Ter uma boa gestão orçamentária é um dos principais objetivos das empresas que desejam superar uma crise financeira. Muitas organizações já têm a gestão de recursos financeiros em seus negócios, mas não aplicam certas técnicas para que ela seja eficiente ou otimizada.
Essa gestão consiste em todas as ações que devem ser tomadas para assegurar a saúde financeira do negócio, a fim de fazer com que as aquisições agreguem valor à empresa e, assim, ela alcance seus objetivos. Continue a leitura e saiba como realizar isso eficientemente!
Qual a importância da gestão orçamentária?
Ao se empenhar em melhorar a gestão orçamentária, o gestor poderá:
- avaliar a fundo os seus investimentos;
- reduzir custos;
- controlar seus gastos;
- propiciar o desenvolvimento da empresa.
E isso tudo é possível ainda que a organização esteja vivendo uma crise financeira. Então, viu como esse assunto é importante? Siga com a leitura!
Afinal, como fazer a gestão orçamentária de forma eficaz?
As dicas explicadas nos tópicos seguintes podem ser aplicadas a empresas de todos os portes e segmentos. Porém, elas são direcionadas especificamente àquelas que investem em viagens corporativas, bem como às que foram afetadas por crises recentes.
Faça um bom planejamento financeiro
O primeiro passo é criar um planejamento financeiro minimamente detalhado. Mesmo que o gestor ou o profissional da área de finanças entenda a importância desse documento, muitos cometem o erro de não pormenorizar cada conta.
Quando você tem um plano mais completo, sabe como se posicionar financeiramente perante diferentes cenários e como montar uma projeção de faturamento mais precisa.
O planejamento financeiro pode ser trimestral, semestral ou anual — conforme a necessidade da empresa — e deve conter elementos como:
- necessidade de capital de giro (NCG);
- investimentos operacionais;
- custos fixos e variáveis;
- despesas operacionais;
- metas e plano de ação;
- deduções de vendas;
- custos com pessoal;
- lucro líquido;
- lucro bruto;
- tributos;
- entre muitos outros.
Organize as contas
Agora, é preciso organizar as contas de fato. Por isso, é recomendável tomar estas medidas:
- analisar os gastos e os retornos dos investimentos realizados;
- controlar o fluxo de caixa de modo que ele atenda ao capital de giro;
- registrar as entradas e saídas, incluindo as movimentações com valores pequenos, pois elas podem gerar grandes perdas em longo prazo;
- não misturar contas empresariais e gastos pessoais (muito comum em pequenas empresas). Para isso, determine uma renda fixa para os gestores e controle os gastos rigorosamente.
Agindo assim, a empresa evita o descontrole de contas, os gastos desnecessários e, inclusive, a ocorrência de fraudes. Vale lembrar que, atualmente, essa atividade pode ser delegada aos softwares de gestão, os quais coletam, analisam e organizam as informações de forma automatizada.
Tenha um orçamento colaborativo
Tradicionalmente, um orçamento é elaborado pela diretoria em conjunto com o setor financeiro. Entretanto, as entidades mais modernas já adotam o que é chamado de orçamento colaborativo ou descentralizado. Nesse molde, cada área do negócio fica responsável por criar seu próprio orçamento.
Por exemplo, a área de vendas analisará os custos necessários para realizar suas atividades, elaborará um orçamento e enviará aos administradores ou ao setor financeiro para aprovação, conforme a política da organização.
Um orçamento colaborativo proporciona alguns benefícios para a empresa, como maior engajamento da equipe. Pelo fato de os funcionários terem uma participação maior nas decisões do negócio, eles se sentirão mais empenhados em alcançar seus objetivos.
Além disso, como tais colaboradores trabalham diretamente nas suas áreas, eles são capazes de estabelecer custos mais precisos, minimizando desperdícios.
Faça a projeção de cenários
Projeções ou análises de cenários estratégicos, econômicos e financeiros são tópicos que você pode encontrar em um planejamento estratégico. Mas, também é importante dar atenção aos cenários orçamentários, que consistem em considerar diferentes alternativas para o uso dos recursos do negócio.
Essas simulações são divididas conforme o resultado esperado. Veja.
Otimista
Prevê uma situação bastante favorável à organização. Por exemplo, a crise econômica é superada, objetivos do negócio são atingidos, contas ficam equilibradas e mais.
Pessimista
Ocorre o contrário da situação anterior e traz as piores conjunturas à empresa.
Realista
Esse não é um meio-termo entre os anteriores, mas os acontecimentos são mais prováveis de ocorrer no campo prático.
É viável criar outros cenários e projeções que antecipem crises e problemas. Entretanto, também é possível ter previsões para situações favoráveis além do cenário otimista. Imagine que surja uma oportunidade com potencial de transformar positivamente a gestão financeira do negócio. Nesse sentido, é importante ter um cenário em que o orçamento esteja preparado para aproveitar essa chance.
Atente-se às despesas de RH
Segundo um estudo realizado pela PWC sobre médias e grandes empresas de diferentes ramos, 63% dos custos de um negócio são “escondidos”, e os gestores apenas consideram os mais fáceis de serem encontrados, que totalizam apenas 37% das finanças corporativas.
Muitas vezes, uma empresa arca com prejuízos, mas os gestores não sabem o que gera tais perdas. O RH (Recursos Humanos) é uma das áreas que originam esse tipo de custo, sendo importante que o gestor conheça os existentes e faça com que eles sejam incluídos no orçamento.
Entre os custos invisíveis mais comuns do RH estão:
- horas extras indevidas: ocorre quando um funcionário trabalha horas extras sem ter a permissão de seus superiores;
- passivos trabalhistas: um ex-funcionário ajuíza uma ação trabalhista contra a empresa, criando gastos com o processo;
- faltas não justificadas: um dia não trabalhado pelo funcionário pode ser impactante para a organização;
- excesso de burocracia: o colaborador gasta muito tempo com atividades burocráticas da própria empresa;
- insatisfação: o funcionário se torna improdutivo por estar insatisfeito com a empresa.
Lembre-se de verificar se há, ainda, diferentes gastos escondidos. Outros setores em que eles podem ser mais encontrados são o de Tecnologia de Informação (TI) e o financeiro.
Utilize o fluxo de caixa controlado
Manter o fluxo de caixa organizado é um dos principais desafios dos gestores financeiros. Mas, há diferentes técnicas que tornam o registro das entradas e saídas de recursos mais eficiente:
- definir um prazo para controlar as movimentações (diária, semanal ou mensalmente);
- avaliar periodicamente a qualidade do controle (mensal, trimestral ou semestralmente);
- visualizar o fluxo por centro de custos e de lucros;
- atentar-se ao capital de giro e às suas variações;
- agrupar movimentações em categorias;
- registrar contas a pagar e a receber.
Garanta o comprometimento da liderança
Pessoas que ocupam altos cargos devem compreender a relevância da gestão orçamentária para a sobrevivência da empresa.
Os líderes são as pessoas que conhecem os pontos fortes e fracos de suas respectivas equipes, bem como servem de inspiração ou incentivo para o pessoal. Isso significa que, quando um líder não está comprometido em gerir eficientemente o orçamento, todos os outros colaboradores não sentirão necessidade de se envolverem também.
Evite esse problema fazendo reuniões para explicar a importância dessa gestão para a sobrevivência da empresa no longo prazo. Uma alternativa é criar incentivos (como bônus) quando metas relacionadas forem atingidas.
Faça acompanhamentos e revisões
Essa dica consiste em monitorar o cumprimento da gestão orçamentária pelo pessoal e reavaliar constantemente a estratégia usada pela empresa.
Isso aumenta a inteligência competitiva do seu negócio, já que ele estará sempre ajustando suas contas de acordo com a mudança no cenário econômico — o qual, no pós-pandemia, será diferente do atual, por exemplo, sendo necessário adaptar o orçamento.
Outra finalidade das revisões é investir em aprimoramentos para tornar a gestão cada vez mais eficiente, assim como identificar fraudes, erros ou desperdícios de recursos e eliminá-los.
Na prática, um monitoramento é realizado automaticamente por meio de um sistema de gestão que aplica indicadores-chave de desempenho (KPIs), enquanto a revisão é feita com um comitê de planejamento.
Evite o excesso de burocracia
Estamos tão acostumados com a burocracia que nos esquecemos que podemos reunir, em uma só ferramenta, todos os procedimentos, as documentações e os demais itens fundamentais para o controle orçamentário.
Afinal, uma coisa é certa: quanto menos burocracia, mais chances existem de otimizar as atividades e ainda ganhar tempo.
Envolva os departamentos
A gestão orçamentária é feita pelo departamento financeiro, com a participação dos executivos e pouca ou nenhuma colaboração de supervisores, gerentes e outros funcionários.
A explicação para isso pode ser a grande complexidade das ferramentas de planejamento, além da não adaptação aos aparelhos móveis, dificultando o acesso de outros colaboradores.
Porém, atualmente, os sistemas de gestão estão na nuvem, o que significa que podem ser compartilhados e que funcionam em desktops, tablets e smartphones. Dessa forma, é possível envolver vários departamentos de diversos níveis hierárquicos no planejamento da gestão orçamentária.
Automatize os processos
Atualmente, a automatização está em todo lugar. Por exemplo, há sistemas criados para automatizar as atividades de gestão financeira. Entre outras vantagens, essa tecnologia diminui as despesas administrativas, torna as receitas e as despesas mais previsíveis e reduz a ocorrência de erros.
Conheça as principais atividades que podem ser realizadas de forma automatizada por um sistema de gestão orçamentária:
- aplica indicadores de desempenho, desenvolve gráficos e, ainda, possibilita o acompanhamento das movimentações em tempo real;
- concilia as contas bancárias, propiciando os envios ou os retornos de faturas, além de pagamentos a fornecedores;
- capta dados dos setores da empresa para gerar relatórios gerenciais, melhorando a tomada de decisões da gerência;
- integra-se com outras plataformas, por ser facilmente vinculado ao software de gestão empresarial;
- controla o fluxo de caixa a poucos cliques.
Aprimore a comunicação e as lideranças
A gestão orçamentária pode ser realizada com muita eficiência. No entanto, isso não tem grande valia sem que haja comunicação entre os setores. Isso porque essa medida torna mais fácil a realização de ajustes.
Além disso, o comprometimento das lideranças é outro fator crucial para que sejam cumpridas as propostas elaboradas na análise inicial e na aprovação de contas — que precisam se envolver em todas as fases, de forma direta ou indireta.
Para aplicar as dicas que tornam a gestão orçamentária eficaz, é necessário usar uma solução desenvolvida especialmente para isso. Essa tecnologia fornece vários benefícios ao negócio, como eliminação de erros humanos, aumento da produtividade, maior controle das contas, entre muitos outros.
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