¡Seamos directos! Sin un control del presupuesto corporativo, estás sujeto a no entender el desempeño de tu corporación.
Si no estás planeando (y acompañando) donde los invertimientos de tu negocio terminan a cada mes, estás perdiendo oportunidades valiosas para cortar costos y poner dinero donde tendrá un mayor impacto. Crear un presupuesto es la única forma de saber si estás gastando dinero de la forma que te crees.
En este artículo explicaremos la importancia de realizar un control de presupuesto corporativo y traemos 4 consejos prácticos de como realizarlo de forma eficaz em tu corporación, especialmente tratándose de viajes corporativos.
¿Qué es un presupuesto corporativo?
El presupuesto corporativo es un plano financiero que oferece a las corporaciones informaciones importantes sore su capital, recetas y gastos.
Presenta una estimativa de recetas y gastos durante un período de tiempo específico, como mensal o anual. También actúa como una orientación para ayudar a determinar como y donde gastar el dinero.
En resumen, sus propositos son:
- Prever ganos: la creación de un presupuesto ayuda a estimar la cantidad de dinero que tu corporación ganará como receta, ventas y lucro;
- Planear gastos: un presupuesto es uma forma de atribuir una tarea a los gastos de tu corporación, de modo que tengas una razón legítima para cada centavo que gastas.
- Mantenerse responsable: Tener un presupuesto permite que evalúes tu plan de gastos en relación a la realidad, para que puedas ver si estás realmente atingiendo tus objetivos deseados y tus expectativas previstas.
¿Porqué una corporación necesita de un control de presupuesto corporativo?
Las corporaciones con presupuestos para prever la movimentación del dinero y de los gastos, para que la administración pueda tomar decisiones financieras y operacionales. Con el presupuesto correcto, una corporación puede evitar o reducir deudas y, al mismo tiempo, aumentar las oportunidades para empréstimos e investidores. El control de presupuesto es una herramienta importante para vários procesos corporativos, como los cuales explicaremos a seguir.
Gerenciar el flujo de caja
Una corporación depende de un presupuesto preciso para gerenciar eficazmente su flujo de caja. La receta que entra y los costos que salen son métricas importantes que devem influenciar la salud financiera general del negocio. Revisar y evaluar el presupuesto en uma base semestral o incluso anual puede ayudar las organizaciones a planear mejor el crecimiento y la lucratividade.
Medir Performance
Los presupuestos ayudan las corporaciones a comparar los procesos operacionales pasados y presentes para analisar el desempeño. Por ejemplo, cuando un analista financiero compara la receta del año pasado con la receta actual, él es capaz de evaluar estratégias y resultados subsequentes para realizar las mejores elecciones para el futuro.
Mejorar las decisiones
El presupuesto ayuda los ejecutivos a tomar decisiones precisas que se refieren a la operación y la salud financiera de sus corporaciones. Con esas comparaciones financeiras, los ejecutivos pueden tomar decisiones financieras más bien informadas. Por ejemplo, una corporación puede analisar el presupuesto para garantizar que las decisiones de invertimiento proporcionen un retorno y verificar como alocar fondos y recursos en el futuro.
Crear planes futuros
Las corporaciones crean planes estratégicos para el crescimiento y desarrollo futuros y utilizan datos de los presupuestos con el objetivo de implementar estrategias para cumplir esas metas. Con un presupuesto, las corporaciones pueden crear proyecciones de receta y costo para tomar decisiones financieras importantes.
¿Cómo controlar el presupuesto corporativo?
Con las variaciones incontrolables en los costos de vuelos y viajes inevitables de última hora, puede parece imposible llegar a un presupuesto de viaje reazonable.
Pero, en realidade, existen vários desafíos comunes que todas las corporaciones enfrentan al intentar gerenciar costos de viajes de negocios, incluyendo la falta de visibilidade, políticas poco claras, envío tardío de informes de gastos, errores de entrada de datos o gastos de viajes desnecesarios. Los reembolsos de colaboradores también pueden dificultar el processo.
Entretanto, con un planeamiento cuidadoso y una pesquisa completa, descubirarás que puedes llegar aún más cerca del presupuesto perfecto de viajes y gastos de lo que te imaginas. Aqui estan 4 consejos que te ayudarán a calcular el presupuesto de viajes de negocios para el proximo año.
Tenga una política de viaje estabelecida
Si aún no tienes una política de viajes clara y por escrito, crearla es el primer passo. La idea no es prender los colaboradores en un conjunto rígido de reglas. En lugar de eso, las políticas de viajes deben ayudar en la preparación para el imprevisible y fornecer consistencia para tus colaboradores. Un conjunto claro de políticas de ciajes puede ofrecer diretrices comportamentales importantes que evitan problemas y gastos excesivos.
Despues de definir una política de viajes clara, podrás detectar desvios de esa política con mayor facilidade y discubrir dónde tu presupuesto esta con problemas. Además, podrás trabajar com mayor eficiencia.
Invierta en un sistema de control
Las herramientas de gerenciamineto de viajes pueden salvar tiempo y dinero para corporaciones y funcionários. Eso garantiza que los fornecedores preferenciales sean utilizados, las aprobaciones sean fornecdias cuando necesario, la comunicación sea simplificada, los gastos capturados y los informes facilmente creados. Es la manera más fácil de garantizar el cumplimiento de la política de viajes.
Planee con antecipación
Esa es la regla de oro cuando tratamos de economizar dinero en cualquier contexto. En el mundo de los viajes corporativos, es siempre aconsejable reservar vuelos y hoteles con antecipación, pues los precios pueden aumentar drasticamente con la aproximación del tiempo. Algunas herramientas pueden ayudar a entender mejor los precios de los pasajes con antecedência, así como las tendencias de reserva, tarifas de hoteles y mucho más.
Constrúa un presupuesto de contingencia.
Si tu corporación permitir, intenta realizar un pequeno presupuesto de contingencia. Eso seria apenas para viajes inesperadas e imposibles de evitar. No se dirije a permitir que los colaboradores gasten demasiado o que seas negligente en el gerenciamiento de sus costos. Es un iten de linea separado, reservado exclusivamente para emergencias. Añadir un poco más de dinero a tu presupuesto puede permitir aquél viaje de última hora que el VP necesita realizar para acalmar las cosas con un cliente.
Puede parecer mucho trabajo en el inicio, pero así que tengas un control de presupuesto para viajes corporativos, volverás el resto del año mucho más fácil. Podrás utilizarlo como un direcionamiento para realizar recomendaciones útiles para el resto del equipo al definir prioridades y metas.
¿Te gustó el artículo y crees que puede ayudar otros profesionales de tu sector? ¡Comparta nuestro contenido en tus redes sociales!
