Erros na prestação de contas de uma empresa acontecem por diversos motivos, mas o importante mesmo é estar prevenido e saber como evitá-los durante a gestão de despesas. O cotidiano de uma corporativa exige que esse processo aconteça de maneira assertiva para demonstrar segurança aos credores quanto aos recebimentos e acordos, ou mesmo em relação às baixas e à apuração de valores. Nesse sentido, cometer erros durante o desenvolvimento dos relatórios de contas prejudica a credibilidade do serviço prestado.
Aprenda o quanto antes quais são os principais erros na prestação de contas e a melhor maneira de evitá-los. Confira agora o conteúdo completo que preparamos exclusivamente para você!
Qual é a importância da prestação de contas em uma empresa?
O princípio fundamental da prestação de contas é conferir se a regularidade da arrecadação e das aplicações de recursos está em dia, preocupando-se sempre em manter a transparência nas transações financeiras da sua empresa e impedir que ilicitudes aconteçam. Assim, esse processo enquadra um conjunto de informações e documentos com a finalidade de apresentar concordância e honestidade nas ações cometidas pela corporação.
Tal questão envolve muito mais do que apenas a comprovação de uma boa e regular conduta mediante a aplicação dos recursos financeiros. Ela significa toda uma responsabilidade com aqueles a quem a instituição se destina, seja a sociedade, seja o setor público ou o privado. É certo que não seria necessário estarmos aqui discutindo sobre esse tema, caso o princípio de prestar contas estive adequadamente encrustado na cultura organizacional das empresas.
É extremamente importante que as entidades privadas sejam caracterizadas pela transparência na sua gestão, por meio do desenvolvimento e da apresentação da prestação de despesas destinadas ao próprio conselho fiscal, aos funcionários e doadores, ou a todos aqueles a quem a instituição diz respeito.
Prestar contas é a maneira mais apropriada de demonstrar transparência nos processos de gerenciamento das entidades privadas, sendo extremamente necessário considerar a relevância desse processo para levá-lo a sério. Isso quer dizer que não se deve pensar na prestação de contas durante a conclusão do projeto ou como um fim em si mesmo, mas como um meio atuante de se alcançar determinado objetivo.
Dessa maneira, o procedimento não se resume ao desenvolvimento de formulários e comprovações dos documentos fiscais, mas, em sua totalidade, consiste na verificação do correta articulação das metas e etapas previstas durante a elaboração de objetivo consistente. Devemos ressaltar que essa não é uma função exclusiva do contador, contudo pode ser atribuída a esses profissionais, na missão de dar maior lisura às transações da empresa.
Quais são os principais erros na prestação de contas das empresas?
Agora que você sabe da importância de prestar contas, prepara-se para aprender sobre quais são os principais erros cometidos pelas empresas durante esse procedimentos.
Erros em pareceres técnicos
Preencher relatórios com parecer técnico é essencial em relação ao entendimento do credor quanto aos procedimentos do trabalho da assessoria de cobrança. Esse tipo de informação necessita ser de fácil compreensão, além de apresentar compatibilidade com as informações. Quando um parecer técnico é realizado de maneira inconsistente, o credor acaba ficando impossibilitado de averiguar a efetividade das ações a serem tomadas e de realizar medidas corretivas das próximas vezes.
Ausência de informações obrigatórias nos relatórios
Todo relatório relativo à prestação de contas deve enquadrar informações que sejam pertinentes, sendo que a ausência de tais registros pode tornar o documento inteiramente falho. Assim, o responsável pela digitação terá um trabalho redobrado ao refazê-lo, deixando o credor insatisfeito com a demora.
Confira o que não pode faltar em um relatório desse tipo:
- data de quando foi realizado o pagamento;
- valor referente;
- valores cobrados de maneira complementar, como as tarifas e os juros;
- repasses;
- títulos sem localização;
- volume e percentuais das cobranças.
Omissão da ficha devedora
Essa ficha deve enquadrar todas as informações do devedor, tanto os valores quanto as empresas credoras. É necessário que nela constem os seguintes tópicos:
- informações pessoais;
- contato do devedor;
- informações do credor em relação às dívidas;
- informações completas sobre a dívida, como o valor e a data de vencimento.
Dados sobre o acordo de pagamento
É comum que assessorias de cobrança realizem dezenas ou centenas de acordos. Nos relatórios referentes à negociação, devem constar o valor do pagamento, a forma como deve ser realizado, o prazo para tal procedimento, informações sobre as multas de atraso e rescisórias, além das obrigações relativas à devedora diante do pagamento.
Assim, é preciso destacar, também, as obrigações do credor que receberá a prestação de contas, principalmente àquela referente ao corte das restrições dos respectivos órgãos depois que o pagamento da primeira parcela for realizado. Isso costuma causar transtorno por multa de atraso, e pode, realmente, ser enquadrado como caso de indenização judicial, se não forem tomadas as devidas providências.
Obrigatoriedade de incluir e excluir o nome em órgãos restritivos de crédito
Grande parte do devedores realiza acordos exatamente para que o nome seja retirado dos cadastros que restringem crédito, devendo a assessoria observar esse procedimento. Entretanto, é importante ficar atento aos devedores que deixam de quitar o restante do acordo depois de verificarem o atraso da empresa em tomar essa providência.
Concedimento do acesso às gravações realizadas no acordo
Caso você não saiba, todas as negociações realizadas por telefone devem ser gravadas e guardadas em um servidor. Portanto, é obrigatório deixar bem claro no relatório a maneira como o credor pode ter acesso a essas gravações, para que ele possa comparar as informações contidas no documento com o que foi realizado pela assessoria de cobrança.
Cada vez mais, as empresas estão adotando ferramentas que auxiliam na gestão de seus processos internos, a fim de evitar o cometimento de erros na prestação de contas. A Argo oferece um software especial para gestão de despesas corporativas, como uma alternativa completa e eficiente para o controle dos gastos da sua corporação. Com ele, você terá maior controle das finanças por meio de uma gestão orçamentária para reembolsar os seus colaboradores rapidamente, além de gerar relatórios com facilidade. Saiba mais, acessando nosso site.
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