Quem deseja gerar economia e eficiência nas prestações de contas deve ficar por dentro de tudo sobre gestão de despesas e viagens corporativas. Uma boa gestão é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento, mas, quando o assunto é reembolso, você deve ficar por dentro das principais tendências do mercado para aplicar na sua empresa.
Prepare-se para aprender as melhores dicas de como simplificar o seu negócio. Confira o conteúdo completo!
Qual é a importância de realizar a gestão de viagens corporativas?
As profundas mudanças vivenciadas pela população mundial em função da pandemia refletiram diretamente na rotina e na economia de muitas empresas. No contexto do novo fluxo de trabalho, saber a importância de um sistema integrado voltado para a gestão de viagens corporativas é essencial para adaptação e planejamento do seu negócio.
Mesmo nos períodos de restrições e depois com a reabertura das cidades, as viagens a negócio são fundamentais para que as empresas enviem seus colaboradores aos congressos e eventos, aos trabalhos de campo, além das viagens de captação de clientes e relacionamento com investidores.
Viajar a trabalho é parte do cotidiano dos colaboradores de diversas companhias. É certo que essas empresas diminuíram ou interromperam as viagens nos últimos tempos, mas maior ainda é a certeza de que a tendência agora é evolução progressiva desse tipo de investimento.
Ao realizar uma boa gestão de viagens corporativas, você reduz custos durante o planejamento das viagens por meio de uma política eficaz de controle de gastos. Além disso, evita problemas e atrasos dos seus colaboradores referentes ao embarque, desembarque e reembolso de despesas.
Essa é a melhor maneira de garantir que tudo saia como o planejado e os viajantes cumpram com os objetivos previamente estabelecidos, sem gastar além da conta ou causando fraudes no reembolso.
Como simplificar a gestão de despesas e viagens corporativas?
Agora que já sabe a importância de uma boa gestão na área, confira as melhores dicas para simplificar a vida da sua empresa!
Estabeleça uma política de viagens
Definir uma política de viagens corporativas é uma das atitudes mais indicadas por especialistas para padronizar os processos que visam à redução de despesas. Ao estabelecer uma política desse tipo, você deve deixar as normas bem claras para os colaboradores reservarem suas viagens com atenção aos prazos.
Assim, é importantíssimo padronizar os métodos e prazos na política para definir as classes de voos, a categoria de hotel e o tipo de transporte utilizado no deslocamento. Esteja atento também ao estabelecer os prazos máximos das reservas de hospedagens e das passagens aéreas.
O limite dos gastos é outro fator relevante ao colocar em prática a política de viagens. Nesse momento, estabeleça as quantias a serem respeitadas por todos para reduzir os custos e otimizar o trabalho de reembolso corporativo.
Otimize a gestão de gastos
É possível monitorar o quanto a sua corporação economizou e quanto deixou de economizar por meio de agências especializadas em viagens corporativas. Essas agências costumam empregar sistemas de monitoramento que mostram os detalhes dos gastos despendidos por cada colaborador e se a política de viagens foi respeitada durante as compras.
Aplicativos de gestão fornecidos por agências especializadas também permitem bloquear as compras sempre que um viajante desrespeitar a política, ao mesmo tempo que solicita a aprovação da despesa pelo responsável daquele colaborador.
Contrate um seguro de viagem
Contratar um seguro de viagem é uma maneira essencial de prevenir riscos e prejuízos. Independentemente da duração e do destino da viagem, assim como das atividades a serem realizadas, é primordial que você garanta segurança e conforto para os colaboradores.
Assim, invista em seguros de viagens durante a sua gestão, pois qualquer viajante está suscetível a acidentes e doenças, responsabilidade da própria empresa zelar pela integridade dos seus colaboradores.
Planeje o translado com antecedência
Mesmo com tudo organizado para a viagem, passagens prontas, hotel reservado, congressos e reuniões agendados, é fundamental que seus colaboradores estejam com o translado definido para não perderem o horário dos compromissos.
Planeje a logística dos viajantes com antecedência e com bastante atenção para que esse tipo de incidente não aconteça de maneira alguma. É um detalhe simples, mas que faz toda a diferença se não for levado a sério no planejamento da sua gestão de viagens corporativas.
Sempre utilize tecnologia ao seu favor
A tecnologia é a base dos novos modelos de trabalho do mundo moderno. Portanto, caso você ainda não tenha pensado nisso, adote alternativas digitais na sua gestão.
Existem ferramentas capazes de automatizar todos os processos de gestão de viagens, e você deve ponderar seriamente sobre a utilização de uma no seu negócio. Os benefícios gerados por uma ferramenta assim vão desde a otimização dos controles financeiros à facilitação da comunicação entre a sua empresa e os colaboradores.
Softwares específicos incluem ferramentas para a otimização da prestação de contas referentes aos gastos despendidos na viagem. Esses aplicativos geram relatórios para facilitar as análises de dados por parte dos gestores e, assim, auxiliar no processo de reembolso. Isso pode, até mesmo, servir de medida para comparar a avaliação de pontos que devem ser otimizados nas próximas viagens.
Contrate uma agência especializada em gestão de viagens corporativas
Empresas que investem pesado em viagens corporativas almejam, principalmente, o crescimento e aprimoramento profissional dos seus colaboradores. Entretanto, é necessário ter cautela para administrar essa estratégia para evitar fraudes de gastos anormais.
Você deve contratar uma agência especializada em gestão de viagens corporativas, como a Argo, para que todos os processos sejam encaminhados com eficiência. Oferecemos um software altamente intuitivo e integrado com diversas companhias aéreas, que não perde de vista a política de viagens da sua empresa. Seus colaboradores cumprirão todos os objetivos estabelecidos, e o processo de reembolso será otimizado por meio da nossa ferramenta.
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