Realizar uma boa gestão de despesas é a melhor maneira de evitar fraudes em gastos corporativos. Coordenadores preocupados em realizar esse processo de uma maneira simplificada devem ficar por dentro das principais estratégias relacionadas ao assunto.
Diversos especialistas afirmam a eficiência de algumas dicas que daremos hoje, e, principalmente por isso, você deve ficar antenado a elas para evitar problemas na hora colocar em dia as contas da sua empresa. Também é necessário observar as novidades que podem auxiliá-lo no contexto da contabilidade empresarial, como algumas tecnologias voltadas para a gestão de qualidade.
Foi exatamente para trazer à tona todas essas questões e ajudar você a encontrar a melhor solução contra fraudes que nós desenvolvemos este texto. Confira agora o conteúdo na íntegra!
A importância da gestão de gastos corporativos
Realizar um controle adequado das despesas corporativas é a maneira ideal de fazer a sua empresa prosperar no contexto de um mercado cada vez mais acirrado. Essa é principal forma de garantir a organização adequada para favorecer o bom andamento dos negócios.
Por meio de uma gestão de gastos eficiente, é muito mais fácil realizar qualquer tomada decisão referente à empresa, além de possibilitar ações decisivas, como o desenvolvimento de fluxo de caixa assertivo, garantindo, assim, que os recursos não se esgotem. Para tanto, é necessário realizar um gerenciamento completo de todo o caixa da organização, sempre buscando por ferramentas que simplifiquem a análise das movimentações de entrada e saída dos recursos empresariais.
O que você necessita compreender é que esse gerenciamento não deve restringir-se somente aos grandes gastos da sua empresa. Ele também precisa enquadrar as diversas ramificações corporativas, como os custos com viagens corporativas e as despesas reembolsáveis. Dessa maneira, o controle de gastos promoverá uma boa fiscalização sobre toda a corporação.
Assim, a gestão de despesas é capaz de apontar onde os recursos da empresa estão sendo empregados e se eles devem ser direcionados para outro setor. Você precisa ter em mente que esse controle será inserido no planejamento geral e financeiro, sendo, portanto, prioridade para quem deseja desenvolver estratégias eficientes para aumentar o lucro corporativo.
Investir em um bom controle de gastos significa promover um gerenciamento eficiente dos recursos disponíveis para evitar despesas desnecessárias e movimentações fraudulentas, seja por falta de uma comunicação eficaz ou devido a problemas de estratégia. Tenha a certeza de que esse tipo de ação prevenirá a sua empresa contra a desinformação dos processos internos.
3 dicas para evitar fraudes em gastos corporativos
Agora que você sabe a importância de realizar uma gestão de despesas eficiente, fique atento às nossas melhores dicas para evitar problemas com fraudes em gastos corporativos. Confira!
1. Utilize um sistema ERP e controle despesas em tempo real
Deixar de utilizar tecnologias que favoreçam a gestão de gastos acarreta sempre os mesmos tipos de problemas, como o extravio de recibos de compra, o acúmulo de papel, a desconfiança por parte da chefia e o tempo perdido durante o processo de conferência. Todo esse caos traz dificuldades para a elaboração do relatório final e acaba por favorecer que movimentações fraudulentas aconteçam.
Caso você ainda não saiba, existem ferramentas que auxiliam para evitar esse tipo empecilho de maneira simplificada. Por meio de um sistema de gestão empresarial, geralmente conhecido como ERP, é verdadeiramente possível gerenciar as despesas da sua organização em tempo real.
Esse aplicativo é ideal para esse tipo de situação, pois fornece ferramentas para fotografar e armazenar recibos e controlar todas compras realizadas junto aos cartões de crédito e débito da empresa, ou mesmo se o pagamento for realizado no dinheiro. Devemos ressaltar que o controle realizado pelo ERP não se trata de vigilância, sendo, na realidade, uma maneira de evitar fraudes e facilitar a prestação de contas.
2. Preste atenção durante a elaboração do relatório de despesas
Ter cuidado na hora de elaborar o relatório de gastos evita dores de cabeça comuns nesse tipo de processo. É comum que, ao verificar os números, notas e recibos, aconteçam alguns problemas, pois os mesmos são frequentemente escritos à mão ou em planilhas de Excel. No intuito de facilitar a sua vida, você deve investir em aplicativos que automatizam esses relatórios, para que eles possam ser facilmente desenvolvidos.
Diversos softwares de gestão são capazes de proporcionar ferramentas específicas voltadas para a geração de relatórios precisos e que evitam processos fraudulentos. Essa é a melhor solução para simplificar a elaboração desses documentos, tornando todo o processo de conferência mais ágil, além de evitar atrasos ou a reestruturação dos relatórios.
3. Seja bastante cauteloso durante a sua abordagem
Ser cauteloso no momento de abordar ou mesmo acusar algum colaborador de possível fraude evita aquele mal-estar dentro do ambiente de trabalho. Caso esse tipo de situação não seja comprovada, você pode ser processado por danos morais, além de comprometer a imagem da sua instituição. Sendo assim, o mais importante, nesse tipo de situação, é compreender o que realmente se enquadra como fraude nos gastos corporativos.
Especialistas sobre os casos de falsificação no ambiente corporativo interpretam como processos fraudulentos aqueles cujas transferências de despesas, especificamente pessoais, sejam realizadas na conta da empresa ou quando são feitos pedidos de reembolso para produtos e serviços que não foram utilizados, por exemplo. Também existem aqueles casos de falsificação de notas fiscais e recibos ou mesmo o superfaturamento de despesas para pedidos posteriores de reembolso.
Como citamos no início do texto, contar com tecnologias que facilitem os processos de gerenciamento de despesas é essencial para evitar fraudes nas contas da sua empresa. Nesse contexto, o Argo Travel é um aplicativo que ajuda a gestão de qualidade das suas viagens corporativas, com o qual você pode criar, consultar e gerenciar toda a programação de suas viagens da maneira mais adequada possível.
Saiba mais sobre o aplicativo acessando o nosso site. Agora você aprendeu a importância de uma boa gestão de despesas e está pronto para evitar quaisquer fraudes em gastos corporativos. Não perca tempo, invista em ferramentas que auxiliam o gerenciamento e otimize os processos das sua empresa!
Continue a sua leitura e aprenda mais sobre a utilização de um cartão corporativo!
