o fortalecimento do networking.
Agora, imagine os ganhos (de tempo e de custos) ao planejar e organizar essas viagens corporativas por meio de um software de gestão? Isso é possível! Veja, a seguir, o que é e como esse programa funciona, além de oito razões para contar com essa solução. Acompanhe!
O que é software de gestão de viagens corporativas?
O software de gestão de viagens corporativas permite esquematizar a logística dessas viagens. Ele faz isso ao facilitar a implementação de uma política interna que coordene todos os processos e as normas para cada colaborador, frente à situação da empresa, que viajará a serviço da organização.
Para que serve esse software?
O software é capaz de articular todos os pormenores de uma viagem corporativa. Dessa forma, ele cuida das demandas financeiras, da hotelaria, dos transportes, bem como das políticas internas. Com isso tudo organizado, a viagem será capaz de garantir o crescimento da empresa e o desenvolvimento dos colaboradores, além de propiciar que o objetivo final seja alcançado.
Como esse software funciona?
Com esse software, é possível automatizar toda a gestão de viagens da sua empresa. Ele funciona como um grande facilitador dessa questão e ajuda a poupar o trabalho de pesquisas extensas em relação às viagens. Isso porque é praticamente impossível gerenciar todas as necessidades das viagens de forma manual. Que bom que a tecnologia é sua amiga e trouxe o software de gestão de aplicativos.
Quais são os motivos para usar um software de gestão corporativa?
Você sabe quais são, exatamente, os investimentos que sua empresa realiza em viagens corporativas e quanto tempo é gasto fazendo as reservas de hotel e a compra de passagens, entre outras burocracias? Pode acreditar, é muito. Um software específico vem para facilitar tudo isso. A seguir, os 8 motivos para usá-lo!
1. Economia de tempo
Com o uso do software, todos os pontos que se referem ao planejamento da viagem ficam em um único lugar. Por isso, não é necessário gastar muito tempo acessando sites para procurar as melhores opções de hotéis e passagens, nem com outras questões. A economia de tempo fica evidente.
2. Aumento da produtividade
O item anterior está inteiramente ligado a esse. Isso porque, ao poder planejar todos os detalhes da viagem corporativa em um só local e de maneira minuciosa e ágil, os efeitos positivos sobre a produtividade são significativos. O motivo é óbvio: os colaboradores ficam disponíveis para realizar outras tarefas.
3. Controle de custos
O uso dessa ferramenta tem influência direta na economia dos recursos financeiros da organização. Como o sistema é configurado para pesquisar os melhores preços, segundo a política de viagens, ele controla automaticamente os investimentos que são feitos nos deslocamentos. O resultado é uma redução nos custos das viagens corporativas.
4. Mais precisão nos relatórios
Esse programa faz grande diferença para preparar as viagens, ajudando na conciliação financeira (custos com transporte e alimentação) durante o retorno delas. Assim, o gestor terá total controle sobre as viagens realizadas pela empresa, podendo tomar decisões mais assertivas, sempre focadas no que é principal: otimização de tempo, redução de custos e aumento da produtividade dos funcionários. Ou seja, esse item favorece os anteriores.
5. Melhora da organização
Com o uso do software de gestão de viagens corporativas, todas as métricas implicadas nas viagens a negócios pela empresa ficam organizadas, deixando o controle de gastos com muito mais exatidão.
6. Facilidade de negociação
A exatidão no controle de gastos traz maior facilidade na apresentação dos argumentos para a negociação de bons preços com parceiros e, também, com os fornecedores.
7. Redução na compra de material
Devido ao sistema eletrônico, aqueles processos que precisam ser impressos em várias vias, por exemplo, são dispensáveis, já que tudo é automatizado.
8. Cumprimento da política de viagem
Um dos objetivos principais dos colaboradores em uma viagem corporativa é garantir que a política de viagem funcione. Isso é válido do momento da contratação dos serviços até o final da viagem, com a finalidade de que ela seja proveitosa e permita extrair o melhor de cada um dos funcionários e suas atribuições durante ela toda.
Como escolher um software de gestão de viagens corporativas?
Primeiramente, analise as necessidades e as políticas da sua empresa. Então, escolha um software que satisfaça todas elas. A solução da Argo para gestão de viagens corporativas é o Argo Travel. Com ele, você tem acesso a reserva de serviços (que inclui a reserva e os valores gastos), notificações dos responsáveis, armazenamento e integração.
Torne possível a consolidação de dados básicos e contábeis, processos de viagem e pós-viagem, adiantamento e prestação de contas. O nosso robô de emissão garante a emissão ágil de bilhetes aéreos domésticos, o que diminui riscos e reduz o trabalho manual.
Sua empresa ainda terá acesso simplificado a um ambiente com políticas de atendimento de clientes, sem a operação do usuário final. Com isso, os processos ficam mais eficientes, com melhor controle e espaço único para a gestão das demandas das viagens corporativas.
Os benefícios são incomparáveis, tais como:
- app para solicitações, itinerário e prestação de contas;
- certificação PCI-DSS (segurança de informações);
- acesso ao mapa de viajantes e controle por voo;
- direcionamento de cidades para aeroportos;
- possibilidade de integração com ERP;
- relatório de compensação de carbono;
- controle de bilhetes não voados;
- prontidão para Single Sign On;
- controle orçamentário;
- gestão de despesas;
- política de viagens;
- perfil do viajante.
Com o Argo Travel, você terá, à disposição, as melhores alternativas de viagens corporativas, proporcionando aos seus colaboradores a melhor experiência possível, afinal, ao fazer uma boa viagem, todo funcionário fica mais produtivo e satisfeito. Simplifique, use Argo!
