É fundamental para o gestor da área de finanças, principalmente aquele que trabalha com prestação de contas, saber criar relatórios com informações precisas. A geração de relatórios é um trabalho que necessita de atenção e que pode ser otimizado por meio de tecnologia.
Você está pensando em desenvolver relatórios fiscais de uma maneira mais fácil e rápida? Não se preocupe, estamos aqui para ajudar! Neste texto nós citamos as 7 melhores dicas para você alcançar esse objetivo de forma mais efetiva e otimizada. Não perca tempo e confira agora o conteúdo completo!
O que são relatórios?
Relatórios gerenciais são documentações que contêm dados e indicadores, além de informações concretas, que ajudam a mensurar ou prever algum aspecto chave dos resultados dentro de uma corporação. Nesse caso, um relatório de gestão pode ser aquele documento utilizado para verificar a produtividade, controlar o desempenho e analisar as informações econômicas do negócio.
Qual a importância dos relatórios?
Qualquer empresa, independentemente do segmento ou porte, necessita de ferramentas para gerenciar e controlar os resultados, sejam eles relacionados às finanças ou à produtividade. Assim, relatórios gerenciais trazem diversos benefícios para a saúde financeira da empresa. Isso porque eles podem demonstrar onde existe a possibilidade de melhorar e traçar estratégias empresariais.
Esse tipo de documento é muito importante principalmente para que a tomada de decisões não seja baseada em achismos. Os relatórios cumprem com o papel de auxiliar os gestores e empreendedores na hora de tomar decisões acertadas de acordo com dados concretos.
Relatórios financeiros, por exemplo, auxiliam na gestão de uma organização sobre o fluxo de despesas corporativas. Por meio deles, é possível que o gestor verifique todos os gastos dos colaboradores para facilitar o processo de reembolso. Nós sabemos que o reembolso corporativo é uma atividade que requer atenção, assim, automatizar todo o processo pode ser uma ótima alternativa para otimizar a sua gestão.
7 dicas para otimizar a geração de relatórios
Confira a seguir 7 dicas para ganhar agilidade e praticidade na geração de relatórios!
1. Defina os objetivos e metas
O primeiro passo para criar um relatório da maneira mais prática possível é definir os objetivos e metas que se deseja alcançar. Assim, é possível ter uma ideia clara de aonde o gestor quer chegar, utilizando as informações do relatório como insumo.
2. Trabalhe com as informações certas
Relatórios eficientes independem do tamanho do texto, estando mais relacionados à qualidade do conteúdo. Por isso, quando for desenvolver um, é essencial utilizar estratégias para inserir apenas as informações que serão úteis para se alcançar o resultado.
Por exemplo, caso você esteja elaborando um relatório financeiro, é necessário incluir os dados de faturamento e desempenho mensal, além de fluxo de caixa e despesas. Essas são as informações que devem estar listadas de maneira exata, deixando de lado outros tipos de dados que são desnecessários.
3. Analise o macro para depois focar nos detalhes
Para utilizar essa dica com clareza, é importante verificar as informações mais importantes do negócio, analisando o desempenho mensal para depois compreender se o plano de metas foi alcançado.
Em seguida, faça uma análise hierárquica das informações para assimilar bem cada ponto e aprofundar a compreensão sobre todo o conteúdo do que deve ser escrito. Assim, é possível detalhar o que proporcionou cada um dos resultados.
4. Atente ao visual do relatório
Investir em um bom visual do relatório, com uma apresentação simples e clara, também é uma dica de ouro para facilitar a leitura.
Nesse ponto, não utilize cores muito chamativas nem gráficos para todos os lados, eles não devem tirar a atenção dos dados e informações mais importantes que os relatórios contêm. Isso significa que os números e dados apresentados têm de ser o principal aspecto de todo o documento, o que pode ou não acompanhar alguns elementos visuais.
5. Seja objetivo
Obviamente uma organização não depende apenas de um relatório para se apoiar na tomada de decisões estratégicas. Na realidade, esse processo é composto de diversos documentos elaborados para tal finalidade. Por isso, é necessário ser objetivo para poupar tempo e esforço de todos que precisarem ler o documento.
Outro aspecto da objetividade dos relatórios gerenciais é que eles passam pelas mãos de vários colaboradores para chegar a um determinado fim. Então, é fundamental que eles sejam objetivos para que todos possam compreender e interpretar as informações ali contidas.
Em outras palavras, ao elaborar um relatório, é importante que ele seja claro e acessível. Procure não utilizar linguagens técnicas ou muito complexas, porque isso pode prejudicar a compreensão das informações, impactando até a tomada de decisões.
6. Foque no problema a ser apresentado
A grande parte dos relatórios surge com o propósito de controlar um determinado problema dentro da empresa. Assim, o objetivo do relatório gerencial não se torna apenas apresentar as soluções sobre tal assunto, mas reunir todos os dados disponíveis sobre a real situação para que a tomada de decisão seja facilitada.
Entre o que deve estar contido no relatório, é importante destacar os seguintes pontos:
- como o problema foi percebido;
- quais podem ser as consequências para a empresa;
- quais são os funcionários e gestores que estão envolvidos;
- o que se pode esperar a partir daquele momento.
7. Torne o relatório digital
A revolução digital chegou para transformar processos burocráticos em atividades simples por meio da utilização de soluções tecnológicas, o que também se aplica ao processo de geração dos relatórios. Atualmente, softwares específicos para esse tipo de atividade automatizam e centralizam todas as informações.
Nós, por exemplo, oferecemos o Argo Expense, que é a solução desenvolvida por nossos especialistas e que auxilia na gestão de despesas corporativas. Com ele, é possível garantir o cumprimento das políticas de gastos da empresa e gerar relatórios otimizados de maneira fácil, rápida e intuitiva.
Você acabou de aprender nossas 7 dicas sobre como otimizar a geração de relatórios. Agora está pronto para colocar em prática o que aprendeu e trazer a melhor solução para o seu negócio. Caso for investir em tecnologia para a criação de relatórios, não se esqueça de procurar por um fornecedor confiável!
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