Viagens corporativas são razoavelmente comuns, e eventualmente pode ocorrer de o funcionário realizar o percurso com o próprio carro, ou com o carro da empresa. Em ambos os casos, é preciso que haja o reembolso de combustível, pois as despesas são elevadas.
É justamente isso que explicamos neste post. Quer entender mais sobre o que é e como funciona essa prática? Então continue conosco!
O que é o reembolso de combustível?
Quando vamos planejar uma viagem de negócios, é fato que nem sempre precisamos gastar com passagens aéreas. Em muitos casos, realizar o percurso de carro pode ser uma boa opção, mesmo tendo um elevado gasto com combustível.
Nesses casos, o colaborador pode ir tanto com seu próprio carro, quanto com o da empresa. Mesmo no segundo caso, pode ser que ele precise arcar com os custos de combustível. Mas calma: isso ocorre apenas em um primeiro momento, já que depois, por meio de apresentação da nota fiscal, comprovando o valor gasto, o funcionário tem o direito de receber o valor integral de volta.
Entretanto, nem todas as empresas trabalham com reembolso de combustível utilizando apenas as notas fiscais. Na verdade, algumas utilizam outras regras adicionais. No caso, a política de reembolso de combustível é um conjunto de normas registradas em um documento, com a intenção de padronizar esse processo dentro da empresa.
Obviamente, o regulamento deve respeitar as leis trabalhistas, mas, entre as normas, podemos ter itens como teto de gastos, prazos para pagamento, ou determinação dos tipos de despesas reembolsáveis.
Qual é a diferença para o auxílio combustível?
Diferentemente do reembolso, no qual o funcionário gasta e depois recebe o valor de volta, o auxílio-combustível é um valor previamente calculado pela empresa. Esse valor é disponibilizado por meio de cartão ou ticket, para auxiliar nos custos de deslocamento diário do trabalhador.
Quais tipos de reembolso existem?
Existem vários tipos de reembolsos possíveis, entretanto, dentre eles, existem alguns que se destacam mais, e é sobre eles que falamos a seguir.
Despesas corporativas
O reembolso de despesas corporativas é garantido por lei para todas as despesas dos funcionários que estejam ligadas ao trabalho. Pode ser em uma viagem corporativa, ou em um almoço de negócios, a responsabilidade de arcar com esses custos é da instituição.
Quilometragem
Outro tipo de reembolso bem conhecido é o reembolso por quilometragem. Ele tem uma premissa bem semelhante ao reembolso do combustível, utilizado para as viagens de negócios, com a diferença de que esse modelo arca com outras despesas.
No caso de funcionários que viajam com seus próprios carros, é natural que haja um desgaste do veículo e que, portanto, outras despesas além do combustível podem ocorrer. Coisas como a manutenção, a limpeza e até mesmo o seguro do veículo passam a ser responsabilidade da empresa.
Como fazer o cálculo do reembolso do combustível?
Como já dissemos, o reembolso do combustível pode ocorrer apenas pela apresentação da nota fiscal. Entretanto, em alguns casos, a devolução do dinheiro pode ser feita com base na quilometragem percorrida.
Nesse caso, utiliza-se o valor pago no litro da gasolina, dividido pelo número de quilômetros que 1 litro faz em média, para determinar o gasto por quilômetro.
Enfim, existem diversas formas de se realizar reembolso de combustível do funcionário em uma viagem empresarial. No fim, a empresa tem alguma liberdade para definir as suas normas, mas o colaborador será ressarcido.
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