Rateio de despesas é uma expressão muito comum no dia a dia, usada por amigos e casais para dividir algum custo. Mas como isso funciona no meio corporativo? O que significa um rateio de despesas entre empresas e o que diz a legislação brasileira sobre o assunto?
Apesar de não ser muito conhecido, o rateio de despesas no meio corporativo é uma prática que pode trazer muitos benefícios para o seu negócio. Afinal, ela busca reduzir os custos operacionais da empresa, dividindo gastos fixos, como espaço físico, internet e energia elétrica, com outros negócios.
Quer saber mais sobre o que é esse conceito e como realizar? Então continue a leitura e descubra!
Afinal, o que é rateio de despesas?
O rateio de despesas é o processo de divisão dos custos fixos de determinada organização com mais de uma instituição. Isso significa que as empresas dividem contas como aluguel, energia elétrica, internet, contratação de serviços, entre outras.
Vale destacar que esse rateio não pode ser feito entre qualquer empresa. Isso por ele só ser permitido entre organizações do mesmo grupo econômico. Esse processo consiste em uma divisão proporcional desses custos, de acordo com um contrato preestabelecido entre as organizações.
Como esse processo funciona na prática?
Para entender melhor como funciona o rateio de despesas, imagine um supermercado que decidiu expandir as suas operações colocando um posto de gasolina no estacionamento. Nesse caso, existem duas empresas — o supermercado e o posto de gasolina —, com dois CNPJs diferentes. Porém, elas compartilham o espaço, assim como uma série de contas.
É possível, portanto, fazer um rateio de despesas entre essas empresas. Nesse processo, os custos são levantados e, a partir disso, divididos. Essa divisão pode ser feita por diversos métodos, como com a determinação de uma porcentagem fixa ou dependendo do faturamento de cada uma das empresas.
O que diz a legislação sobre o rateio de despesas?
Existe uma legislação específica que se refere ao rateio de despesas entre as empresas. Conhecê-la é essencial para que você implemente esse processo de forma correta e dentro do que é exigido pela lei. Um dos pontos mais importantes no que se refere à legislação acerca do tema é o fato de que o rateio de despesas só é permitido para empresas que participam do mesmo grupo econômico. Ou seja, ele é possível com holdings, não podendo ser efetuado entre qualquer empresa.
Além disso, esse rateio também não entra como economia de custos no que se refere ao cálculo de impostos. Isso significa que a Receita Federal considera os custos totais para o cálculo dos impostos, sem descontar a economia devido ao rateio.
Como fazer o rateio de despesas de forma eficiente?
Agora que você já sabe mais sobre como funciona e o que é o rateio de despesas, é hora de entender como realizar esse processo de maneira eficiente. Veja algumas dicas importantes para colocar esse processo em prática na sua empresa!
Determine a forma de cálculo do rateio
Existem diversas maneiras de calcular a porcentagem que cada uma das empresas deve pagar no rateio. Portanto, é hora de determinar a forma justa para realizar essa operação, de modo a já deixar esse quesito claro no contrato que será assinado posteriormente.
É possível estabelecer, por exemplo, que todas as despesas serão divididas pela metade entre as duas empresas. Você também pode fixar uma porcentagem predeterminada (70/30 ou 60/40, por exemplo) para a divisão. Por fim, vale destacar que é possível fazer isso a partir de indicadores variáveis, como faturamento, lucratividade ou número de transações.
Faça um contrato válido
O rateio de despesas deve estar estabelecido em contrato. Dessa forma, é importante que você crie um documento válido. Portanto, redija o contrato incluindo todas as cláusulas necessárias. Nesse momento, pode ser importante contar com o apoio de uma consultoria jurídica ou contábil, de forma a identificar se o contrato é válido e adequado à situação.
Ambas as partes devem assinar o contrato, que precisa ser registrado em cartório para ser considerado como um documento efetivamente válido. Quando se fala em rateio de despesas, é fundamental guardar todos os comprovantes. Isso significa que você deve ter todos os comprovantes de pagamento de todas as despesas, de transferências bancárias entre as empresas, de reembolsos, entre outros.
Isso é uma exigência legal, uma vez que esses documentos servem para posterior prestação de contas em relação ao Fisco. Porém, também é uma forma de resguardar o seu negócio, garantindo que todas as cláusulas do contrato foram seguidas de forma adequada e que a sua empresa cumpriu com todas as obrigações estabelecidas.
Quais são as vantagens desse processo?
O rateio de despesas é um processo que pode trazer uma série de vantagens e benefícios para o seu negócio. O principal deles é a possibilidade de redução de custos, principalmente os fixos, melhorando a condição financeira da empresa como um todo.
Isso porque existem alguns gastos que são difíceis de ser reduzidos ou negociados, como no caso de aluguel, contas de internet e energia elétrica e, até mesmo, suporte de TI. Dessa forma, quando você realiza o rateio, é possível diminuir esses custos de forma a dividi-los com a outra organização.
Com essa redução de custos, você potencializar a lucratividade do negócio na totalidade. Afinal, você reduz os gastos para a produção de mercadorias e manutenção das operações da empresa, o que aumenta o percentual de lucro do negócio. Além disso, ainda pode posicionar-se de forma mais competitiva no mercado, criando um diferencial para a empresa e oferecendo melhores condições aos seus clientes.
Com este artigo, você descobriu como funciona o rateio de despesas e como implementar o processo na sua empresa. Também entendeu o que a legislação brasileira diz sobre o assunto e os benefícios do rateio para a organização. Vale destacar que a redução de gastos e organização financeira são essenciais para o bom funcionamento de qualquer negócio. Dessa forma, usar ferramentas para realizar a gestão financeira da empresa, como softwares, pode ser uma ótima forma de melhorar esse processo.
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